Jak być może wiecie, nie jestem wielką entuzjastką technologicznych nowinek. Pani Gadżet ze mnie żadna. Gdy na rynku pojawiają się nowe aplikacje lub programy związane z zarządzaniem czasem, nie testuję ich jako pierwsza. Kto wie, może nawet robię to jako ostatnia…? Bo ja nie jestem fanką zarządzania czasem. Ja jestem fanką działania – i do tego działania potrzebuję odpowiednio zarządzać sobą w czasie.

A w zarządzaniu sobą w czasie różne narzędzia okazują się przydatne. Dzisiaj chciałam Wam opowiedzieć o moich trzech podstawowych, używanych na co dzień narzędziach. Na temat każdego z nich napiszę dodatkowe artykuły-tutoriale, w których krok po kroku, ze zdjęciami, przedstawię funkcjonalność programów.

NOZBE

Nozbe to mój podstawowy wybór. Jestem ambasadorką programu Nozbe w Polsce, ale nie dlatego o nim piszę. Prawda jest taka, że najpierw zaczęłam używać programu, a później ciągle mówiłam o nim podczas swoich webinarów i kursów – w ten sposób Nozbe dowiedziało o mnie i zaproponowało zostanie ambasadorką, co z dumą przyjęłam.

Dlaczego Nozbe?

O programie dowiedziałam się jakiś czas temu, słuchając wywiadu Michał Szafrańskiego z twórcą Nozbe – Michałem Śliwińskim. Bo Nozbe – w przeciwieństwie do większości programów do zarządzania zadaniami – jest w 100% polskim pomysłem. Michał Śliwiński wymyślił go i zaprogramował od podstaw 10 lat temu.

Co ciekawe, Nozbe jest niesłychanie znany w Stanach Zjednoczonych i Japonii, tymczasem ogromna liczba Polaków, korzystająca na co dzień z innych tego typu programów (Wunderlist, Todoist, Remember The Milk itp.), nawet nie wie, że na rynku polskim istnieje doskonałej jakości program, który pomaga ogarnąć codzienny chaos w życiu.

Decydując się na Nozbe, przez 30 dni możesz korzystać z wersji premium; po tym okresie albo kontynuujesz, ale w wersji bezpłatnej, albo pozostajesz przy wersji premium, dostępnej w dwóch opcjach: plan pro (konto 2-osobowe) – płatny 16 zł brutto miesięcznie przy wyborze abonamentu rocznego albo 20 zł brutto przy płatnościach dokonywanych co miesiąc.

Gdybyś chciała przetestować Nozbe to skorzystaj z TEGO LINKU. Dzięki niemu, przy ewentualnym zakupie, będziesz miała 10% zniżki (i tak to jest link afiliacyjny. Oznacza to, że dzięki Twojemu zakupowi ja dostanę niewielkie wynagrodzenie. Aha i jeszcze jedno – w Nozbe każdy użytkownik może korzystać z afiliacji).

Główną zaletą wersji płatnej jest możliwość prowadzenia dowolnej liczby projektów samodzielnych lub współdzielonych, podczas gdy opcja bezpłatna przewiduje maksymalnie 5 projektów dla 1 osoby.

OK, ale po kolei.

Do czego służy Nozbe?

SKRZYNKA SPRAW

Nozbe służy do zarządzania zadaniami. W najprostszej odsłonie może być dla Ciebie po prostu listą zadań – gdy wpadnie Ci coś do głowy, wpisujesz pomysł do swojej „Skrzynki spraw”.

Każde zadanie może mieć przypisane datę wykonania (wtedy pojawi się również w kalendarzu) i czas wykonania (okres, w jakim planujesz zrealizowanie zadania). Możesz też zdecydować, czy jest to zadanie powtarzalne, tak aby co jakiś czas nie wpisywać go na nowo. Gdy zadanie ustawisz jako powtarzalne – automatycznie będzie wpadać do Twojej „Skrzynki spraw”.

PRIORYTETY

Innym ważnym elementem w Nozbe są „Priorytety” – wpisując zadania, możesz zdecydować, czy są one priorytetowe; jeżeli tak – oznaczasz je gwiazdką. Oznaczenie priorytetu automatycznie pojawia się również we wszystkich zadaniach, których data wykonania przypada na dzisiaj, czyli: jeśli tydzień temu zapisałaś jakieś zadanie, które masz do wykonania dzisiaj – Nozbe przypomni Ci o tym i nada zadaniu priorytet.

PROJEKTY

Jeśli w swojej pracy lub w swoim życiu masz do czynienia z większymi i dłuższymi zadaniami, prawdopodobnie przydatna będzie dla Ciebie funkcja „Projekt”. Projekt to przedsięwzięcie, które składa się z większej liczby zadań. Projektami są u mnie: stworzenie nowego kursu, napisanie książki, przygotowanie aplikacji do kobiecego zarządzania czasem (sic!) oraz stworzenie podcastu. Aby zrealizować te przedsięwzięcia, niezbędne jest wykonanie większej liczby zadań niż jednego; uporządkowanie ich w ramach poszczególnych projektów pomaga odnaleźć się w codziennym chaosie. Jest to o tyle łatwe, że wpisując zadania do swojej „Skrzynki spraw”, możesz je automatycznie przyporządkować do danego projektu, będziesz więc miała ich podgląd w dwóch zakładkach.

Jestem wielką fanką działania w opisany wyżej sposób, bo praca nad jednym projektem w danym momencie zwiększa efektywność mojej pracy. Zawsze mam na tapecie tylko jeden duży projekt – nie więcej.

SZABLONY

Ten, kto wymyślił opcję „Szablony”, powinien zostać ozłocony. „Szablony” to nic innego jak checklista zadań, które musisz wykonać, by zrealizować jakieś przedsięwzięcie.

Na przykład webinar. Jeśli nigdy nie organizowałyście webinaru, zapewne myślicie: „No OK, trzeba zrobić webinar”. Tymczasem moja checklista zadań, które ostatecznie złożą się na to, że danego dnia odbędzie się z Wami spotkanie online, składa się z 34 punktów. Za każdym razem, gdy organizuję webinar, mam do wykonania takie same kroki, bez sensu byłoby więc każdorazowo sporządzać nową listę. W takich sytuacjach korzystanie z szablonu sprawdza się idealnie.

ASANA

Asana to moje drugie w kolejności „tool of choice”, jak mawiają złotouści Amerykanie.

Funkcjonalność Asany jest podobna do funkcjonalności Nozbe, jednak w swojej pracy wyraźnie rozgraniczam obydwa programy. Nozbe używam wyłącznie w odniesieniu do zadań, które wykonuję indywidualnie, natomiast Asany używam do zarządzania zadaniami lub projektami, które są realizowane wspólnie z moim zespołem lub wyłącznie przez mój zespół.

W przypadku zadań opisywanych i zlecanych za pośrednictwem tego rodzaju aplikacji komunikacja mejlowa zostaje praktycznie wyeliminowana. Jeżeli któraś z Was jeszcze tego nie docenia, absolutnie powinna spróbować i popracować w taki sposób.

Obecnie nie wyobrażam sobie przekazywania drogą mejlową wszystkich informacji, które wymieniam z moją korektorką, asystentką, graficzką czy specką od organizacji Klubów Pań Swojego Czasu.

Ale od początku.

Jak działa Asana?

Swoją pracę w Asanie uporządkowałam według stworzonych przeze mnie zespołów osób, z którymi współpracuję, a które korzystają z programu.

Mamy więc zespół złożony z Elki Korektelki oraz osoby, która zajmuje się transkrypcjami – do nich przekazuję wszystkie zadania związane z ich pracą.

Mamy zespół składający się z Justyny – mojej wirtualnej asystentki – i mnie. W ramach tego zespołu realizujemy te projekty, w które jest zaangażowana Justyna.

W taki sam sposób stworzyłam zespoły dla graficzki Natalii oraz Ani, odpowiedzialnej za organizację Klubów Pań Swojego Czasu.

W ramach każdego zespołu prowadzimy określone projekty. Weźmy na przykład zespół graficzki. Pod jego parasolem chowają się takie projekty, jak:

W ramach danego projektu – na przykład kursu „Zrób to dziś…” – mamy między innymi następujące zadania:

  •  kolorystyka kursu;
  •  logo kursu;
  •  layout materiałów szkoleniowych;
  •  banery do kursu;
  •  strona WWW kursu.

Każdemu z tych zadań można (ale nie trzeba) przypisać termin realizacji oraz osobę odpowiedzialną za ich wykonanie. Dodatkowo można dopisać inne osoby jako tzw. followersów, tak aby i one wiedziały, jaki jest status realizacji danego zadania.

W moim przypadku takie rozwiązanie sprawdza się znakomicie, bo o ukończeniu wielu zadań nawet nie muszę wiedzieć, ale z kolei musi o tym wiedzieć moja asystentka Justyna: gdy Natalia zajmie się zadaniem „layout materiałów szkoleniowych” i doda Justynę jako followersa, Justyna zostanie poinformowana o zrealizowaniu zadania i będzie mogła wrzucić do layoutu treść materiałów szkoleniowych.

Taki system pracy nad zadaniami niesłychanie pomaga w ich automatyzacji. Od początku wygląda to tak:

Po napisaniu wrzucam do programu materiały szkoleniowe i oznaczam Korektelkę, by wykonała ich korektę. Po edycji i korekcie plików Ela oznacza Justynę, która kopiuje materiały do layoutu przygotowanego wcześniej przez graficzkę. Ja otrzymuję materiały w wersji ostatecznej – już tylko do akceptacji.

Oczywiście do każdego zadania możemy dodawać wszelkiego rodzaju załączniki, które w późniejszym czasie z łatwością pobieramy lub przeglądamy, co jest przydatne szczególnie w przypadku zadań związanych z dużą liczbą zdjęć lub grafiką. Jeśli kiedykolwiek przeszukiwałaś swoje mejle, żeby sprawdzić, gdzie znajduje się załącznik, który ktoś Ci kiedyś wysłał, zaręczam: Asana jest dla Ciebie.

Wszystkie opisane funkcjonalności Asany są bezpłatne. Co więcej – żadna z osób, z którymi obecnie współpracuję, dotychczas z niej nie korzystała, a mimo to nie musiałam niczego tłumaczyć – program jest niebywale przejrzysty i intuicyjny w obsłudze. I choć dostępny wyłącznie w języku angielskim, wydaje mi się, że podstawowa znajomość języka w zupełności wystarczy, by się w nim odnaleźć.

EVERNOTE

Evernote to moje ostatnie ulubione narzędzie. Kolejne, które święci triumfy na tzw. Zachodzie, a które u nas jest mocno niedoceniane.

O ile przeznaczenie dwóch poprzednich programów nietrudno określić, o tyle z Evernote nie jest tak łatwo. Aplikacja w zasadzie może służyć do wszystkiego, ja jednak lubię o niej myśleć jako o wielkim, elektronicznym, niesłychanie pojemnym notatniku.

Pamiętam czasy, gdy nosiłam ze sobą zwyczajne, papierowe notatniki – w zasadzie spełniały wszystkie funkcje – zapisywałam w nich listy zadań, jeśli było trzeba, numery telefonów, przepisy na ciasta, które gdzieś tam usłyszałam, zapisywałam wydatki, wtykałam w nie czyjejś wizytówki, wrzucałam paragony, koperty,  zdjęcia itp.

Jestem przekonana, że już możesz sobie wyobrazić, jak wyglądał taki notatnik – gruby jak ostatnia część „Gry o tron” (ma 1060 stron), pozaginany i z wystającymi wszędzie karteluszkami.

Otóż Evernote to właśnie taki notatnik, tylko w wersji elektronicznej.

A nawet lepszej, bo Evernote to kilkanaście – albo nawet kilkadziesiąt! – notatników. Każdy z nich możesz przeznaczyć do czegoś innego.

W najprostszy sposób można myśleć o Evernote jak o programie do robienia notatek (choć byłoby żenujące używać takiego kombajnu tylko i wyłącznie w tym celu, bo to tak, jakbyś komputer traktowała tylko jako kalkulator).

Gdy cokolwiek wpada Ci do głowy, a Ty chcesz to gdzieś zapisać – tworzysz notatkę w Evernote. A w zasadzie notatka sama się tworzy, dlatego że na pulpicie telefonu możesz zamieścić skrót do aplikacji (zielony kwadracik), który po naciśnięciu domyślnie otwiera Ci nową notatkę w notatniku ustawionym jako domyślny. I zapisujesz. I tyle.

Jeśli masz taką przypadłość jak ja, i najlepsze pomysły wpadają Ci do głowy podczas ruchu, pomocna okaże się funkcja tworzenia notatek głosowych. Otwierasz Evernote, wciskasz przycisk mikrofonu – i nagrywasz. W moim przypadku, podczas wysiłku fizycznego, taka funkcja jest po prostu bezcenna.

Inną superprzydatną dla mnie opcją są „nożyczki sieciowe”. Jestem przekonana, że jako świadoma czytelniczka PSC nie miewasz już otwartych 58 zakładek, tylko albo dodajesz je do ulubionych, albo korzystasz z aplikacji Pocket, prawda? Przy pojedynczych stronach jest to, owszem, przydatne narzędzie, ale co, jeśli realizujesz projekt, i w ramach tego projektu przechowujesz notatki, swoje zdjęcia, zdjęcia z sieci, a także wiele odnośników do stron internetowych i artykułów, z których tylko określone fragmenty są Ci potrzebne? Możesz je, oczywiście, przepisywać albo kopiować, albo skorzystać właśnie z opcji „nożyczki sieciowe”, dzięki której do Twojego notatnika w Evernote wskoczy albo cały artykuł, albo jego fragment, albo nawet cała strona WWW i – co najlepsze – także ta, której w sieci już nie znajdziesz (bo, na przykład, znika po 2 tygodniach). Dodatkowo na tych artykułach możesz zaznaczać, kolorować i pisać.

CAŁY TEN ŚMIETNIK

W Evernote obecnie zbieram wszystko to, co kiedyś upychałam w swoich papierowych notatnikach – paragony, wizytówki, zdjęcia, karteluszki i inne śmieci. Teraz robię zdjęcie, taguję (oznaczam hasłem, które pozwoli mi później łatwo i szybko wyszukać daną rzecz) – i wrzucam do Evernote. Wszystkie notatki, które kiedyś zrobiłam, a które uznam za przydatne – też tam wrzucam (oczywiście po zrobieniu im zdjęcia). Jest to dla mnie o tyle idealne rozwiązanie, że mam tendencję do kolekcjonowania – gdybym zbierała wszystko w formie pisemnej, dawno bym zwariowała.

W podobny sposób postępuję z fragmentami książek i czasopism, które akurat czytam – zdjęcie, tag – i do Evernote.

W Evernote zbieram także jakkolwiek dziwne informacje, które na co dzień nie są mi kompletnie potrzebne, ale które z czasem mogą okazać się kluczowe: rozmiar buta męża, obwód głowy dziecka, rodzaj opakowania, w którym wysyłam planery, numer szminki, którą z reguły kupuję. Takie informacje okazują się przydatne w najdziwniejszych momentach – dzięki dwóm kliknięciom w Evernote mam je przed oczami.

OK, to tyle, jeżeli chodzi o pobieżny opis moich ulubionych programów do zarządzania czasem. Wkrótce szczegółowe tutoriale dotyczące funkcjonalności każdego z nich.

A jakie Ty narzędzia stosujesz na co dzień i nie wyobrażasz sobie życia bez nich?

Zrob to dziś leadpagesOla (Pani Swojego Czasu)