Bardzo często powtarzam Kobietom, że sztuka zarządzania czasem to sztuka eliminowania zadań i wybierania tylko tych najważniejszych, a także sztuka pracowania mądrzej, a nie więcej i ciężej.

Fakt, że we współczesnym świecie istnieje moda na chwalenie się tym jak dużo pracujemy, jak jesteśmy pracowite, jak późno chodzimy spać i wcześnie wstajemy i jak nam jest w ogóle ciężko nie jest jeszcze wystarczającym powodem na to, by dać się wciągnąć w wir wydarzeń i biegać w kołowrotku jak mały chomiczek.

Dzisiaj chcę Cię nakłonić do tego, żebyś przestała się kręcić w kółko, zatrzymała się na chwilę i zastanowiła co możesz zrobić, żeby zacząć robić to, co właściwe i konieczne a nie to, co wszyscy myślą, że trzeba robić.

Znalazłam cztery takie obszary, w których można działać, by pracować mądrzej, a nie więcej

PRACA W SKUPIENIU

Budzik

Wiele z Was pisze – fejs, blogi, mejle itp. kradną mi czas. Zaczynamy z perspektywą spędzenia dziesięciu minut na czytaniu, a zanim się zorientujemy to mijają nam dwie godziny.
Oczywiste jest, że żadna z tych czynności sama w sobie nie kradnie nam czasu, bo przecież to my same decydujemy się te czynności wykonywać. Co możemy zatem zrobić, by spędzać ten czas efektywnie? Po pierwsze zaplanujmy na te działania z góry określoną ilość czasu. To naprawdę działa. Jedna z uczestniczek wyzwania lutowego tak właśnie zrobiła i sama była zdziwiona, jakie efekty jej to przyniosło.

Po drugie ustawmy sobie budzik. Wiem, że to brzmi trywialnie i trochę same siebie traktujemy jak dzieci, ale masz inną propozycję? Skoro czas nam płynie a my tego nie zauważamy to może warto spróbować 🙂

Lista zadań

Nie chodzi o to, by tworzyć listę zadań dla listy zadań, Chodzi o to, by lista zadań pokazywała ci kierunek i wskazywała te rzeczy, które są dla Ciebie najważniejsze. Kursantki mojego kursu online wiedzą już jak pracować z listą zadań – nie wystarczy po prostu spisać wszystkiego co mamy zrobić; trzeba tym zadaniom nadać priorytet, określić ich czas trwania i zdecydować co zostaje na 100%, co ewentualnie zrobimy później, a co wyrzucamy z listy na 100%.

Dodatkowo tworząc listę zadań warto zobaczyć co faktyczne jest pojedynczym zadaniem, a co jest bardziej złożonym projektem, z którego ewentualnie powstanie seria zadań.

20%

O zasadzie Pareto pisałam TUTAJ. Wciąż jest aktualna i pozwala pracować mądrzej, a nie ciężej. Zasadę 20% warto wdrożyć właśnie do budowania listy zadań – najgorsza lista to taka, na której jest trzydzieści tysięcy spraw, a każda jest super ważna. Twoja lista powinna zawierać 3-5 spraw najważniejszych, które danego dnia musisz i chcesz wykonać. Reszta z tych 20% wypada!

Połknij żabę

Żaba może być różnego rodzaju zadaniem. Może to być zadanie ważne i z reguły trudne. Często ambitne. Takie, które ruszy wiele innych spraw do przodu i takie, które często odkładasz na później. Ale może to też być zadanie drobnostka odkładane przez nas już przez jakiś czas po czujemy do niego niechęć (z różnych powodów). Zasada jest jedna – zjedz tę żabę najpierw. Przestań się już z nią certolić, przestań marudzić wkoło o tym jaka jest niedobra, niesmaczna, obrzydliwa itp. Po prostu ją połknij. I tyle.

Odmawiaj

Panie Swojego czasu nie zawsze są miłe. Ile jeszcze razy mam to powtarzać? Nie chodzi o to, że odmawiają zawsze, wszędzie i każdemu. Chodzi o to, że odmawiają wtedy gdy Twoja prośba zagraża realizacji ich celów. Lub wtedy, gdy podejrzewają, że są wykorzystywane. Lub wtedy, gdy chcą mieć czas na to, co dla nich ważne. Lub wtedy gdy chcą odpocząć.

Masz takie samo prawo do powiedzenia nie, jak do powiedzenia tak.

Jedno zadanie

Mały test: czytasz ten artykuł i co robisz jednocześnie w tym samym czasie? Ile zakładek masz otwartych? Czy masz otwartą skrzynkę mejlową? Czy masz otwartego fejsa?

Oczywiście czytanie bloga ciężko porównać do efektywnej pracy, ale pamiętaj – skupienie się na jednej rzeczy, którą wykonujesz w danym momencie znacznie poprawia efektywność twojej pracy. Zrobisz to i lepiej, i szybciej

Lista rozpraszaczy

Zawsze jest tak, że w trakcie pracy coś Ci wpadnie do głowy – jakiś pomysł, jakieś zadanie do wykonania. Miej przygotowaną listę na takie działania i zapisuj je tam. Nie pozwól takim dystraktorom oderwać Cię od pracy.

ODPOWIEDNIE NAWYKI

Pij wodę

Chyba nie muszę pisać o tym jak ważna jest woda dla naszej efektywności? Jeśli pracujesz w domu to dobrym sposobem na to, by pić tę wodę regularnie, jest posiadanie butelki wody w każdym strategicznym miejscu w domu. Dobrze jest też budować sobie nawyk picia wody przypisany do czegoś innego – na przykład po każdym zakończonym bloku pracy (chyba już wiecie co mam na myśli pisząc o blokach pracy) – pijesz szklankę wody itp.

Wstawaj wcześniej

Ok przyznam, że ten nawyk znam tylko z teorii i w ogóle nie wchodzi mi w życie jego wdrażanie. Ale ponoć wczesne wstawanie sprzyja wszystkiemu. Ponoć wszystko wybucha, gdy wcześniej wstajesz- życie prywatne i zawodowe. Twoje cele, plany i marzenia. No cóż – może kiedyś się skuszę do wypróbowania tego na sobie. Na razie idzie mi więcej niż średnio 🙂

Jeśli masz taki nawyk to koniecznie napisz nam proszę jakie korzyści z tego wynikają!

NIE ODKŁADANIE NA PÓŹNIEJ

Szacunek dla terminów

Termin dla siebie to taki sam termin jak dla kogoś. Chcesz być traktowana poważnie – przez swoją rodzinę, swoich przyjaciół, swoich klientów, swoich odbiorców? To sama traktuj siebie poważnie i to, co robisz też traktuj poważnie. Termin, który sama sobie ustalasz jest tak samo istotny jak termin, który ustala Tobie klient. Ustal sobie realny czas wykonania i trzymaj się go. Pamiętaj, że nikt nie będzie szanował Twojego czasu jeśli Ty sama tego nie robisz!

Po co?

Jeśli kusi Cię pokusa odłożenia czegoś na później to przypomnij sobie po co w pierwszej kolejności miałaś to zadanie wykonać? Do czego miało Cię przybliżyć? W czym Ci miało pomóc? Jaki cel zrealizujesz jeśli je wykonasz? Mam nadzieję, że znasz odpowiedzi na te pytania, bo one pomagają w nieodkładaniu na później.

Planuj krótko i długoterminowo

Na dzień, na tydzień, na miesiąc. Jeśli planujesz tylko w perspektywie jednego dnia, to nic dziwnego, że odkładasz na później. Bo nie widzisz swojego obłożenia pracą w dłuższej perspektywie. Jeśli rozkładasz swoje projekty w perspektywach długoterminowych, to widzisz swoje realne obłożenie pracą i do głowy Ci nie przyjdzie, żeby odłożyć, bo wiesz, że coś innego zawalisz „dzięki temu”.

Korzystaj z różnych środków komunikacji

Czasem e-mail powoduje, że zbyt długo czekasz na czyjąś reakcję – jeśli zależy Ci na czasie, to nie pisz mejla, tylko zadzwoń – być może decyzję będziesz miała od razu.

Używaj checklist

Jeśli masz powtarzające się zadania, które zawsze powinny być wykonane tak samo lub co najmniej podobnie to nie wyważaj za każdym razem otwartych drzwi tylko stosuj listę, która poprowadzi Cię krok po kroku. Po to zostały wymyślone checklisty.

UŻYWANIE ODPOWIEDNICH NARZĘDZI

Skróty klawiszowe

Ostatnio obserwowałam kolegę, który szukał czegoś w google.pl Jego szukanie polegało na tym, że z listy stron, które mu się wyświetlały otwierał każdą po kolei w tej samej zakładce, czytał, zamykał, otwierał od nowa itp. Na moje słowa „otwórz w nowej karcie” nie zareagował bo nie wiedział o co chodzi mi chodzi.

Innymi słowy – są takie skróty klawiszowe, które ułatwiają życie. Mały test – wiesz co się przydarzy, gdy podczas czytania tego artykułu naciśniesz poniższą kombinację klawiszy?

Ctrl + N

Ctrl + W

Alt + Tab

Alt +F4

Nic nie wybuchło? Przy używaniu kombinacji klawiszy wcale nie chodzi o szybszą pracę, bo używając skrótów oszczędzasz sekundy. Chodzi o bardziej efektywną pracę – na przykład o to, żeby nie gubić myśli (jeśli coś tworzysz) ręcznie przewijając, zamykając i przełączając się na inne karty.

Menedżer haseł

Żyjemy w takich czasach, że do wszystkiego trzeba mieć hasło. Jeśli jesteś osobą, która ma niesamowitą pamięć i bez trudu przychodzą Ci te hasła do głowy to nie musisz sobie zaprzątać tym uwagi. Jeśli jednak ciągle czegoś nie pamiętasz i musisz swoje hasła resetować, albo nie daj boże odszukiwać je w jakichś notatkach, notesikach itp. to takie narzędzie jest dla Ciebie idealne.

Ja długo się wahałam zanim się na coś takiego zdecydowałam. Głównym argumentem były słowa mojego znajomego informatyka, który przekonał mnie, że zapisywanie haseł gdziekolwiek indziej jest i tak dużo mniej bezpieczne niż zapisanie ich w tym systemie. Od dzisiaj zaczynam używać programu Last Pass i dam Wam znać wkrótce jak mi idzie.

Nie czekaj bezproduktywnie

Każdej z nas, od czasu do czasu, trafiają się niezaplanowane bezproduktywne chwile. Idziemy do lekarza na konkretną godzinę, a okazuje się, że trzeba godzinę czekać. Na poczcie jest krótka kolejka, ale nagle system się zawiesił. Jedziemy tramwajem i nigdy nie ma korków, ale akurat dzisiaj był wypadek.

Warto wtedy mieć ze sobą jakieś zasoby, które pozwolą dobrze Ci wykorzystać ten czas. Możesz o tym czasie myśleć w dwojaki sposób – albo go wykorzystasz na przyjemności, na które zawsze brakuje Ci czasu, albo potraktujesz go jako dar od losu na spędzenie większej ilości czasu nad zadaniami, na które zwykle masz mniej czasu do spędzenia.

Czyli – możesz sięgnąć po książkę, posłuchać muzyki lub sprawdzić co u znajomych na fejsie. Lub zabierasz się za planowanie, czytanie raportów, pisanie artykułów, analiz itp, czyli po prostu realizację swojej listy zadań, jeśli tylko okoliczności Ci na to pozwalają. Ja z reguły sięgam po to pierwsze – nie noszę ze sobą ani książek, ani gazet lecz wszystko mam w telefonie. O ile czytanie do poduszki wybieram w formie tradycyjnej czyli papierowej, to jednak czytanie „bo akurat mam chwilę” wolę wykonywać w formie elektronicznej. Interesujące mnie dzienniki i tygodniki mam wykupione w formie online i z telefonu mam do nich dostępność praktycznie zawsze.

Czy Ty znasz jeszcze jakieś inne sposoby na to jak pracować mądrzej, a nie ciężej?

Ola (Pani Swojego Czasu)

o-mnie