Gdy jako trenerka umiejętności miękkich jeździłam non stop po całej Polsce i szkoliłam ludzi, najciekawsze dla mnie zawsze było dowiadywanie się tego, jak praca innych wygląda od środka. Od podszewki. Doradca w banku, wciskający produkty, których nie chcesz i których nie potrzebujesz, nagle okazuje się zupełnie fajnym gościem, który po prostu realizuje procedurę. Księgowa, której praca wydaje się haniebnie nudna, nagle opowiada o biznesie od strony cyferek i wychodzi z tego niesamowicie wciągająca historia! Gdy poznawałam te zawody od środka, uświadamiałam sobie, jakimi stereotypami i schematami posługuję się w swoim codziennym życiu. Nie ze złej woli, lecz zwyczajnie z niewiedzy.

Dlatego postanowiłam wprowadzić Cię za kurtynę mojego biznesu i pokazać, jak wyglądają czasowe aspekty mojego działania, z którego efektów korzystasz.

Dlaczego?
Napiszę wprost: bo czasem krew mnie zalewa, gdy widzę i słyszę roszczenia skierowane w moją stronę, z których dowiaduję się, że coś powinnam robić, a czegoś nie: szybciej wysłać mejl z notatką, częściej pisać artykuły, udostępnić powtórkę webinaru na zawsze, opowiadać na każde pytanie w wiadomości. Za darmo. Natychmiast!

Ale jest też drugi powód – na szczęście wciąż dla mnie ważniejszy. To powód merytoryczny wynikający z mojej ciągłej potrzeby pokazywania kobietom, że jeśli tylko chcą – i jest im to potrzebne – to mogą działać efektywniej, aby realizować swoje cele (jakiekolwiek te cele by nie były).

Jestem przekonana, że po webinarze, który poprowadzę w środę (TUTAJ MOŻESZ SIĘ ZAPISAĆ) na temat tego, jak zjadać słonia po kawałku (czyli o zarządzaniu czasem w projektach), dostanę od Was pytanie, które słyszałam już wiele razy: „Skąd mam wiedzieć, ile czasu zabierze mi dana czynność/dane zadanie/dany projekt, skoro jest to coś nowego i nigdy wcześniej tego nie robiłam?”.

Jest wiele możliwości szacowania tego czasu (i będę o nich mówić podczas webinaru, więc się zapisz). Moją ulubioną jest sprawdzanie, podglądanie i podpytywanie innych, którzy już to robili!

Czasem działają dokładnie w tym samym obszarze co my, więc ich doświadczenie możemy przenieść w zasadzie 1:1. Czasami jest to inny obszar, trzeba się więcej nabiedzić, aby – inspirując się innymi – znaleźć możliwości dla siebie.

Dzisiaj chciałam Ci pokazać, jak od środka wygląda taki słoń. Tym słoniem będzie właśnie webinar.

Z Twojej perspektywy to nawet nie jest słoń, lecz małe słoniątko, bo jeśli uczestniczysz w moich webinarach (a taką mam nadzieję), to widzisz tylko efekt, czyli półtoragodzinne spotkanie online. Czasem jeszcze odbierasz mejl z notatką wizualną. I tyle.

Twoja wizja webinaru to spędzone razem ze mną półtorej godziny.

Jeśli jesteś w jakikolwiek sposób zainteresowana biznesem online, reklamą i promocją, być może jeszcze podglądasz sposób, w jaki informuję o webinarze lub go promuję, a także miejsca, w jakich to robię. Jeśli jednak tylko uczestniczysz, zapewne tego nie zauważasz.

Tymczasem przygotowanie jednego webinaru to dla mnie i dla #ganguPSC (mojego zespołu) MASA PRACY! I pieniędzy również! Tak, Moja Droga, wkładam pieniądze w coś, co dostajesz za darmo! Choć akurat to nie jest najważniejsze.

Innymi słowami: jeśli masz cokolwiek wspólnego z biznesem online i kiedykolwiek zechcesz zorganizować webinar – ten artykuł będzie dla Ciebie przykładem dzielenia słonia na kawałki; w skali 1:1 możesz odnieść do siebie opisywane kwestie.

Jeśli nie masz nic wspólnego z biznesem online, to… na pewno masz w swoim życiu słonie – wielkie projekty, do których trzeba jakoś się zabrać. I jakoś – w sumie nie wiadomo jak – zabierasz się do nich. Bo nie wiadomo, od czego zacząć. No i ile czasu temu poświęcić.

Ten artykuł jest również dla Ciebie. Nie zaaplikujesz go dosłownie do swojego życia (bo Twój słoń jest inny niż mój), ale pomoże Ci zrozumieć, w jaki sposób zarządzić swoim słoniem.

To co? Zaczynamy?

MIESIĄC PRZED WEBINAREM

 Ustalamy datę kolejnego webinaru.

Czasem nie znamy tytułu, czasem nawet w przybliżeniu nie wiemy, o czym będzie. Ale chcemy, aby cały świat wiedział, że Pani Swojego Czasu organizuje webinary raz w miesiącu, dlatego data kolejnego jest ustalana z wyprzedzeniem.

Sprawdzamy dostępność całego #ganguPSC w danym terminie.

Joanna (moja menedżerka projektów) oraz Justyna (moja asystentka) muszą zarezerwować sobie ten wieczór, bo obie są obecne podczas webinaru (Joasia ogląda przebieg spotkania – tak jak Wy, a Justyna pełni funkcję prezentera, czyli jest w środku – tak jak ja. Dzięki takiemu podziałowi mam pewność, że dowiem się, jeśli cokolwiek zadzieje „w środku” albo „na zewnątrz”). Sprawdzamy też dostępność Natalii, która z każdego webinaru przygotowuje dla nas notatkę wizualną, przesyłaną później mejlem osobom zapisanym na webinar.

Wszystkie istotne zadania zapisujemy w formie checklisty w Asanie (programie do zarządzania projektami, którego używamy).

Checklista jest powtarzalna – 99% zadań wykonujemy przed każdym webinarem. W Asanie wygląda to mniej więcej tak:

TYDZIEŃ PRZED WEBINAREM

Ustalenie tematu webinaru

Czasem po konsultacjach z Wami. Jeśli temat konsultuję z Wami, do listy zadań często dochodzą: stworzenie grafiki do wpisu na FB, napisanie newslettera, dodanie odpowiedniej treści do newslettera, zebranie odpowiedzi i ustalenie tematu (w taki sposób był ustalany temat najbliższego webinaru – uwzględniłyśmy Wasze preferencje).

Stworzenie webinaru w systemie do webinarów (korzystamy z Webinar Jam).

Webinary nie wiszą w próżni. Nie mam guzika w swoim komputerze, który sprawia, że wszystko dzieje się samo. Każdy webinar, który kiedykolwiek oglądałaś, działa w jakimś systemie. Ustawiamy datę, godzinę, osoby prezentujące itp. Wszystko po to, aby wygenerować dla Ciebie link, w który klikniesz w środę o 21.00, aby spotkać się z nami na żywo.

Wybór grafiki do webinaru.

Do każdego webinaru jest tworzona odrębna grafika, która musi być spójna – bez względu na miejsce, w którym informujemy o spotkaniu. Zawsze potrzebujemy grafik do:

– wpisów na FB;

– wpisów na Instagramie;

– cover photo na fanpejdżu Pani Swojego Czasu;

– cover photo w grupie Pań Swojego Czasu;

– cover photo do wydarzenia (jeśli takie organizujemy).

Oczywiście przed stworzeniem grafik musimy mieć zdjęcie. Czasem przeszukujemy własne zasoby, czasem stocki (korzystamy z Fotolii).

Stworzenie odpowiedniej automatyzacji w systemie do wysyłki newsletterów (korzystamy z Active Campaign).

Co konkretnie oznacza automatyzacja? Oznacza, że jeśli zapiszesz się na webinar, to w naszym systemie wpadniesz na odpowiednią listę i automatycznie otrzymujesz mejl z informacją o zapisie na webinar, a także datą, godziną oraz linkiem do spotkania.

Dzień przed webinarem i godzinę przed webinarem zostaną do Ciebie wysłane mejle (również automatycznie) przypominające Ci o naszym spotkaniu, a po webinarze otrzymasz wiadomość z linkiem do powtórki oraz notatkami wizualnymi, które są streszczeniem webinaru. Taką sekwencję mejli ustawia się raz; potem wszystko dzieje się „samo” (oczywiście trzeba wpisać treść wiadomości i wstawić odpowiednie grafiki).

Stworzenie strony lądowania do zapisów na webinar (korzystamy z Leadpages).

Żeby obejrzeć webinar, musisz się na niego zapisać. A zapisać musisz się z jakiegoś miejsca. Strona lądowania jest właśnie takim miejscem.

Do tworzenia stron lądowania używamy Leadpages, które nie jest rozwiązaniem najtańszym, ale według mnie zdecydowaniem najlepszym i najbardziej estetycznym. Strona lądowania wygląda tak: ZOBACZ

Stworzenie strony z podziękowaniem za zapis.

Gdy zapiszesz się na webinar, a Twój adres mejlowy wpadnie do naszego systemu, wyświetli Ci się strona z podziękowaniem za zapis (żebyś wiedziała, że się zapisałaś! :)).

Przetestowanie zapisów.

Zanim wypuścimy w świat informację o zapisach, musimy być pewne, że system hula. Dlatego zapisujemy się i sprawdzamy, czy dostaniemy wszystkie powiadomienia, czy przyjdą mejle, czy działają linki i czy nasze adresy mejlowe wpadają na odpowiednią listę. Jeśli wszystko gra i buczy, przechodzimy do najciekawszej części programu, czyli…

REKLAMA – PROMOCJA – SZUM

Słowo „reklama” potraktuj umownie. Nie chodzi mi o płatną reklamę (bo rzadko stosuję takową do bezpłatnych webinarów); mam na myśli zwyczajne informowanie świata o tym, że Budzyńska robi webinar i „przyjdźcie, bo będzie czadowo” 🙂 🙂 🙂

Wychodzę z założenia, że nie ma czegoś takiego jak zbyt nachalne informowanie. Dlaczego? Ponieważ bez względu na to, jak często będę go promować, pisać o nim i przypominać, zawsze znajdą się osoby, które nie zauważyły/zapomniały/nie przyszły/nie przeczytały.

Newsletter.

Obecnie mój newsletter subskrybuje 26 657 osób (w większości są to kobiety, choć nie tylko; wiem o tym od panów oburzonych, że piszę do nich w rodzaju żeńskim). Każda z tych osób jest informowana o webinarze i zachęcana do zapisania się.

Grupa na FB.

Grupa Pań Swojego Czasu to ponad 19 000 zaangażowanych kobiet, które są ze mną w bezpośrednim kontakcie. A ja z nimi. Muszę przyznać, że ta grupa to moje ulubione miejsce w internecie i traktuję ją specjalnie. Tylko tam opowiadam o nowościach, tylko tam nadaję na żywo, tylko tam tańczę podczas #kawazbudzynska. Zdecydowanie powinnaś tam być, jeśli jeszcze Cię z nami nie ma!

Na czas zapisów na webinar zmieniam w grupie cover photo. W grupie zachęcam do zapisów. W grupie zbieram pytania dotyczące dylematów i problemów, o jakich opowiem podczas webinaru. No i w grupie wybieramy muzykę, do której będziemy tańczyć podczas spotkania 😉

Fanpejdż.

Tutaj również zmieniam cover photo. I również informuję o spotkaniu tak często, jak mogę.

Niektórzy myślą, że informowanie o webinarze jest po prostu przekazywaniem informacji typu: „Jest webinar, przyjdź!”. To nudne (mówiłam o tym w moim ostatnim podcaście – posłuchaj go albo przeczytaj TUTAJ). Zamiast tego staram się pokazać, jaki klimat panuje podczas naszych spotkań, bo – nieskromnie mówiąc – jest on wyjątkowy. Takich webinarów jak moje nikt nie robi! 🙂

Wydarzenie.

Czasem tworzę wydarzenie na FB związane z webinarem. A czasem nie 🙂

To najbardziej kulejący element naszych webinarów. Kulejący w tym sensie, że nie do końca jestem do niego przekonana i nie mam twardych dowodów na jego skuteczność w trakcie promocji. Z tego, co wiem, do wydarzenia wirtualnego na FB dołącza wiele osób, a na fizyczne spotkanie już się tyle nie zjawia.

U mnie jest na odwrót: w wydarzeniu na FB swój udział deklaruje około 50 osób, a około 3500 jest faktycznie zapisanych (tyle mniej więcej osób zapisuje się każdorazowo na moje webinary. Na najbliższe spotkanie zapisało się jak dotąd 2500 osób).

Artykuł na blogu.

Zgadłaś. Na przykład taki jak ten. Akurat ten w całości jest poświęcony webinarom, mimo że informuję o nich w zasadzie w każdym wtorkowym wpisie poprzedzającym środowe spotkania (moje webinary zawsze odbywają się w środę). I nie interesują mnie głosy kobiet, które z oburzeniem meldują, jakie to straszne, że na własnym blogu, na którym serwuję wiedzę (za darmo!) tak mocno promuję własne wydarzenie. Rzeczywiście straszna sprawa! Ktoś chyba powinien to zgłosić policji.

3 DNI PRZED WEBINAREM

Przypominam mężowi o dacie i godzinie mojego webinaru – tego dnia musi wypaść jego kolej kąpania i usypiania dzieci 🙂

Próbny webinar.

Przed każdym webinarem urządzamy próbę. Ja i Justyna znajdujemy się po jednej strony ekranu, Joasia po drugiej. Sprawdzamy, czy działa, czy nas widać i słychać, czy udostępnia się ekran, czy działają przyciski. Żeby było jasne: próba to bardziej gwarancja naszego spokoju niż tego, że wszystko zadziała. Bo czasem nie zadziała – bez względu na liczbę prób. Ostatnia nasza próba wyglądała tak:

Zebranie wszystkich pytań merytorycznych związanych z tematem webinaru.

Przygotowanie prezentacji na webinar.

W tym punkcie nie mam na myśli wyłącznie przygotowanie w Keynote prezentacji, którą zobaczysz podczas webinaru, lecz całościowe merytoryczne przygotowanie.

Jak już wiesz, moje webinary odbywają się zawsze w środę, lecz przygotowania zaczynam już w poniedziałek. Poniedziałek i wtorek oznaczają dla mnie pracę merytoryczną – muszę zebrać całą swoją wiedzę na dany temat. Czasem uzupełnić ją o inne/nowe zagadnienia. Czasem poszukać źródeł. Ułożyć wszystko, żeby miało ręce i nogi. Sprawdzić, czy nie jest tego za dużo/za mało (z reguły jest za dużo). Spisać wszystko na papierze (jestem w tym względzie niesłychanie nieekologiczna, ale nie jestem w stanie czegoś powiedzieć, jeśli wcześniej tego nie zapiszę). Tak opracowaną wiedzę przekładam na slajdy (nie znoszę tego robić, bo nie lubię bawić się z prezentacjami).

Przećwiczenie prezentacji.

Jako osoba prowadząca webinar muszę wiedzieć, ile zajmie mi prezentacja, dlatego zawsze w środę rano robię próbę generalną (ze stoperem!) i na tej podstawie coś dodaję lub usuwam (z reguły usuwam :)). Ćwiczę ze stoperem tylko po to, aby wiedzieć, ile zajmuje mi całość; nie zwariowałam do tego stopnia, żeby planować, że w dwunastej minucie webinaru koniecznie muszę o czymś powiedzieć.

Wybór muzyki.

Podczas webinarów (w przeciwieństwie do „Kawy z Budzyńską”) za każdym razem słychać inną muzykę. Z reguły to Wy ją wybieracie. Wrzucam do grupy post z pytaniem, do czego chcecie dzisiaj tańczyć, a Wy zamieszczacie swoje propozycje. Przy okazji poszerzam swoje horyzonty muzyczne 🙂

Przygotowanie notatek do wykorzystania podczas webinaru.

Te notatki nie zawierają treści merytorycznych, lecz bardziej logistyczne. Chcę bowiem, aby każda z Was czuła się na webinarze dobrze i wiedziała, co i jak działa, co kliknąć, kiedy się zacznie, kiedy skończy, a także co się po kolei wydarzy. Zapisuję sobie wszystko, o czym powinnam powiedzieć – jaka jest agenda webinaru, kiedy będzie czas na pytania, jak je zadawać itp.

Najzabawniejsze jest to, że od jakiegoś czasu mam karteczkę, na której jest napisane: „Nazywam się Ola Budzyńska i jestem Panią Swojego Czasu”, ponieważ najczęściej zapominałam… przedstawić się (podczas moich webinarów nie ma bowiem piętnastu slajdów na temat tego, kim jestem, czym się zajmuję i w jakich mediach występowałam).

GODZINA PRZED WEBINAREM

Ostatnia promocja webinaru w mediach społecznościowych – live’y na instagramie i FB przypominające o webinarze.

Sprawdzenie komputera, zasilacza, słuchawek, kamery i mikrofonu.

Wcześniejsze zalogowanie się do systemu webinarowego.

W pokoju webinarowym z reguły jestem już o 20.30. O 20.45 pojawia się Justyna. Sprawdzamy jeszcze raz, czy wszystko słychać, widać i „rozgadujemy się”. Takie przedwebinarowe gadanie bardzo pomaga mi zredukować stres, który przez pierwsze trzy minuty webinaru jest OLBRZYMI!

Odpalam jeszcze tablet, na którym monitoruję Wasze komentarze i pytania i…

ZACZYNAMY WEBINAR!!!

PO WEBINARZE

Przeczytanie i przeanalizowanie Waszych komentarzy zamieszczonych w trakcie webinaru.

Do czatu webinarowego wchodzi tylko 1000 pierwszych osób (ograniczenie systemowe, na które nie mamy wpływu). Wasze komentarze skopiowane do pliku tekstowego zajmują z reguły 50–80 stron! Same powitania ciągną się przez kilka kartek, ale tak czy siak – jest tego dużo. Uwielbiam je czytać i czytam zawsze! I wybieram perełki!

Odebranie notatki wizualnej od Natalii i załadowanie jej na serwer, z którego możecie ją pobrać.

Post na FB o tym, że webinar był i się skończył, notatka wizualna zostanie wkrótce udostępniona, a tymczasem garść najciekawszych cytatów (z Waszych komentarzy).

Pełna gotowość #gangPSC po webinarze.

Te dwa dni po webinarze to dla nas zawsze ogrom pracy – nagle pojawiają się tabuny kobiet, które nie zauważyły/nie zapisały się/przespały/zapomniały itp. Wtedy też napływają skargi i zażalenia, że niby dlaczego powtórka jest dostępna tylko 24 godziny, a nie na przykład tydzień, bo przecież ktoś jedzie na wakacje/będzie zajęty/był chory itp.

Rozumiem, że nie zawsze ktoś może gdzieś być, musi wybierać/zapomni/nie zauważy, ale nie jest to moja wina. Tym bardziej nie jest moim obowiązkiem udostępnianie na zawsze bezpłatnych treści, w które wkładam tyle wysiłku i pieniędzy (wszystkie systemy, które Wam zaprezentowałam, są płatne. Notatka wizualna, którą dostajecie bezpłatnie po webinarze, jest również realizowana odpłatnie, ponadto opłacam czas osób pracujących w #gangPSC podczas organizacji webinaru).

Transakcja jest taka: treść udostępniam bezpłatnie tylko pod pewnymi warunkami.

– Zapisujesz się, czyli podajesz mi swój adres mejlowy (tak, dołączam Cię wtedy do mojej listy newsletterowej, o czym informuję Cię podczas zapisu).

– Jeśli zapisałaś się, ale nie pojawisz się na webinarze, przez 24 godziny możesz bezpłatnie obejrzeć powtórkę (dostajesz mejl z linkiem).

– Dostajesz notatkę wizualną, którą możesz sobie pobrać i wydrukować.

Zdjęcie webinaru z sieci i umieszczenie go w sklepie Pani Swojego Czasu w cenie 29 złotych. Poprzednie webinary możesz zobaczyć TUTAJ.

Odpisywanie na wiadomości osób, które nie mogły/nie zauważyły/wybrały coś innego/zapomniały/zaspały, a „bardzo, bardzo proszą o to, aby mogły obejrzeć webinar”.

No i co?

Jak widzisz, coś, co dla Ciebie jest tylko półtoragodzinnym spotkaniem, dla nas oznacza MASĘ ROBOTY! Piszę „dla nas”, bo nie robię tego sama. Od tego mam #gangPSC; w całym tym procesie każda z nas odgrywa ściśle określoną rolę i ma określone zadania do zrealizowania.

Mam nadzieję, że moje rozebranie słonia na kawałki pomoże Ci w rozebraniu i zjedzeniu Twojego słonia.

A na najbliższy webinar możesz zapisać się tutaj: