Zanim cokolwiek Wam napiszę, chciałam poinformować, że ruszyła PRZEDSPRZEDAŻ KALENDARZA PSC. Tylko wczoraj sprzedałyśmy już ponad 100 sztuk.

kalendarz psc

Prowadzę biznes online.

Wbrew temu, co możecie wyczytać w Sieci na temat dochodu pasywnego, nie prowadzę go z plaży, hamaka czy kawiarni. Owszem, zdarza się, że pracuję w kawiarni, na dworcu, na balkonie, w Ikei, nie miałam jednak jeszcze epizodu z pracą na plaży (i nie sądzę, żebym kiedykolwiek go miała. Na plaży stanowczo wolę wypoczywać, niż pracować).

Biznes rozwijam szybko, ale ewolucyjnie.

Jedna z moich dawnych klientek, która absolutnie nie chciała wysłuchać moich rekomendacji w zakresie najlepszego dla niej sposobu na organizację czasu, niedawno poprosiła o konsultację w kwestii jak najszybszego rozwinięcia biznesu online (tak, coraz częściej kobiety zgłaszają się do mnie z tym właśnie tematem). Nie zgodziłam się, bo uważam, że umiejętność organizacji i efektywnej pracy jest jednym z najlepszych sposobów na rozwinięcie swojego biznesu online. Jeśli ktoś nie chce wdrożyć jednego, nie osiągnie również drugiego (albo osiągnie, ale nie będzie miał z tego radości, ponieważ zaharuje się na śmierć). Jestem przekonana, że mój sposób na efektywność w pracy w znacznym stopniu przyczynił się do sukcesu Pani Swojego Czasu.

Dzisiaj PSC to cały kombajn – ludzi, społeczności, produktów. Współpracuję na stałe z asystentką Justyną, menedżerką projektów Asią, korektorką Elką Korektelką, graficzką Natalią, Basią, która wykonuje transkrypcje tekstów, Michałem, który dba o moje platformy kursowe, Maćkiem, który dba o bezpieczeństwo moich stron, i Marcinem, który edytuje moje nagrania audio i wideo.

Zaczynałam jak każdy – od jednoosobowej działalności gospodarczej, w której właściciel robi WSZYSTKO. Nie dostałam żadnych zastrzyków finansowych ani dotacji na zatrudnienie tych wszystkich osób.

Pracuję efektywnie. Mam swoje plany i cele. Krok po kroku je realizuję, patrząc kilka miesięcy do przodu. Nie rzucam się z motyką na słońce, lecz robię to, co znajduje się w zasięgu moich możliwości. Nie przejmuję się tym, że ktoś jest lepszy i szybszy. Robię swoje.

Mam swój system efektywnej pracy i właśnie o nim chciałabym Ci dzisiaj opowiedzieć. Jak wygląda efektywna praca w biznesie online?

PRACA TO PRACA

Od momentu, w którym część swojej pracy zaczęłam wykonywać w domu (a było to naprawdę wiele lat temu), postawiłam sprawę jasno: to, że jestem w domu, nie oznacza, że w czasie pracy jestem dostępna dla domowników. Tak jak każdy inny człowiek, który pracuje na etacie, ja również (choć nie pracuję na etacie) w czasie pracy nie zbieram prania, nie odbywam pogaduszek z mężem, nie myję podłogi i nie rozmawiam godzinami z przyjaciółmi przez telefon. Jestem w pracy.

Oczywiście nie jestem robotem i korzystam z faktu, że sama sobie jestem szefem, dlatego czasem w PRZERWIE między zadaniami wieszam pranie, zamiatam podłogę albo wynoszę śmieci. Generalnie robię coś, co wymaga choćby minimalnej ilości ruchu. Ponieważ w większości pracuję przy komputerze, przerwy robię sobie z dala od niego.

MAM PLAN DNIA

Wyobraź sobie, że pracujesz na etacie. Szef wzywa Cię na rozmowę i pyta, co zaplanowałaś na dzisiaj. „Eeee, nooo nie wiem, może zrobię to, a może tamto, a jak mi się zechce, to jeszcze coś innego – odpowiadasz. – Jak mi się nie będzie chciało, to nie zrobię nic”. Taka odpowiedź raczej by nie przeszła, prawda?

Ogromnym plusem pracy na swoim, a tym bardziej w biznesie online, jest to, że dosłownie mogę robić, co chcę, kiedy chcę i gdzie chcę. Ale nie oszukujmy się – standardowo praca to praca i w czasie pracy pracuję.

Mam przygotowany plan dnia i mam zadania do zrealizowania w ciągu dnia. Właśnie dlatego co jakiś czas wypuszczam nowy kurs, tworzę nowy produkt, organizuję kolejny webinar czy realizuję kolejny pomysł. To nie są sprawy, które dzieją się z dnia na dzień; to są kolejne dni pracy i realizacja kolejnych list zadań. W moim planie dnia jest miejsce na to, by zajmować się sprawami bieżącymi, ale jest także miejsce na zadania „popychające” do przodu duże projekty, działania w social media itp.

ODPOWIEDNIE SYSTEMY, PROGRAMY I NARZĘDZIA

Mam taką zasadę, że zaczynam od opcji minimum i stale powiększam swój zasięg. Pierwsze planery wysyłałam osobiście. Po nadaniu 500 sztuk na początkowym etapie wysyłki chciałam umrzeć. Później robiła to moja asystentka Justyna – jej również szybko wyszło to każdym możliwym bokiem. Teraz magazynowanie, pakowanie i wysyłka planerów oraz kalendarzy (a w przyszłości także masy innych produktów) odbywają się za pośrednictwem specjalistycznej firmy logistyczno-dystrybucyjnej (tej samej, która organizuje wysyłkę książek Michała Szafrańskiego i Tomka Tomczyka). Moim zadaniem jest już tylko obserwowanie sprzedaży. Wszystkie przyszłe produkty fizyczne będą wysyłane w taki sposób.

Osobom tworzącym cokolwiek namacalnego wydaje się, że zapakowanie paczki z planerami to nic takiego. I faktycznie, to nic wielkiego. Ale zapakowanie, zaadresowanie i nadanie to jest już określona ilość czasu, która w pewnym momencie zaczyna uwierać, jeśli realizujesz również inne projekty.

Swój czas cenię najbardziej na świecie, dlatego gdy decydowałam się na uruchomienie pierwszego kursu, wiedziałam, że cały system musi działać automatycznie: kilka kliknięć i wszystko gotowe. Żadnego ręcznego wysyłania przelewów, sprawdzania, czy doszły, ustawiania dostępu. Wszystko miało działać automatycznie – i faktycznie tak jest.

Narzędzi, programów i systemów do prowadzenia biznesu online jest cała masa. W każdym możliwym obszarze możesz znaleźć coś dla siebie. Wystarczy poszukać. Warto wybierać takie, które są na miarę Twoich obecnych możliwości i nie rzucać się na wszystko na raz.

MEJLE TO TWÓJ WRÓG

Mejle to najgorszy możliwy sposób komunikacji w przypadku realizowania zadań w biznesie online.

Weźmy na tapetę jeden z moich standardowych projektów, w który są zaangażowane wszystkie wymienionej wyżej osoby.

Czy wyobrażasz sobie, jaki bałagan by powstał, gdybym z każdą z tych osób komunikowała się mejlowo? Gdybym każdą kolejną wersję graficzną na przykład kalendarza PSC otrzymywała w formie mejlowej? Czy wyobrażasz sobie, jak wyglądałyby poszukiwania odpowiedniej wersji w tychże mejlach i ile czasu trwałoby przesyłanie wszystkiego od jednej osoby do drugiej? Jasne, w komunikacji mejlowej mogę uwzględnić każdego adresata i każdy z nich może wszystko widzieć, ale po co, jeśli jest potrzebny tylko na określonym etapie realizacji projektu?

Dlatego w swoim biznesie online w zasadzie nie posługuję się mejlami. To, co choćby w minimalnym stopniu jest tworzone zespołowo, opisujemy w Asanie. Komunikujemy się w taki sposób, aby każdy widział to, co powinien widzieć. Projekty są podzielone na podprojekty, podprojekty na zadania, a wszystkie zadania mają przypisaną datę wykonania, która automatycznie pojawia się w kalendarzu przedsięwzięcia. Wszystkie pliki w ramach projektu znajdują się w jednym miejscu.

Jeśli chodzi o bieżącą komunikację z zespołem, to używamy Slacka. Jest cuuuuuudowny!

TELEFON TO JESZCZE WIĘKSZY WRÓG

W biznesie online możesz korzystać z telefonu, ale nie musisz.

Ja na przykład nie używam. Wróć! Używam telefonu, i to często. W zasadzie w telefonie mam dokładnie to samo, co w komputerze – takie podejście bardzo ułatwia mi życie. Jest jednak pewne „ale”. W zasadzie nie prowadzę rozmów telefonicznych. Nie lubię. To dla mnie ostateczność. Nigdzie zatem nie znajdziesz mojego numeru telefonu i bądź pewna, że gdy napiszesz do mnie mejl typu: „Hej! Mam dla Ciebie superfajną propozycję współpracy! Podaj mi swój numer, to zadzwonię i pogadamy”, na pewno Ci tego numeru nie udostępnię.

Przez telefon rozmawiam jedynie wówczas, gdy wiem, kto i w jakiej sprawie dzwoni, a ja jestem zainteresowana tą sprawą. W 90% nie odbieram telefonów z nieznanych mi numerów. Te 10%, które odbieram, stanowią głównie kurierzy, których się spodziewam, a którzy zwykle dzwonią o tej samej porze.

SAMODYSCYPLINA

W przypadku osób, które uczą, jak robić biznes online, częstym obrazkiem jest ich widok pracujących z laptopem na plaży. Nie znam nikogo, kto działa w biznesie online (a znam naprawdę sporo osób), a kto umiałby efektywnie pracować z laptopem na plaży. Owszem, wszyscy cenimy sobie wolność – ten artykuł piszę na przykład w poniedziałek, siedząc w jednej z lepszych kawiarni w Krakowie – Bunkrze Sztuki – i popijając mrożoną kawę po zjedzonym tu śniadaniu (po mrożonej kawie możecie poznać, że artykuł nie był pisany w październiku – dopisek PSC z przedwczoraj).

To prawda, że masz komfort pracy, mogąc pracować z każdego miejsca (wystarczą komputer lub telefon), jednak większość zadań jest realizowana standardowo – przy biurku. Jednocześnie to Ty dyktujesz, kiedy w tej pracy robisz sobie przerwę na obiad, a kiedy na jazdę na rowerze. Nikt nie stoi nad Tobą z batem i nie grozi, że wyleje Cię z pracy, obetnie pensję itp. Nikt nie każe Ci rozpoczynać i kończyć pracy o określonej godzinie. Ale niestety, gdy się obijasz i nie masz efektów, na nikogo nie możesz tego zrzucić.

ZESPÓŁ

Jako osoba, która zawodowo zajmowała się szkoleniami z zarządzania zespołem, teoretycznie wiedziałam, że nie da się wszystkiego robić samej i że w pewnym momencie dojdę do ściany.

Dzisiaj obserwuję sporo kobiet, które prowadzą biznes samodzielnie i właśnie odbijają się od tej ściany – nie są w stanie generować większych zysków, ponieważ doba ma tylko 24 godziny i zwyczajnie ze wszystkim nie wyrabiają. A jednocześnie nie są w stanie kogoś zatrudnić, bo nie generują większych zysków. Wydaje się, że to błędne koło.

U mnie również proces kompletowania zespołu przebiegał ewolucyjnie. Najpierw napisała do mnie Elka Korektelka i „wprosiła się” do mojego zespołu zupełnie bez pardonu. Pamiętam, że o ile angażowałam ją do pracy z wielką niechęcią oraz obawą, że coś pójdzie nie tak, o tyle nie miałam obaw, że pójdę z torbami, ponieważ kilka pierwszych artykułów Ela chciała opracować dla mnie zrobić gratis, tak abym sprawdziła i zobaczyła co i jak. Okazało się to strzałem w dziesiątkę, a ja na własne oczy przekonałam się, ile mam uwolnionego czasu tylko dlatego, że całą edycję i redakcję artykułu oddaję w cudze ręce.

Nie tylko pisanie artykułu zajmuje mi teraz o wiele mniej czasu, lecz także mam wartość dodaną w postaci tekstów, które zwyczajnie lepiej i szybciej się czyta (tak, dobrze zredagowany artykuł to artykuł, który czytasz szybciej, bo nie zatrzymujesz się na dziwnych językowych łamańcach).

Michał, który zajmuje się stawianiem wszystkich moich platform kursowych oraz dbaniem o to, by wszystko działało na nich jak trzeba, również był oczywistym wyborem. Nie mam żadnych wątpliwości, że byłabym w stanie ogarnąć to technicznie (bo w końcu nie jest to AŻ tak skomplikowane), jednak nie chciałam robić tego samodzielnie. Dlaczego? Wolałam skupić się na tym, co umiem robić najlepiej. Aby odłożyć pieniądze na pierwsze zlecenie Michała (czyli pierwszy kurs online, do którego Michał stawiał platformę), dosłownie pracowałam po godzinach. Być może wtedy tę liczbę godzin można byłoby zrekompensować (czyli tyle samo czasu poświęciłabym na nauczenie się, jak stawiać  platformy, ile na pracę, która umożliwiłaby mi zapłatę za usługę Michała), jednak obecnie na pewno to tak nie wygląda.

Usługi mojej asystentki Justyny również testowałam w praktyce. Wcale nie szukałam asystentki 🙂 i – jak każda przedsiębiorczyni – uważałam, że wszystko robię najlepiej i najszybciej. Dzisiaj, gdy Justyna pracuje dla mnie na wyłączność, nie wyobrażam sobie, że mogłabym jej nie mieć. Wykonuje mnóstwo zadań, dzięki czemu ja nie muszę ich robić (części z nich na dodatek nie znoszę).

Jakie to zadania? Wyszukiwanie drukarni oraz innych podwykonawców (hurtowni, producentów itp.), przeglądanie skrzynki mejlowej, załatwianie 80% pojawiających się spraw oraz delegowanie mi pozostałych 20%. Tworzenie i analiza wszelakich ankiet, robienie zestawień sprzedaży produktów u PSC, opieka nad grupą Pań Swojego Czasu na FB, czuwanie nad tym, co się dzieje na platformie wiedzy, obsługa klientek i panowanie nad kanałami sprzedaży w trakcie realizowania kursów online, opieka nad Pinterestem PSC i mnóstwo, mnóstwo innych czynności realizowanych ad hoc (typu: znaleźć przepiękny zegar do sesji zdjęciowej na już).

O kolejnej osobie, z którą mam zamiar współpracować non stop, zdecydowałam już samodzielnie. Patrząc bowiem w przyszłość, zobaczyłam, że jeśli będę działać tak jak teraz, ewidentnie czeka mnie sufit w postaci niemożności zrealizowania większej liczby projektów. Dlaczego? Dlatego, że do tej pory to ja dbałam o to, aby w każdym projekcie wszystko spinało się na czas. Każdy projekt miał swój plan i harmonogram, a każde zadanie musiało zostać zrealizowane w odpowiednim czasie przez odpowiednią osobę. Następnie należało sprawdzić, czy wszystko jest OK.

Do tej pory spinałam to samodzielnie. Jeśli jednak chcę realizować więcej projektów (a chcę), nie mogę ich osobiście nadzorować i spinać. Stąd decyzja o zatrudnienia menedżerki projektów, która od kilku miesięcy jest taki „master of puppets”, czyli trzyma w swoich rękach wszystkie sznurki. Dzięki temu mogę poświęcać się temu, co sprawia mi największą radość, czyli tworzeniu produktów oraz kontakcie z Wami.

Najciekawsze w tym wszystkim jest to, że pracujemy ZDALNIE. W ubiegłą sobotę spotkałam po raz pierwszy na żywo moją menedżerkę projektów, z którą pracuję od sierpnia. Asystentkę Justynę również zobaczyłam dopiero po kilku miesiącach. Korektelki nigdy na oczy nie widziałam, podobnie jak Michała stawiającego platformy czy Basi robiącej transkrypcje. Graficzkę Natalię widziałam raz, ale to było jeszcze przed nawiązaniem współpracy.

I wiecie, co? Kiedyś prowadziłam tak wiele szkoleń dla osób zarządzających w standardowy sposób (czyli szef codziennie widujący na żywo swoich pracowników w miejscu pracy), że w zasadzie inny sposób pracy wydawał mi się niemożliwy. A to jest nie tylko możliwe, lecz także bardziej efektywne.

Dzięki zdalnej i efektywnej współpracy online całego gangu PSC na świat przyszło nasze kolejne dziecko, czyli Kalendarz PSC, którego przedsprzedaż właśnie się zaczęła. Możesz go kupić TUTAJ.