Dzisiaj będzie trochę o higienie pracy, czyli o tym, co powoduje, że nasze miejsce pracy i jego otoczenie sprzyjają naszej efektywności, lub wręcz przeciwnie – zabijają ją do cna.

Od razu napiszę o tym, że nie będzie nic o porządkach i o tym, żeby mieć porządek na biurku. Wiesz bowiem, że ja tego porządku nie mam, a ja wiem, że 80% z Was ten porządek ma. I świetnie – uważam, że najważniejsze jest to, żeby wiedzieć co sprzyja naszej efektywności i w związku z tym dbać o to, by ten element był obecny w naszym życiu.

Jak więc zadbać o to, by pracując w domu mieć przyjazne miejsce pracy?

Znajdź sobie odrobinę miejsca

Doskonale zdaję sobie sprawę z tego jak trudne może to być. Jeszcze niedawno cała moja 4 osobowa rodzina mieszkała na 34 metrach kwadratowych więc uwierz mi – wiem naprawdę sporo na temat małej ilości miejsca. Gdy mieszkaliśmy w takiej ciasnocie musieliśmy sięgać po kreatywne rozwiązania – na przykład biurko było blatem przytwierdzonym do regału, które po zakończeniu pracy MUSIAŁO być opuszczane, żebyśmy mieli gdzie żyć. A to znowu powodowało, że blat zawsze musiał być posprzątany po zakończeniu pracy. Może dlatego dzisiaj mam zawsze bałagan na biurku?

Tak naprawdę chodzi o to, że wiele osób ma problemy ze zmobilizowaniem się do tego, by w ogóle pracę rozpocząć. Odrobina miejsca, które nazwą swoim, ma im w tym pomóc. Skoro tam siadasz to znaczy, że pracujesz. Chodzi o to, by stało się to swego rodzaju nawykiem ułatwiającym Ci mobilizację.

Pracuj w miejscu z widokiem

To miejsce, o którym pisałam, powinno być tak usytuowane, żebyś od czasu do czasu podnosząc wzrok, była w stanie zajrzeć za okno i popatrzeć na jakiś widok. Najlepiej by było to coś zielonego. Nasze oczy odpoczywają poprzez fakt, że raz patrzą na to, co blisko (i to się dzieje prawie zawsze podczas pracy), a raz mogą zerknąć na to, co daleko.

Zadbaj o przechowanie swoich rzeczy

Ok zakładam, że nie masz szafy pancernej zamykanej na klucz, ale dobrze by było, by rzeczy potrzebne do Twojej pracy znajdowały się w zasięgu Twojej ręki. Jeśli za każdym razem, gdy potrzebujesz papieru, mazaka, spinacza i książki będziesz musiała tego szukać po całym mieszkaniu, to gwarantuję, że szybko odejdzie Ci ochota na pracę w ogóle. A tego nie chcemy.

Zbuduj sobie system na … wszystko

Wiem wiem – to nudne, mało spontaniczne i mało kreatywne. Ja tam jednak wolę być nudna, mało spontaniczna i kreatywna i mieć wykonaną pracę i zadania, które kocham, w których się realizuję i które dają mi pieniądze, niż być kreatywna, spontaniczna i fantastycznie chaotyczna i siedzieć dalej w miejscu z ręką w nocniku.

Tak więc – zadbaj o to, by Twoje systemy wspierały Twoją pracę. Co mam na myśli i jakie to systemy? System porządkowania informacji w komputerze (będę o tym pisać wkrótce), system porządkowania informacji „papierowych”, system porządkowania dokumentów, system pracy, czyli bloki czasowe oraz odpowiednie przerwy między nimi.

Zadbaj o kable

Przyznam, że ten problem mnie nie dotyczy, ale tylko dlatego, że ja haniebnie zrzucam tutaj odpowiedzialność na mojego męża, gdyż wszelakie kable są zawsze w okolicy jego biurka (komputer, drukarka, inhalator chłopaków itp.) Ja mam tylko laptop, ale faktycznie dbam o to, by nawet tutaj kabel jakoś tak sensownie wisiał, by o niego nie zahaczyć.

Nie ukrywam, że nieźle mnie w tym wytrenowała jedna z korporacji, w której swego czasu prowadziłam szkolenia, która miała (i nadal ma) procedury absolutnie na wszystko, między innymi na to w jaki sposób należy zwijać kable.

Mam też wizję dzikiego kłębowiska kabli, które żyje swoim życiem pod biurkiem mojego Taty (cześć Tato) i jest to stan, do którego nigdy nie chciałabym dojść.

Dotykaj każdego papieru tylko raz

Ta zasada działa dokładnie tak samo jak w przypadku mejli i przyznam, że czyni cuda. Dostałaś papierowy dokument, otwierasz go i czytasz (zwróć uwagę na to, że już kilka minut minęło) i odkładasz na kupkę innych podobnych. A potem od czasu do czasu robisz wielkie porządki w tak zwanych papierach i czytasz, wyrzucasz, targasz itp.

A nie lepiej od razu? Przeczytaj i zdecyduj co z tym zrobić. Jeśli to jest coś co możesz zrobić w ciągu 2 minut – zrób to. Jeśli to śmieć to wyrzuć go bezlitośnie (nie nie przyda Ci się ta ulotka reklamowa). Jeśli to sprawa, którą masz załatwić później to wpisz ją na listę zadań, a papier odłóż w miejsce, które w Twoim systemie jest przeznaczone właśnie na tego typu papiery (o ile nie jest to kupa takich samych papierów tworząca się tam od miesięcy).

Miej wszystko pod ręką

Jeśli pracujesz w jednym i stałym miejscu to nie jest to większym problemem. Gorzej jeśli Twoje miejsce pracy jest mobilne i uwierz mi ja to doskonale rozumiem, bo sama nie przywiązuje się jakoś specjalnie do miejsca i lubię wędrować po mieszkaniu z moją pracą. Jeśli też jesteś takim wędrowniczkiem to pamiętaj by razem z tobą wędrował cały pakiet rzeczy przydatnych Ci do pracy. W moim przypadku jest to – podstawka pod laptopa (nigdy nie kładź laptopa bezpośrednio na kolanach – to bardzo niezdrowe), laptop oczywiście (kabel już niekoniecznie), multiplaner, w którym mam wszelkie listy i sprawy do załatwienia, telefon, długopis + coś kolorowego do pisania, komplet małych post-itów, zewnętrzny dysk, czysta kartka papieru.

Oczywiście normalnie wszystkie te rzeczy mam pod ręką więc nie jest tak, że proces pakowania zajmuje mi pół godziny.

Wyrzucaj bezlitośnie

Sama mam z tym problem ale uczę się. Choć powoli 🙂

Wszystko, co Ci nie jest i nie będzie potrzebne – bezlitośnie wyrzucaj. Jeśli masz sentymenty sprawdzaj ile razy Ci się to w przeszłości przydało (z reguły rzadko).

Kiedyś oglądałam pewien film, w którym jakiś zapalony rowerzysta radził jak się spakować na wyprawę rowerową (wiadomo, że rower pomieści bardzo ograniczoną ilość rzeczy) Otóż miał on pewną zasadę – bezlitośnie rezygnował ze wszystkich rzeczy, które „być może mu się przydadzą”. Szalone? Niekoniecznie! Dla niego albo rzeczy były kluczowe, albo zbędne. Te, o których myślał – „hmm chyba mi się przyda” – eliminował bez sentymentów. Coś w tym jest.

Dbaj o swoje plecy

Po pierwsze siedź ładnie. Oczywiście nie chodzi mi o to, żebyś zawsze siedziała ładnie jak dama. I nie chodzi o to, żebyś mogła strzelić sobie fotkę i puścić na Instagrama jak Ty to ładnie siedzisz. Chodzi o to, żeby Twój kręgosłup czuł, że ładnie siedzisz. Czyli – siedź prosto! Łatwiej powiedzieć, trudniej zrobić prawda? Jeśli notorycznie się garbisz i zwyczajnie o tym nie pamiętasz polecam Ci kupienie specjalnej poduszki do siedzenia, która jest tak dziwnie nadmuchana powietrzem, że siedząc na niej w zasadzie nie możesz się garbić. A dodatkowo, żeby utrzymać równowagę (przez to niejednolite nadmuchanie powietrzem) musisz cały czas delikatnie balansować ciałem, by w ogóle siedzieć i dzięki temu nieświadomie ćwiczysz.

Po drugie nie siedź non stop. Praca blokami właśnie dlatego, jest taka fajna, że między blokami warto sobie zrobić przerwę i wtedy wstań, przeciągnij się, zrób kilka skłonów i ćwiczeń. Jeśli w ciągu dnia potrzebujesz gdzieś wyjść na krótko, to zaplanuj sobie to wyjście właśnie pomiędzy dwoma blokami pracy przy komputerze.

Po trzecie spróbuj zobaczyć jak Ci się pracuje na stojąco. Wiem – to być może dziwny pomysł, ale zobaczysz, że Twój mózg na stojąco myśli zupełnie inaczej niż na siedząco. Siadając Twój mózg myśli „uff – odpoczynek”, a gdy wstajesz wręcz przeciwnie – „oho – coś trzeba zrobić”. Ostatnio jeden z uczestników szkolenia powiedział mi, że gdy nie ma za dużo czasu na spotkanie to wynosi z sali konferencyjnej krzesła i prowadzi spotkanie ze wszystkimi na stojąco. Ponoć efekt jest taki, że to co do tej pory robili w godzinę, teraz robią w 15 minut, bo nikomu nie chce się stać dłużej.

A może w innym czasie?

Jeśli tylko możesz to przetestuj różne godziny swojej pracy. Ale naprawdę mam na myśli testowanie. Ja na przykład piszę ten artykuł o 5.34 rano. Jeszcze kilka miesięcy temu zarzekałam się (robiłam to tu na blogu, a więc na forum), że nie potrafię pracować rano i znacznie lepiej pracuje mi się wieczorem. Czy to jednak testowałam? Czy zanim to napisałam faktycznie wstałam o 5 rano i próbowałam wtedy pracować? Oczywiście, że nie. Założyłam, że skoro dobrze pracuje mi się wieczorem, to rano będzie mi się pracować gorzej. Okazało się, że nic bardziej błędnego! Okazało się, że ja uwielbiam wstawać o 4.30 (i tak muszę o tej porze wstać, bo muszę zmierzyć Jasiowi poziom cukru) i rozpoczynać pracę. Którą dzięki temu kończę o godzinie 14.00 i wieczorami już nie pracuję (chyba, że mam konsultacje)! Ale nie dowiedziałabym się tego, gdybym tego nie przetestowała.

Dlatego Ciebie również zachęcam do testowania, a nie do zakładania z góry, że coś lubisz lub nie.

A jak to wygląda u mnie?

Moje miejsce pracy jest dosyć mobilne choć ostatnio nieco się ustabilizowało. Moje biurko nie jest biurkiem, lecz stolikiem balkonowym (tym samym, które możecie zobaczyć na nagraniach kursu Czas Pani), które w przypadku odwiedzin gości służy również jako stolik do pogaduszek, bo nie każdy ma ochotę siedzieć przy stole o wysokości 30 cm (taki bowiem stół oficjalnie stoi w naszym salonie).

Mój stół do pracy stoi zawsze przy oknie i faktycznie widoki mam niezłe – na pierwszym planie wielki dźwig (w zasadzie mieszkam na placu budowy) na drugim planie wieżowce, a na trzecim Bulwary Wiślane. Fakt, że siedzę przodem do okna a tyłem do całego mieszkania sprzyja też mojemu skupieniu i temu, że pracując jestem w pracy, a nie w mieszkaniu.

Wszystkie akcesoria potrzebne do pracy mam na parapecie (długopisy, karteczki, post-ity oraz akcesoria elektroniczne – ładowarki, usb, słuchawki itp.). Wszystkie dokumenty mam na regale z książkami i mam do nich dostęp na wyciągnięcie ręki. Żyć nie umierać 🙂

A jak to wygląda u Ciebie?

Ola (Pani Swojego Czasu)

o-mnie