Ostatnio dotarła do mnie informacja, że jednej z moich dobrych znajomych zawalił się plan. Plan był misternie ułożony i informacja była o tyle trudniejsza do przyjęcia, że znajoma bardzo poważnie podchodzi do pisanych przeze mnie treści na blogu; czyta je uważnie i regularnie wdraża w życie, co zresztą napawa mnie dumą.

Plan nie zawalił się z powodu błędów, niedopatrzeń, czy niedociągnięć. Wręcz przeciwnie – plan był bardzo dobry, rozłożony na małe kroki (zgodnie z zasadą „nie jedz słonia od razu”), zaplanowany i określony w czasie. Co się więc stało? Ano siła wyższa. Narzędzia szlag trafił. Nie ma narzędzia do realizacji planu – nie da się zrealizować planu.

I co zrobić w takiej sytuacji? Osoba, o której piszę jest ambitna i wymagająca dużo od siebie – skoro się zobowiązała, to zobowiązania dotrzymała, ale ogromnym kosztem – swojego czasu, energii i zaangażowania do projektu w ogóle.

Gdy słuchałam tej opowieści to w zasadzie od razu wiedziałam, co poszło nie tak i która zasada zarządzania czasem nie została wdrożona. Chodzi mi o zasadę 60:40. Znacie ją? Ta osoba jej nie znała i szczerze przyznała „tego na blogu nie było”.

A ja się uderzyłam w piersi, bo zorientowałam się, że dbając o to, byście do zarządzania czasem podchodziły maksymalnie elastycznie, zapominam czasem o tym, że są pewne reguły, które mogą Wam pomóc, chociażby w takich przypadkach jak powyższy.

Dziś więc będzie o takich regułach właśnie

REGUŁA 1: 60:40

Reguła zwana inaczej „buforem czasowym”. Przydatna w większości dla tych z Was, które same generują swoja pracę – czyli same decydują czym się będą zajmować, jaki projekt będą prowadzić, jaką działalność podejmować. Przydatna w domu podczas gotowania obiadu i na spotkaniu z przyjaciółką. Przydatna podczas wyprawy tramwajem, czy samochodem na drugi koniec miasta.

O co więc tutaj chodzi?

Chodzi o to, że jeśli planujesz jakąś czynność (na przykład zrobienie kursu online z zarządzania czasem w moim przypadku) i obliczysz, że zajmie Ci ona 2 miesiące (60 dni) to do tej ilości dni powinnaś dodać 40% czasu na sytuacje nieprzewidziane. 40% z 60 dni to aż 24 dni! Ogromna ilość czasu prawda? Te 40% to właśnie Twój bufor czasowy.

Jeśli zamierzasz ugotować obiad, na który przyjdą goście i planujesz na to przeznaczyć godzinę (czyli w moim przypadku byłby to baaardzo wystawny obiad) to do tej godziny powinnaś doliczyć 24 minuty na nieprzewidziane sprawy – być może zauważysz, że nie masz odpowiedniej przyprawy, być może przesolisz i musisz robić od nowa, być może musisz zrobić przerwę, żeby pilnie zająć się dzieckiem. To wszystko sprawy na te dodatkowe 40% czasu.

Zasada 60:40 zakłada, że w danym dniu, tygodniu, miesiącu i roku nie powinnaś planować 100% swojego czasu lecz tylko 60%. To nie oznacza oczywiście, że przez resztę 40% będziesz sobie bimbać, lecz będzie to czas na wszelkie nieprzewidziane okoliczności, wrzutki, spady, spychy i inne tego typu rzeczy, których każda z nas doświadcza. Jeśli w taki sposób będziesz planować, to możesz być pewna, że nawet jeśli padnie całe Twoje oprogramowanie to w czasie tych 40% uda Ci się odzyskać najważniejsze rzeczy.

A jeśli zdarzy się cud i żadne nieprzewidziane okoliczności nie wystąpią? No cóż moja droga – miło mi oznajmić, że właśnie doświadczyłaś luksusu czasu wolnego! Weź ciekawą książkę i poczytaj chwilę, idź na spacer, zdrzemnij się, weź kąpiel. Nagródź się za efektywne stosowanie zasady 60:40 🙂

REGUŁA NR 2: ZŁOTA GODZINA

W mojej opinii złota godzina powinna trwać co najmniej 3 godziny. Złota godzina to taki moment podczas Twojej pracy (ten moment może faktycznie trwać godzinę, ale znam osoby, dla których nawet pół godziny to wyzwanie), w którym blokujesz dostęp do siebie i mentalnie i fizycznie. Mentalnie – dajesz sobie przyzwolenie na to, by nie być dostępną przez określoną ilość czasu; akceptujesz fakt, że będzie to taka sytuacja, w której rozmaite osoby (rodzina, znajomi, klienci, przyjaciele i wrogowie J) nie dostaną się do Ciebie i nie będą absorbować Twojej uwagi. Fizycznie oznacza to, że jesteś niedostępna – nie można się z Tobą skontaktować drogą mejlową, nie odbierasz telefonów, masz wyłączonego fejsa i wszelkie powiadomienia. Drzwi masz zamknięte na klucz, a na drzwiach wisi kartka – „jak zapukasz to Cię osobiście zamorduję”

W ten sposób zyskujesz godzinę efektywnej pracy. Monotasking rules!

REGUŁA NR 3: REGUŁA PIŁY

Reguła piły jest mocno połączona z regułą złotej godziny, bo pokazuje ona co się dzieje, gdy nie dajesz sobie takiego przyzwolenia na bycie odciętą od świata i ciągle ktoś Ci przeszkadza w Twojej pracy. Pokażę Ci to na przykładzie pisania tego artykułu. Piszę go w ramach trwania złotej godziny więc nie ma możliwości, żeby wystąpiła tutaj reguła piły, ale… gdybym pisała go o godzinie 17.00, kiedy cała rodzina jest w domu i toczy się normalne życie to wyglądałoby to mniej więcej tak:

17.00 – siadam do pisania artykułu. Napisałam jeden akapit i już się zabieram do pisania drugiego gdy:

17.03 – „Mamooooo, mamooooo gdzie jest mój samochód”? (syn)

17.03 – „Nie wiem kochanie, to nie mój samochód. Pewnie jest tam, gdzie go ostatnio położyłeś” (ja)

17.03 – wracam do artykułu. Nie wiem o czym pisałam. Muszę przeczytać to, co napisałam przed chwilą. Myśli, którą jeszcze minutę temu miałam w głowie, teraz już nie mam, więc nie wiem co dalej napisać. Koniec końców likwiduję cały pierwszy akapit, bo mam lepszą koncepcję na ten artykuł

17.10 – ponownie piszę i piszę jak szalona bo podejrzewam, że może nie być łatwo.

17.15 – „Kochanie (to mąż jak się można łatwo domyślić) – przypomnij mi proszę ile wymienników ma jabłko”? (oczywiście mówimy do siebie skrótami myślowymi – mąż tak naprawdę ma na myśli pytanie tego typu: „Ile gramów jabłka zawiera w sobie 10 gramów węglowodanów, czyli stanowi tak zwany jeden wymiennik węglowodanowy”?). Szlag mnie rafia bo a. powinien to wiedzieć, b. jest to zapisane na naszej ściądze z wymiennikami. Cedzę więc przez zęby, żeby sobie sprawdził to w wymienionej przed chwilą ściądze.

17.17 – wracam do artykułu i 3 minuty ponownie zajmuje mi skupienie się na tym, o czym pisałam przed chwilą

17.20 – zaczynam kolejny etap w miarę efektywnej pracy (jeśli efektywną możemy nazwać pracę przy wrzeszczących dzieciach)

17.25 – dzwoni dzwonek do drzwi i idę otworzyć. Sąsiadka prosi o pożyczenie cukru. Cukru Ci u nas dostatek, bo nikt cukru nie jada. A w zamian będzie kawał tortu, bo sąsiadka ma takie zwyczaje. Więc nie pogardzimy.

17.30 – wracam do pracy i piszę dalej. Jestem rozdrażniona, zmęczona i mam już wszystkiego dosyć. Chcę rzucić tym wszystkim w cholerę.

Czy widzisz już na czym polega efekt piły? Na tym, że ciągle przerywając sobie jedno zadanie powodujesz, że twoja efektywność w jego realizacji spada i koniec końców wykonanie tego zadania zajmie Ci dużo więcej czasu, niż gdybyś zrobiła je na przykład podczas złotej godziny i nikt by Ci nie przeszkadzał.

(Ps. Chciałam dodać proforma, że jeden rozpraszacz tutaj wymieniony jest zmyślony: Mężu mój drogi – wiem, że nie przyszłoby Ci do głowy zapytać mnie o to ile wymienników ma jabłko bo doskonale to wiesz:))

REGUŁA NR 4: PRAWO PARKINSONA

Mówi o tym, że Twoja praca rozszerza się tak, aby wypełniła cały czas dostępny na jej ukończenie. Co to oznacza po ludzku? Ano to, że jeśli założysz sobie, że będziesz sprzątała całą sobotę, to faktycznie całą sobotę będziesz miała na głowie sprzątanie. Jednak ciekawe jest to, że to wcale nie oznacza, że całą sobotę będziesz sprzątać – a jedynie to, że przez całą sobotę będziesz myśleć o sprzątaniu, tym, że powinnaś i przekładać chwilę sprzątania na możliwie ostatni moment. A w niedzielę będziesz tak zmęczona, jakbyś faktycznie całą sobotę sprzątała.

Więc lepiej zaplanuj sobie, że w sobotę od 9.00 do 10.00 będziesz sprzątać i tyle. To właśnie dlatego planowanie oznacza określanie ram czasowych w harmonogramie – by nie zaczęło działać prawo Parkinsona.

Która z zasad jest dla Ciebie istotna? Od której zaczniesz?