Pani Swojego Czasu powstała 23 sierpnia 2014 roku. Jej pierwszą odsłoną był blog i fanpejdż, a potem długo, długo nic. Następnie doszedł pierwszy kurs online. I webinary. I kolejny kurs online. We wrześniu powstała platforma wiedzy z mini kursami i e-bookami. Teraz do pakietu dodany został autorski planer Pani Swojego Czasu dla tych z Was, które nie wyobrażają sobie planowania nie na papierze. Wkrótce powstaną kolejne papierowe narzędzia, ponadto kilka osób zgłosiło się do mnie z propozycją stworzenia aplikacji PSC do organizacji czasu w formie elektronicznej.

Jak widzicie – buduję imperium

Moim marzeniem jest, byś u Pani Swojego Czasu znalazła wszystko to, co jest Ci potrzebne do zarządzania swoim czasem. I jestem przekonana, że dojdę do tego.

Jednak dzisiaj chciałabym Ci napisać o czymś, o czym rzadko wspominam – a mianowicie o wszystkich osobach, bez których nie byłoby tego sukcesu, a które pomagają mi ustawiać sprawy tak, by działały jak najlepiej i z jak największą korzyścią dla Was.

Dlaczego akurat o tym? I co to ma wspólnego z czasem?

Ano to, że jeśli na swoim obszarze i na swoim małym podwórku jesteś Królową i Władczynią; jeśli znasz się na tym bardzo dobrze i robisz to bardzo dobrze, na dodatek osiągając świetne efekty, to nigdy nie będziesz chciała tego podwórka opuścić – będziesz chciała władać na nim niepodzielnie. Co ciekawe, widziałam i widzę ten schemat zachowań praktycznie podczas wszystkich szkoleń z zarządzania prowadzonych dla kadry menedżerskiej – szefowie, którzy awansowali z pozycji eksperta, mają ogromny problem z podzieleniem się „władzą”, czyli z delegowaniem części swoich zadań i obowiązków swoim ludziom. Bo szef zrobi to szybciej, lepiej i dokładniej. Bo szef osiągnie lepszy rezultat.

Gdy uczyłam o tym, każde z powyższych zagadnień wydawało mi się oczywiste, jednak gdy mnie samą zaczęła dotykać opisana sytuacja – wiele kwestii uległo zmianie i trochę zaczęłam tych szefów rozumieć. Nie jest bowiem łatwo oddać część swojego poletka komuś innemu.

Zobaczcie, jak to w praktyce wyglądało u mnie.

KOREKTA TEKSTÓW

Pierwsza pojawiła się Elka-Korektelka W oburzający sposób wysłała bezpośredni mejl, w którym zaproponowała korektę moich (cudownych przecież) tekstów. Byłam zbulwersowana i oburzona. Jak to…? Moje teksty wymagają korekty…? Do swoich tekstów byłam niezwykle przywiązana, bo to one przecież spowodowały, że mój blog stał się popularny. To dzięki moim tekstom Pani Swojego Czasu została w ogóle zauważona. A tymczasem jakaś Elka-Korektelka śmie twierdzić, że jest mi potrzebna korekta! Skandal po prostu!

Na szczęście Ela jest tak inteligentną bestią, że w załączniku umieściła kilka moich zweryfikowanych tekstów, dzięki którym mogłam zobaczyć różnicę. Kolosalną!

Dostałam obuchem w gębę. Zrozumiałam już, co miał na myśli mój kolega, pracujący w super ważnym wydawnictwie, gdy mówił do mnie: „Olka, piszesz zajebiste teksty, ale potrzebujesz korektora” [uwaga od Korektelki: w wersji pierwotnej tekst brzmiał: „Olka, kurewsko dobrze piszesz, ale redaktora bardzo potrzebowałaś” ;-)]! Widząc mój tekst w Eli rękach – zrozumiałam to od razu. Ela nie zmienia moich tekstów. Ela zostawia w nich cały mój przekaz, cały mój sens i dokładnie to, co chcę w nich zawrzeć. A jednak powoduje, że moje teksty stają się lepsze i przede wszystkim lepiej się je czyta. A nawet szybciej!

Teraz, pisząc tekst, nie zastanawiam się nad przecinkami, bo wiem, że zadba o nie Ela. Ela też zna mnie już bardzo dobrze (choć nigdy nie spotkałyśmy się osobiście) i często wie, co mam na myśli, nawet jeśli napiszę to w totalnie niepoukładany sposób.

Dzięki Eli oszczędzam mnóstwo czasu, nie skupiając się na sprawach, które są dla mnie nużące i mało ekscytujące. A ta bestia natomiast wszystkie te ogonki po prostu uwielbia

TRANSKRYPCJA PODCASTÓW

Druga pojawiła się Kasia, moja specjalistka od transkrypcji podcastów. Na co dzień nie nagrywam podcastów, ale w ramach swoich kursów oferuję ich całkiem sporo. Po pierwszym kursie okazało się, że część uczestniczek woli jednak czytać niż słuchać, a nawet po odsłuchaniu lubi wrócić do tej samej treści merytorycznej, ale w formie pisemnej.

Kasia odsłuchuje moje podcasty i opracowuje ich transkrypcję, czyli spisuje wszystko to, co powiedziałam. Robi to piekielnie szybko. Akurat z Kasią nie miałam żadnego problemu – od razu wiedziałam, że muszę komuś zlecić tę pracę, w przeciwnym razie zginęłabym marnie. Podejrzewam, że sporządzenie zapisu zajęłoby mi wieki, a ja załamałabym się totalnie! Ale i tak ciężko jest wpuścić kogoś z zewnątrz do swojego świata.

Kasia z Elą ściśle ze sobą współpracują – po zapisaniu treści nagrania przez Kasię transkrypcja tekstu wysyłana jest do Eli, która dokonuje jego korekty. Bo słowo mówione rządzi się zupełnie innymi prawami niż pisane, a Ela dba o to, by transkrypcję dało się przeczytać

WIRTUALNA ASYSTENTKA

Jako ostatnia do naszego zespołu dołączyła Justyna, czyli moja wirtualna asystentka, którą lubię nazywać swoją Prawą Ręką. Justynę znam już (oczywiście tylko wirtualnie) od bardzo, bardzo dawna, i odkąd pamiętam – wiem, czym się zajmuje. Odkąd pamiętam, marzyłam też o kimś takim, choć na początku swojej drogi jako Pani Swojego Czasu zwyczajnie nie mogłam sobie na to pozwolić. I mimo że później już mogłam – i tak się nie zdecydowałam. Dlaczego? Właśnie z powodu tych wszystkich strachów, o których pisałam w przypadku menedżerów. Wirtualna Asystentka w takim rodzaju biznesu, jaki ja prowadzę, to osoba, którą musimy obdarzyć niezwykle dużym zaufaniem, bo otrzymuje dostęp do serca podejmowanych przez nas działań.

Bardzo długo biłam się z myślami i bardzo długo korespondowałam z Justyną, w zasadzie wciąż wypytując ją o te same rzeczy, aż w końcu stwierdziłam, że albo zrobię to właśnie w tym momencie, albo przestanę się rozwijać, bo na swoje barki nie mogę przyjąć niczego więcej. Tym samym aktualnie Justyna dba o wiele spraw, które ja wyłącznie monitoruję, zamiast wykonywać osobiście – kontakt z Klientkami za pośrednictwem platformy obsługi klienta, odpowiadanie na wybrane mejle, aktualizowanie plików i dokumentów, dbanie o techniczną stronę webinarów, administrowanie w grupie Panie Swojego Czasu, tworzenie ankiet i analizowanie odpowiedzi, wrzucanie artykułów na blog oraz wiele innych drobiazgów, które wyskoczą „przy okazji”.

PLATFORMY DO KURSÓW I SPRZEDAŻY

Te trzy dziewczyny stanowią trzon mojego zespołu i nie wyobrażam już sobie mojej pracy bez nich. Sporadycznie korzystam z pomocy innych osób, również pomagających rozwijać mój biznes. Przede wszystkim mam na myśli fantastycznego magika od WordPressa, czyli Michała Jaworskiego, który stawia wszystkie platformy obsługujące moje kursy oraz który powołał do życia moją platformę wiedzy. Michał z anielską cierpliwością odpowiada na tysiące moich (zapewne głupich) pytań, jak też w gorących okresach sprzedażowych bierze na swoje barki wszystkie ewentualnie mogące się pojawić problemy techniczne.

BEZPIECZEŃSTWO W SIECI

Drugim moim magikiem od WordPressa jest Maciej Cybulski, który dba o bezpieczeństwo moich stron. Jego usługa „Święty Spokój” powoduje, że sypiam spokojnie, wiedząc, że na moich stronach dzieją się czary, a jakiekolwiek włamania i inne cuda są mi niegroźne. Poza tym Maciej ciągle mówi do mnie trudnym językiem, który ja mu każę tłumaczyć na nasze, a on się z tego wywiązuje. Choć podejrzewam, że jak widzi wiadomość ode mnie to myśli „O rany, znowu ta Budzyńska”

DŹWIĘK I VIDEO

Ostatnim magikiem technologicznym jest Marcin Hinz (wychodzi na to, że mam trzech panów M) – specjalista od dźwięków oraz filmów. Edytuje wszystkie filmy i podcasty z kursów, by były dobrze zgrane, dobrze poskładane, i dobre w odbiorze. Szczerze mówiąc nie mam zielonego pojęcia kiedy to robi bo Marcin jest sportowcem (uprawia triathlon) i ciągle go widzę jak biega, jeździ, albo pływa, ale najwyraźniej na edycję też ma chwilę czasu. Ma ze mną krzyż pański, bo zazwyczaj wysyłam mu coś „takiego se” (jeśli chodzi o jakość dźwięku), oczekując cudów. I z reguły cuda dostaję .

Z żeńską częścią zespołu, z którą współpracuję regularnie, praktycznie w ogóle nie kontaktujemy się mejlowo. Komunikacja mejlowa w przypadku stałej współpracy zwyczajnie nie zdaje egzaminu. Co więc wchodzi w grę? Przecież jakoś musimy wymieniać informacje, prawda?

NARZĘDZIA DO PRACY ZESPOŁOWEJ

Moim wyborem jest Asana – narzędzie, w którym znajdują się wszystkie moje projekty współdzielone z innymi osobami (projekty realizowane samodzielnie umieszczam w Nozbe. Asana jest narzędziem niezwykle intuicyjnym, do pewnego poziomu bezpłatnym, którego obsługi można nauczyć się dosłownie w 3 minuty. Wszystkie dziewczyny załapały funkcjonalność Asany błyskawicznie i teraz śmigają po niej jak młode łanie. Wrzucają nowe projekty, określają zadania, zamieszczają wydarzenia w kalendarzu, odhaczają zrealizowane zagadnienia – dzięki temu, że jesteśmy przypisane do jednego przedsięwzięcia, pewne zadania mogą być realizowane zupełnie bez mojego udziału: gdy tworzę zadanie typu „podcast do przepisania” i przypisuję do niego Kasię oraz Elę, po przygotowaniu transkrypcji Kasia umieszcza plik w programie, dzięki czemu Ela od razu widzi, że tekst wymaga korekty. Po dokonaniu korekty odznacza zadanie jako wykonane, o czym ja dowiaduję się właśnie na tym etapie – dzięki takiej komunikacji oszczędzamy konieczność przepływu wielu niepotrzebnych mejli.

Jeśli jesteś osobą w jakikolwiek sposób współpracującą z innymi, zachęcam Cię do takiego delegowania zadań, które oszczędza czas. Zrobisz to poprzez:

  • nieoszczędzanie czasu na naukę, szkolenia i instruktaż. W moim przypadku (biznes online) praktycznie wszystko jestem w stanie pokazać online lub nagrywając filmik, w którym pokazuję, co i jak się robi;
  • precyzyjną komunikację dotyczącą zarówno zadań, jak i bezpośredniej współpracy. Zawsze, ale to zawsze wyjaśnij, jakie są Twoje oczekiwania, Twój styl pracy i Twoje podejście do pracy. Uwierz mi, że będziesz chciała współpracować tylko z osobami, które mają podobne podejście do Twojego;
  • delegowanie odpowiednich zadań na odpowiednim etapie rozwoju;
  • dokładne określenie rezultatu, który jesteś w stanie precyzyjnie określić. Jeśli jesteś w stanie coś zmierzyć – jesteś w stanie również tym zarządzać.

A jaka jest tajemnica Twojej efektywności, jeśli pracujesz zespołowo?

1-Pani Swojego Czasu by Bogacka 15