Kursy online, które organizuję kilka razy do roku, są największymi projektami, z jakimi mam do czynienia w ramach PSC. Ich przygotowanie zaczyna się duuużo wcześniej, zanim ktokolwiek na zewnątrz dowie się, że ruszam z jakimkolwiek kursem.

Realizacja programu wiąże się z koniecznością bardzo dobrego zarządzania czasem – i projektem – a ponieważ wiele z Was miewa do czynienia z dużymi projektami i często nie wie, jak się za nie zabrać, postanowiłam pokazać Wam, jak przebiega zarządzanie nim od środka, czyli od podszewki.

Żeby było jasne: nie byłam i nie jestem specjalistką od zarządzania projektami. Co więcej, nie mam zielonego pojęcia, jak wygląda teoretyczne podejście, więc nie zamierzam się wymądrzać. Nieskromnie jednak przyznaję, że jestem dumna z projektów PSC i idą mi one całkiem dobrze, a ponieważ najlepiej uczę się na przykładach, a nie w teorii, Wam również chciałam przybliżyć podobne zagadnienie.

Zobaczycie, jak wygląda proces przygotowania, zarządzania, tworzenia, realizacji i odhaczania poszczególnych zadań. Twój projekt nie musi być kursem online, żebyś skorzystała z dzisiejszego artykułu. Może to być organizacja wesela, praca magisterska, założenie firmy, zbudowanie bloga; w zasadzie wszystko, co wiąże się z długoterminowym procesem, w którym trzeba ogarnąć i zrealizować wiele zadań.

To, co najważniejsze w projektach

Być może dla każdego będzie coś innego, jednak dla mnie najważniejsze jest to, że nowych projektów nie da się na początku zaplanować od A do Z. W projektach tego typu jest wiele niewiadomych, których zwyczajnie na tym etapie nie możesz określić – to również należy wziąć pod uwagę podczas planowania swojej pracy.

Dbam o to w taki sposób, że realizację zupełnie nowych projektów zaczynam z dużym wyprzedzeniem, zakładam sporo buforów czasowych, a potem dodatkowo dodaję czas na wpadki, zgrzyty i niespodzianki. Bo one zdarzają się zawsze.

Od czego więc zaczynamy?

Od burzy mózgów.

Z reguły mam pomysł na projekt. Mniej lub bardziej określony.

Były czasy, gdy burzę mózgów robiłam samodzielnie, bo w ramach PSC działałam sama i nie miałam z kim dzielić się pomysłami (w sumie nie do końca jest to prawda, bo zawsze należałam do grup typu mastermind, z którymi mogłam podzielić się swoimi przemyśleniami).

Teraz na burzę mózgów umawiam się z gangiem PSC – przegadujemy wszystko, co przychodzi nam do głowy w ramach poszczególnych projektów.

Burza to burza, więc na tym etapie nie ma znaczenia, czego dotyczą nasze pomysły. Plany finansowe mogą mieszać się z merytoryką, a układ modułów z pomysłami na sprzedaż.

Wstępny harmonogram i daty

Warto pamiętać, że żaden projekt nie istnieje w próżni; nawet jeśli jest Twoim jedynym projektem na tapecie, masz przecież inne życie, prawda? Przynajmniej taką mam nadzieję. Trzeba w takim razie wkomponować projekt w inne zadania/projekty/przedsięwzięcia lub inne przedsięwzięcia dopasować do projektu.

Nasze projekty zawsze są planowane w kontekście innych zadań. Nie zamierzam ani non stop sprzedawać, ani non stop promować swoich produktów, bo po pierwsze – byłoby to wobec Was bardzo niefajne podejście, a po drugie – po dużych projektach odpoczywam, bo ich realizacja jest niezwykle energochłonna i zwyczajnie męcząca.

W ramach Pani Swojego Czasu działamy mniej więcej z rocznym wyprzedzeniem, co oznacza, że na początku września 2016 roku mamy zarysowany plan działania na 2017 rok oraz początek 2018, właśnie po to, by poszczególne projekty osadzać w kontekście.

Musimy bowiem wiedzieć, jak rozłoży się nasza praca, a w związku z tym nasza energia – dlatego projekty mniej wymagające przeplatamy projektami bardziej wymagającymi, a po tych bardziej wymagających robimy przerwy (między innymi z tego powodu nie zatrudniam na etat, bo byłoby to zwyczajnie bez sensu – podczas akcji promocyjnych pracujemy dużo, ale bywają też dni, w czasie których nie robimy nic lub prawie nic).

Oczywiście nie oznacza to, że projekty i daty ich realizacji nam się nie zmieniają – zmieniają się jak najbardziej, bo przyświeca nam hasło: „Miej swoje cele, ale nie wykuwaj ich w betonie”.

Bardzo wstępnie określamy harmonogram i nie zapisujemy go na mur beton, a to dlatego, że kolejnym etapem jest sprawdzenie dostępności wszystkich osób współpracujących z nami przy realizacji projektów. Dopiero gdy uzyskamy od nich zielone światło, nasz harmonogram dostaje pieczątkę „approved” (oczywiście żartuję – u PSC nie ma żadnych pieczątek i papierkowej biurokracji).

Asana

Bez Asany zginęlibyśmy śmiercią marną i tragiczną. Aplikacja porządkuje wszystkie projekty PSC i wszystkie zadania w ramach projektu. Każda najmniejsza czynność zostaje zapisana i odpowiednio skatalogowana”. Co nam to daje?

Po pierwsze, spisanie wszystkiego pozwala uporządkować projekt – dzięki temu sprawdzamy, czy kolejność działań jest odpowiednia i czy o czymś nie zapomnieliśmy.

Po drugie, mamy harmonogram i zakres działań w jednym miejscu. Każda osoba realizująca cokolwiek w ramach projektu ma przypisane zadania i określoną datę ich realizacji – dzięki temu widzimy na bieżąco, kto, co i kiedy ma realizować.

Po trzecie, jedno kliknięcie pozwala zobaczyć, czy projekt jest realizowany zgodnie z założonym timingiem.

Po czwarte, nie wymieniamy tysiąca mejli i zaoszczędzamy czas na poszukiwaniach („Gdzie był ten mejl, w którym załączył ten szkic…?”).

Po piąte, PSC ma teraz menedżerkę projektów – Asię – która dba, by wszystko było tip top. Asana to jej centrum dowodzenia – Asia króluje w niej niepodzielnie.

Zamiast się rozpisywać, zapraszam Cię na film pokazujący projekt „Zorganizuj się w 21 dni” rozpisany właśnie w aplikacji Asana. Zobaczysz bez ściemy, jaka liczba zadań wiąże się z przygotowaniem takiego kursu.

Przygotowanie kursu

Przygotowanie kursu to najbardziej czasochłonna część, która nie tylko najdłużej trwa, lecz także zakłada włączenie sporej liczby osób.

Szkielet kursu

Po pierwsze, trzeba przygotować merytorykę kursu, czyli tematykę i zarys programu. W zależności od kursu wiem mniej więcej, czy będzie dłuższy czy krótszy, choć na etapie wstępnego opracowania zawartości nie znam jeszcze układu i liczby modułów.

Moja pierwsza burza mózgów dotyczy tego, co chciałabym zawrzeć w kursie, następnie treści te we mnie pracują – myślę o nich, gdy pracuję, gdy śpię, gdy jem i gdy spaceruję; wszystko, co przychodzi mi do głowy, notuję w jednym miejscu (najczęściej w aplikacji Evernote). Po około tygodniu przeglądam raz jeszcze informacje i porządkuję je, czyli układam zarys (szkielet) kursu – moduły, kolejność oraz zawartość.

Co ciekawe, wszystko robię na papierze – każdy moduł, każda myśl, każde ćwiczenie i każde zagadnienie spisuję na osobnej kartce (na zwór fiszek), bo ćwiczenie, które na tym etapie znalazło się w module pierwszym, niekoniecznie w nim zostanie. Gdy zatem zmienię kolejność lub rodzaj ćwiczeń, łatwiej mi będzie przenieść kartkę do innej zakładki, niż kreślić i pisać od nowa.

Aha, zapomniałam napisać, że wszystko, co dotyczy danego kursu, przechowuję w osobnej teczce z przegródkami. Taka teczka wygląda tak:

teczka-do-kursu-21-dni

Przyznaję, nie jest to zbyt ekologiczne podejście, ale mimo elektronicznego obycia wciąż tego typu zagadnienia wolę notować na papierze.

Gdy szkielet kursu jest w miarę możliwości uporządkowany i wiem na 80%, co obejmuje kurs, to… czas na pracę Natalii, czyli grafikę (ale o tym przeczytasz dwa punkty niżej).

Zawartość merytoryczna kursu

Czyli zwyczajne tworzenie treści i dopracowywanie kolejności poszczególnych modułów. Moja teczka jest wtedy non stop w ruchu.

Wypisuję wszystko, co przychodzi mi do głowy, a co powinno się znaleźć w danym module. Na tym etapie przeglądam również mejle, sprawdzam FB i blog pod kątem pytań, które od Was padają, a które dotyczą danego tematu. Chcę po prostu wiedzieć, z czym konkretnie macie problem i na jakie pytania powinnam odpowiedzieć.

Zdarzają się pytania, na które nie znam odpowiedzi – zapisuję je na kartce pod tytułem „DOWIEDZIEĆ SIĘ, SPRAWDZIĆ, POSZUKAĆ” itp. Zdarzają się zagadnienia, na które znam odpowiedź, ale jeżeli nie ja ją wymyśliłam, chcę znaleźć źródło – wtedy, oczywiście, znowu zlecam sobie dodatkowe zadania w postaci wyszukania podobnych kwestii.

Na tym etapie powstają ćwiczenia, checklisty, materiały do pobrania i wszystko to, co możecie znaleźć w ramach kursu, choć na razie jest to jeszcze nieskładne i brzydkie 🙂

Gdy mam opracowaną zawartość merytoryczną wszystkich modułów, przychodzi czas na nagrania audio i wideo. Pliki audio i wideo nagrywam na końcowym etapie, bo często odwołuję się w nich do innych materiałów lub sugeruję zajrzeć do danego ćwiczenia,więc muszę wiedzieć, jakie materiały i jakie ćwiczenia są już dostępne.

Zawartość graficzna kursu

Wiesz już, że tuż po szkielecie kursu przychodzi czas na pracę graficzną.

Ponieważ nad realizacją mojego projektu pracuje kilka osób, często kilka zadań jest wykonywanych w tym samym czasie – ja opracowuję materiały merytoryczne, a Natalia tworzy oprawę graficzną kursu. W przypadku kursów z reguły Natalia ma za zadanie:

– przygotować ogólną koncepcję graficzną kursu (kolorystykę, układ strony, przykładowe zdjęcia, które wykorzystamy);

– stworzyć logo kursu;

– zaprojektować i zakodować stronę z ofertą;

– zaprojektować i zakodować stronę sprzedażową;

– opracować layout materiałów dla uczestniczek kursu (czyli to, jak wyglądają materiały dla uczestniczek w danym kursie)

– wybrać zdjęcia, które zostaną wykorzystane w kursie;

– przygotować wszelkie banery reklamowe (FB, Instagram, blog, reklamy itp.).

Promocja i sprzedaż

Jeśli projekt, który ma zrealizować cele biznesowe, nie przyniesie pieniędzy, to choćby nie wiem, jak świetnie został zaplanowany, opracowany i zrealizowany, dla mnie staje się kupą, a nie projektem.

Dlatego przygotowanie dobrego planu na promocję i sprzedaż jest dla mnie istotne.

Przygotowując taki plan, bierzemy wiele czynników pod uwagę: porę roku, miesiąc, czas, jaki upłynął od poprzedniej promocji, odstęp między aktualną a kolejną promocją (nie chcemy bowiem promować cały czas). Weryfikujemy swoje doświadczenia z poprzednich projektów – co się sprawdziło i można ponownie wykorzystać, a czego nie ma sensu powtarzać.

Opracowujemy szczegółowy plan promocji i sprzedaży – każdy z poniższych aspektów rozpisujemy co do dnia:

a. artykuły na blogu;

b. posty w portalach społecznościowych;

c. zbieranie zapisów na listę osób zainteresowanych kursem;

d. newslettery wysyłane do moich czytelniczek;

d. newslettery wysyłane do listy osób zainteresowanych kursem;

e. konkursy;

f. reklamy na FB;

g. webinar.

Żaden element nie jest przypadkowy; wszystko mamy wcześniej zaplanowane. No, prawie wszystko. Obecnie wszelkie posty, które możemy zamieścić w czasie promocji i sprzedaży, umieszczamy na FB, ale ich nie planujemy. Dlaczego? Dlatego, że w mediach społecznościowych nie lubię planować z dużym wyprzedzeniem, a już szczególnie w czasie sprzedaży moich kluczowych produktów. Lubię pisać spontanicznie i reagować na to, co się dzieje. Jak dotąd taka strategia mnie nie zawiodła.

Oczywiście mamy przygotowane wszystkie zagadnienia, które zwyczajnie muszę poruszyć w okresie promocji i sprzedaży (ruszyła sprzedaż, koniec pierwszego tygodnia sprzedaży, liczba zapisanych uczestniczek, koniec sprzedaży), ale nie planuję takich wpisów.

Double check

Przepraszam za terminologię, ale nie mogłam się powstrzymać.

Gdy byłam stewardesą (latałam w arabskich linkach lotniczych), po sprawdzeniu swojej części samolotu (każda stewardesa była za taką odpowiedzialna) sprawdzało się również część osoby pracującej naprzeciwko. To był tak zwany double check (ona sprawdzała moje drzwi, a ja jej).

Podczas realizacji naszych kursów także to robimy. Sprawdzamy, czy wszystko działa:

  1. czy działa testowa sprzedaż i czy ścieżka sprzedaży jest prawidłowa (kupno kursu, wysłanie loginu i hasła, wysłanie mejla z potwierdzeniem zakupu kursu);
  2. czy zaplanowane jest automatyczne uruchomienie sprzedaży w pierwszym dniu sprzedaży;
  3. czy na platformie są zamieszczone wszystkie materiały, czy audio i wideo się odtwarzają, czy pliki PDF pobierają się bez problemu;
  4. czy posty w grupach na FB, stworzonych specjalnie na potrzeby kursów, są odpowiednio zaplanowane i przygotowane;
  5. czy są ustawione wysyłki automatycznych potwierdzeń dla osób, które zakupiły kurs;
  6. czy mamy przygotowane wszystkie odpowiednie linki i wiadomości (gdy rozpoczyna się sprzedaż kursu, 80% wiadomości ma mniej więcej tę samą treść, dlatego wiele odpowiedzi mamy przygotowanych);
  7. czy są przygotowane wszystkie reklamy na FB;
  8. czy mamy opracowane wszystkie grafiki i banerki, które wykorzystamy i w czasie sprzedaży, i w czasie trwania kursu;
  9. czy są ustawione wszystkie mejle, które uczestniczki otrzymują codziennie w czasie trwania kursu;
  10. czy są ustawione wszystkie newslettery, które będą wysyłane do listy osób zainteresowanych kursem;
  11. czy jest ustawiona treść wszystkich SMS-ów, które będą otrzymywały uczestniczki kursu (to nowość – w tej edycji kursantki codziennie dostaną SMS z przypominajką o realizacji danego modułu).

To wszystko dzieje się PRZED rozpoczęciem sprzedaży kursu, a to dlatego, że w czasie sprzedaży wszystkie ręce idą na pokład, bo mamy wtedy masę roboty. Dostajemy ogromną liczbę mejli i wiadomości na FB, na które chcemy regularnie odpowiadać.

Realizacja kursu

Realizacja kursu to uruchomienie programu i realizowanie zadań przez uczestniczki.

To moja ulubiona część całego procesu. Dlaczego? Powodów jest kilka.

Po pierwsze, mam za sobą nerwowy okres związany ze sprzedażą. Nie da się ukryć, że adrenalina w czasie sprzedaży skacze pod sufit i na dłuższą metę (dwa tygodnie) jest to dosyć męczące.

Po drugie, wtedy Wy – jako uczestniczki moich kursów – wykonujecie największą pracę. Gdy dokonują się w Was największe zmiany i doświadczacie swoich momentów „Aha”, dla mnie jest to najbardziej nagradzający okres ze wszystkich; to wtedy właśnie najbardziej widzę, że moja praca ma sens.

Po trzecie, nauczyłam się już tak planować swoje zadania, że w czasie programu nie robię niczego poza realizacją kursu. Jest to szczególnie ważne w przypadku „Zorganizuj się w 21 dni”, które oferuje pakiety VIP i standard.

W pakiecie VIP uczestniczki płacą za moją dostępność – w grupie na FB odpowiadam na WSZYSTKIE pytania, dodatkowo każda kursantka może mejlowo konsultować ze mną nieograniczona liczbę kwestii, na które odpowiadam w ciągu dwóch dni roboczych. I mimo że pakiet VIP obejmuje tylko 100 kobiet, czas realizacji kursu jest dla mnie pełnoetatowym obciążeniem, ponieważ cały dzień roboczy zajmuję się kursem.

A tak przy okazji – od wczoraj trwa sprzedaż kursu i w tej edycji mamy już na nim 227 uczestniczek, 50% miejsc w pakiecie VIP jest już zapełnione. Jeśli chcesz dołączyć, to nie czekaj na ostatnią chwilę!

kurs-online-o-tym-jak-sie-zorganizowac-2

Nie stanowi to dla mnie problemu, bo – jak pisałam wcześniej – swoje działania planuję w taki sposób, by było to możliwe.

Zamknięcie kursu

Na etap zamknięcia kursu składa się wszystko to, co dzieje się po kursie, czyli w tym przypadku po 21 dniach od uruchomienia program.

Po pierwsze, kursantki otrzymują ankiety. Zebranie ich odpowiedzi zabiera około tygodnia.

Po drugie, analizuję kurs pod kątem wielu czynników:

  1. finansowym – jakie były koszty opracowania kursu, jakie przychody i jaki zysk. Co się zmieniło od ostatniego kursu i czy była to dobra zmiana. Co kontynuujemy podczas kolejnej edycji, co ucinamy.
  2. merytorycznym – analizujemy głównie ankiety oraz pracę kursantek. Jakie moduły były najciekawsze, najważniejsze, najtrudniejsze? Gdzie uczestniczki miewały tendencję do utykania, a co przechodziły bezproblemowo? Co trzeba zmienić w kolejnym kursie? W zasadzie powinnam dodać: „O ile trzeba”, choć prawda jest taka, że kursy rozwijają się razem z nami i każda kolejna edycja kursu jest inna w stosunku do poprzedniej. W obecnej edycji kursu pojawiły się nowe moduły, a zawartość niektórych została scalona. Uczestniczki poprzednich edycji zawsze mogą zobaczyć, jakie nastąpiły zmiany, ponieważ każdy z moich kursów kupujesz raz, a dostęp do nich otrzymujesz na zawsze
  3. technicznym – czy były jakiekolwiek problemy techniczne? Z serwerem, platformą, systemem do wysyłki newsletterów? Z nagraniami audio lub wideo? Z ćwiczeniami w formie plików PDF do pobrania?

W styczniowej edycji kursu drugiego dnia wysypał się serwer – nie będę mówić, jakiej firmy, bo nie chcę robić kryptoreklamy, w każdym razie nie wytrzymał wejścia ponad pół tysiąca kobiet w tym samym czasie, by odtworzyć ten sam film na platformie. W tej edycji kurs stoi na serwerze dedykowanym, na którym są tylko i wyłącznie moje kursy. Wiem, że śmiga jak złoto, bo przetestowałam go w kwietniu podczas realizacji programu „Zrób to dziś”, w którym udział wzięło ponad 800 kobiet.

Dodatkowo w każdej edycji kursu wdrażamy nowości techniczne, z których słynie Michał budujący moje platformy do kursów online. W tej edycji nowością jest to, że oprócz codziennych mejli uczestniczki otrzymają także SMS-y z powiadomieniem o nowym module.

d. energetycznym i pracochłonnym – na ile sensownie rozłożyłyśmy swoją pracę? Czy bywały momenty, że  padałyśmy na twarz, i co zrobić, by uniknąć ich w przyszłości

Każda taka analiza skutkuje listą wniosków do wdrożenia przy realizacji następnego kursu – wnioski są natychmiast zapisywane albo jako zadania, albo jako pomysły do przedyskutowania w odpowiednim czasie (czyli podczas burzy mózgów przed kolejnym projektem).

Świętowanie

Najlepsze świętowanie, jakie można zrobić po zrealizowaniu projektu, który dział się online, jest… bycie offline. Detoks. Zaplanować posty na tydzień i uciec – do lasu, nad Wisłę, do łóżka pod kołdrę; gdziekolwiek, tylko nie do Sieci. Przetestowałam, sprawdziłam i działa. Polecam 🙂

Efekt końcowy – zobacz kurs „Zorganizuj się w 21 dni” od środka, czyli tak, jak go widzą moje kursantki.