Dzisiaj będzie artykuł dla tych z Was, które postanowiły zacząć planować po swojemu – bez sztywnego układu planowania narzucanego przez kalendarze i planery.

Wpis kieruję nie tylko do wszystkich cudownych kobiet, które kupiły mój Planer Pełen Czasu i zastanawiają się, jak sensownie w nim planować, lecz również tych (równie cudownych), które planują w innych zeszytach, planerach i notesach (albo zastanawiają się, czy nie zacząć tego robić) oraz tych, które nigdy nie planowały, bo wydaje się im, że jest to zbyt trudne.

Zacznijmy od nazewnictwa, żebym znowu nie została posądzona o to, „jak śmiałam stworzyć planer w kropki?! Przecież kopiuję inne planery w kropki!”. Ten żart rozświetla moje pochmurne dni oraz jest dobry kawałkiem na spotkania z #GangiemPSC, gdy mamy ochotę się pośmiać.

Najbardziej popularnym systemem planowania, w którym same decydujemy o tym, jak wygląda nasz plan, jest bullet journaling, stworzony i opatentowany przez Rydela Carrolla.

Fakt, że nie nazywam mojego Planera Pełnego Czasu bullet journalem, powoduje, że niektóre „obrończynie systemu” dosłownie mają pianę na ustach. Nie robię tak z prostego powodu: „bullet journal” nie jest nazwą zeszytu, lecz systemu planowania, który wykorzystuje kropki, kreski i znaczniki (czyli właśnie te „bullety” wymienione w nazwie”).

Mój Planer Pełen Czasu to produkt składający się z zeszytu do planowania (w którym możesz planować zgodnie z metodą bullet journalingu), szablonów (ułatwiających tworzenie równych wzorów, kresek itp.) oraz
e-booka (który pokazuje, jak wygląda planowanie w moim planerze i planerze Kasi. Kasia pomagała nam w tworzeniu planera i jest jego dumną ambasadorką).

Skoro wyjaśniłyśmy to sobie, przejdźmy do planowania.

Oczywiście doskonale zdaję sobie sprawę, że ” w internetach” każde planowanie, które nie jest oparte o sztywne ramki jest traktowane jako BuJo i mój planer jest zeszytem dla tych z Was, które chcą takie BuJo prowadzić.

Ja jednak nie będę Cię namawiać do bullet journalowania z dwóch powodów. Po pierwsze, nigdy nie opanowałam systemu znaczników, kropek i kresek; nie są mi potrzebne w moim planowaniu i nie używam ich (co nie oznacza, że Ty nie możesz z tego korzystać). Po drugie, uważam, że system został mocno wypaczony i bullet journalingiem nazywa się coś, co według mnie NIE MA NIC WSPÓLNEGO z planowaniem i efektywnym działaniem.

Istnieje spora szansa, że jeśli zaczniesz poszukiwać w sieci sposobów na efektywne planowanie, to znajdziesz miliony artykułów na temat tego, jak ładnie narysować choinkę w trakcie planowania grudnia, jak w doskonały sposób zrobić kształt prezentu w grudniowej liście prezentów, jakimi mazakami i cienkopisami najlepiej wykaligrafować napis „grudzień”, czym ozdobić kartę styczniową, żeby pokazać, że to fajerwerki, gdzie znaleźć najbardziej błyszczącą washi tape, aby zaznaczyć Nowy Rok, i jak nałożyć klej z brokatem, żeby nie pofałdowały się kartki w Twoim planerze.

Przy okazji zachłyśniesz się tysiącem szablonów do planowania, bo przekonasz się, że ludzie wpisują do swoich planerów dosłownie WSZYSTKO. Co NAJGORSZE – uznasz, że również musisz zacząć planować wszystko i – nie daj boże – zaczniesz to robić, nie zastanawiając się po co (czyli nie zadając sobie kluczowego pytania w obszarze organizacji). Wsiąkniesz na dwa miesiące, a po dwóch miesiącach zorientujesz się, że wciąż nie masz niczego – poza pięknie rozrysowanym planerem, w którym wykaligrafowane nazwy miesięcy zapierają dech w piersiach. I chociaż Twoje obrazki i rysunki dostają milion serduszek na insta i lajków na fejsie, Ty wciąż NICZEGO nie zrobiłaś, bo byłaś zajęta planowaniem tego, co masz robić!!!

I teraz, Drogie Panie, uwaga!

Nie krytykuję takiego sposobu prowadzenia swojego planera! Właśnie dlatego stworzyłam taką formę Planera Pełnego Czasu, żebyś mogła go prowadzić dokładnie tak, jak chcesz! Ale chciałabym, żebyś miała świadomość i umiała wyraźnie postawić granicę między tym, co jest planowaniem, a tym, co jest przyjemnością.

Oczywiście planowanie może być jednocześnie przyjemnością (ja lubię planować), ale NIGDY NIE JEST celem samym w sobie! Planowanie odgrywa zawsze rolę podrzędną wobec realizowania zadań.

I właśnie dlatego chciałabym, żebyś zastanowiła się PO CO, ZANIM wsiąkniesz w rysowanie, malowanie, kolorowanie i wycinanie.

Do czego ma Ci się przydać planowanie? Co chcesz planować? I ważniejsze: co potrzebujesz planować?

To co? Zaczynamy!

NARZĘDZIA DO PLANOWANIA

Po pierwsze – narzędzia. Wcale nie są najważniejsze! Powiedziałabym nawet, że najmniej ważne, bo stanowią jedynie wisienkę na torcie.

Jeśli świadomość, że nie masz tego, śmego i owego, powstrzymuje Cię od planowania, niech uspokoi Cię fakt, że do planowania używam Planera Pełnego Czasu i długopisu. Jeśli mam pod ręką jakiś kolorowy zakreślacz, to super, ale jeśli go zabraknie, to nie ma dramatu. Jeśli mam pod ręką szablony, które są dodawane do każdego planera, to robię proste linie, ale jeśli nie mam (albo ich nie widzę, bo są przezroczyste), to świat się nie zawali, gdy będzie krzywo. Bo powiedzmy sobie szczerze: to, czy zrealizujesz swoje plany, NIE ZALEŻY od równych lub krzywych kresek w planerze! Jasne, może wpłynąć na liczbę serduszek na Twoim insta, ale nie na Twoją efektywność.

Załóżmy, że masz przed sobą planer, długopis i szablony – taki zestaw zdecydowanie wystarcza, żeby rozpocząć planowanie!

OD CZEGO ZACZYNAMY

Zaczynamy od podróży w przeszłość albo przyszłość – w zależności od tego, na czym obecnie stoisz.

Zacznijmy od przeszłości.

Zakładam, że masz za sobą jakieś rodzaje planowania i sposoby używania planerów lub kalendarzy (jeśli nie masz, to nie załamuj rąk – zaraz zaczniesz podróżować w przyszłość). Weź je teraz do ręki i zobacz, w jaki sposób z nich korzystałaś. Których rubryczek używałaś namiętnie, a które w ogóle nie były Ci potrzebne? Do których zapaliłaś się przez pierwsze dwa tygodnie, bo były takie superfajne i kolorowe, ale potem nadeszła szara rzeczywistość i okazało się, że przy dwójce dzieci nie masz ani czasu, ani ochoty planować i monitorować realizacji zadań.

  • Zrób listę planów, które faktycznie realizowałaś i które były Ci potrzebne.
  • Zerknij na wszelkie inne zapiski, z których dotąd korzystałaś. Może były to listy zakupów, a może luźne kartki na stole; może tysiące żółtych post-itów, a może notatki w elektronicznym kalendarzu – weź pod uwagę każdą formę zbierania informacji.
  • Znajdź elementy wspólne i zapisz sobie, jak planowałaś (dziennie, miesięcznie, tygodniowo), co planowałaś (spotkania, wyjazdy, pracę, projekty), jakie listy robiłaś (zakupów, pakowania się, książek do przeczytania

Po co Ci ta podróż w przeszłość?

Po to, żeby zobaczyć, z czego NAPRAWDĘ korzystałaś, a co było zbędną ozdobą, która teraz zabierze Ci czas i miejsce w planerze.

Wycinaj bezlitośnie te plany, które są tylko sztuką dla sztuki. W moim wypadku sztuką dla sztuki, a na dodatek totalnym marnotrawstwem czasu, jest lista seriali, które chciałabym obejrzeć. Lubię seriale i jeśli mogę, oglądam je namiętnie. Nie wiem jednak, po co miałabym robić ich listę, skoro bez listy też będę je oglądać.

Ale wyobrażam sobie, że gdyby seriale – zamiast być tylko formą cudownie przyjemnego marnowania czasu – okazały się do czegoś potrzebne (na przykład do pisania pracy magisterskiej, recenzowania itp.), być może taka lista porządkowałaby i ułatwiała wszystko.

Jak widać – ciągle wracamy do najważniejszego pytania: „Po co to robisz?”.

Jeśli jednak niczego dotąd nie planowałaś, nie robiłaś list – a chciałabyś – to czeka Cię podróż w przyszłość i zastanowienie się nad tym, co chcesz planować (a w związku z tym – realizować, bo przypominam, że pierwsze bez drugiego jest bez sensu!).

Pamiętaj, że w początkowym okresie planowania po swojemu możesz zachłysnąć się liczbą możliwości, które gdzieś tam na Ciebie czekają.

Gdy przeglądam internety, jestem absolutnie zdumiona (a nawet zszokowana) tym, co ludzie potrafią planować. Zastanawiam się, jak to możliwe, że nie planują oddychania, a mimo to jakimś cudem nie zapominają oddychać.

Często pytacie, czy planuję (w sensie: wpisuję do planu) jedzenie śniadania, odprowadzenie dzieci do szkoły, mycie zębów (!!!).

Moja odpowiedź jest prosta: „Nie, nie planuję tego!”. Dlaczego? Bo do planu nie wrzucam czynności, które są u mnie nawykiem i które wykonam bez względu na to, czy wpisałam je czy nie.

Jeśli zejdziesz na tak drobiazgowy poziom planowania, wkrótce zaczniesz wpisywać: „otworzyć drzwi wejściowe”, „wyjść przez drzwi”, „zamknąć za sobą drzwi”!

Oczywiście nie oznacza to, że Twój plan dnia nie powinien uwzględniać nawyków. Powinien, ale tylko te, które dopiero w sobie wypracowujesz. Jeśli automatycznie wypijasz codziennie co najmniej szklankę wody, nie umieszczaj tego w planie. Jeśli jednak ten nawyk dopiero budujesz – jak najbardziej możesz (a nawet powinnaś!) uwzględnić go w swoich planach.

Gdy zrobisz to wszystko, otrzymasz najważniejsze zadania, sprawy i przedsięwzięcia, które chciałabyś planować. Już wiesz, czy chcesz planować dziennie, tygodniowo czy miesięcznie. Już wiesz, na jakich listach Ci zależy, a jakie są nieważne.

To jest Twoja podstawowa i żelazna lista. Taki must-have.
Cała reszta pozostaje opcjonalna.

WZORY PLANÓW, SZABLONÓW I LIST

Dopiero gdy masz swoją żelazną listę i wiesz, czego na 100% potrzebujesz, możesz zacząć (o ile masz czas) inspirować się i sprawdzać, czy coś jeszcze mogłoby Ci się przydać. Do tego celu służy e-book, który dostajesz przy zakupie Planera Pełnego Czasu.

W e-booku razem z Kasią pokazujemy Ci nasze sposoby planowania. Urok planowania polega na tym, że część z nich może Ci się przydać, a część nie. Wybierz to, co Ci pomaga, i odrzucić to, co jest Ci niepotrzebne.

W e-booku zobaczysz, jak realizujemy plany dzienne i tygodniowe. Dwie różne osoby, dwa różne sposoby. Wybierz najwygodniejszy dla Ciebie albo wymyśl własny, które najbardziej będzie do Ciebie pasował.

A JAK TO WYGLĄDA W PRAKTYCE?

Chociaż powiedziałam już o wielu kwestiach, jestem pewna, że masz teraz przed sobą pusty zeszyt i zastanawiasz się, jak to wszystko ułożyć.

Podczas webinaru Kasia przedstawiła fajny patent na uporządkowanie wszystkich list i ułożenie ich w planerze.

Bierzesz karteczki (na przykład elektrostatyczne Karteczki Pełne Czasu, które znajdziesz TUTAJ) i każdej z nich przyporządkowujesz daną listę. Potem na sucho układasz sobie, jak mogłoby to wyglądać w planerze, czyli kombinujesz, którą najpierw listę mieć, którą zamieścić na górze, a którą na dole. Nie robię tego, bo nie boję się skreśleń w moim planerze – traktuję go wybitnie użytkowo, nie estetycznie, ale rozumiem, że możesz mieć inne podejście.

Mój patent na zagospodarowanie planera:

Karty miesięczne wykorzystuję zgodnie z ich przeznaczeniem, czyli planuję na nich miesiąc, a dokładnie – wyłącznie wydarzenia w danym miesiącu, nie zaś zadania (np. wrzucam informację o rozpoczęciu sprzedaży, a nie zadania, które prowadzą do uruchomienia tej sprzedaży).

Potem mam karty, do których zaglądam praktycznie codziennie – jest to mój kalendarz roczny z wypisanymi datami granicznymi projektów, urodzinami, plan posiłków i jadłospis.

Następnie mam stronę poświęconą #kawiezbudzynska, do której zaglądam co najmniej raz w tygodniu (gdy prowadzę #kawę) lub częściej – gdy wpisuję pomysły na kawę. Pisałam kiedyś o tym, że w całym planerze mam tylko jedną stronę przeznaczoną na kawę – nie robię co tydzień nowej strony, lecz jedynie wymieniam karteczki z treściami, które poruszę w trakcie transmisji. W tym wypadku również korzystam z moich elektrostatycznych Karteczek Pełnych Czasu.

Kolejne strony zapisuję na bieżąco – planowanie tygodnia oraz planowanie dzienne. Planowanie tygodnia zabiera mi całą stronę i wygląda tak:

planowanie tygodnia from Pani Swojego Czasu on Vimeo.

Plany codzienne zajmują mi z reguły stronę, ale nie robię ich codziennie (nie planuję weekendów, a gdy jestem w podróży, na wakacjach albo nie mam nic do roboty – niczego nie wpisuję).

Część z Was pyta, czy robię plan tygodnia, a potem zostawiam 7 stron na plany dzienne. Właśnie nie – z tych powodów, o których napisałam powyżej. Dlatego między kolejnymi planami tygodnia znajdują się nie tylko plany codzienne, lecz także różnego rodzaju notatki, zapiski, pomysły, notatki ze spotkań z #GangiemPSC.

Listy, do których rzadko zaglądam (średnio raz w miesiącu), grupuję na końcu planera. Są to:

  • lista rachunków i opłat;
  •  lista pomysłów na prezenty;
  •  checklista pakowania się (bo zawsze czegoś zapominam);
  •  kalendarz na 2018 rok – wydrukowany z e-booka, który jest dołączony do planera.

Spis treści. W planerze bez dat spis treści jest jak dobra nawigacja. Bez niego można zginąć. Trzeba pamiętać, że spis treści powinien być czytelny, dlatego nie wpisujemy do niego wszystkiego. Swój spis uzupełniam dopiero wtedy, gdy coś wpisałam do planera. Lądują w nim tylko odnośniki do stron, do których systematycznie wracam, czyli: różnego rodzaju pomysłów, które systematycznie zbieram (na przykład na wpisy blogowe, media społecznościowe), list i planów długoterminowych (rachunki i opłaty, listy pomysłów, checklisty pakowania się itp.).

PLANER A INNE NARZĘDZIA

Możesz odnieść wrażenie, że Planer Pełen Czasu to jedyne narzędzie, którego używam do planowania. To nieprawda. Do planowania realizacji celów prywatnych i zawodowych używam:

  • Asany;
  • kalendarza w telefonie;
  • Planera Płnego Czasu

Dlaczego nie używam wyłącznie planera, skoro tak go promuję? Z prostego powodu: byłoby to kompletnie nieefektywne rozwiązanie, szczególnie jeśli chodzi o moje cele zawodowe, czyli związane z Panią Swojego Czasu.

W realizacji celów Pani Swojego Czasu pomaga mi zespół zwany #GangiemPSC. Rozpisywanie wszystkich zadań i projektów w moim planerze nie miałoby sensu, skoro w ich realizację niekiedy włączamy kilkanaście innych osób.

Projekty PSC zawsze zaczynają się w Asanie (programie do zarządzania projektami), gdzie są rozpisane na poszczególne zadania, oznaczane w kalendarzu i przypisywane do konkretnych osób. Każde z tych zadań ma określony czas wykonania, zawsze podany w formie ostatecznego deadlajnu (czyli terminu, do kiedy na 100% muszą zostać zrealizowane). Nie oznacza to jednak, że właśnie wtedy mam je wykonać, bo mogę zająć się nimi wcześniej.

Zadania z Asany mogę rozpisać w planerze i wykonać w czasie, który mi odpowiada i jest dopasowany do moich prywatnych zadań i obowiązków – a tych z kolei w Asanie nie ma.

Pytacie, ile miejsca przeznaczam w planerze na rozpisanie projektu albo skąd wiem, ile miejsca projekt zajmie. Jedyna odpowiedź jest taka: nie robię i nie polecam tego robić w planerze. Pracuję z projektami od kilka lat, więc wiem, jak bardzo mogą być nieprzewidywalne i zmienne. Ciągłe dopisywanie, skreślanie, poprawianie w formie analogowej może być trudne i nieczytelne, a w rezultacie nieefektywne, więc rekomenduję, aby robić w narzędziu do tego przeznaczonym.

Taka sama sytuacja jest z kalendarzem. Pytacie, gdzie wpisuję zadania, spotkania itp., które wydarzą się za kilka miesięcy. Odpowiedź jest prosta: w kalendarzu w telefonie, który jest zsynchronizowany z komputerem. Wykłady, szkolenia i spotkania w realu planuję mniej więcej z półrocznym wyprzedzeniem, dlatego możesz być pewna, że jeśli zapytasz, co robię 16 maja 2018 roku, to sięgnę po telefon, aby sprawdzić w kalendarzu.

Planując później miesiąc i dany tydzień, robię to z telefonem w ręce, ponieważ wydarzenia z kalendarza trzeba podzielić na poszczególne zadania z odpowiednim wyprzedzeniem, jeśli zadania mają zostać zrealizowane dobrze.

Ale to już kwestia przekładania celów na zadania, czym zajmiemy się podczas mojego nowego kursu już w styczniu. Będzie to „KURS NA CEL”, a Ty już dziś TUTAJ możesz zapisać się na listę osób zainteresowanych.