Dlaczego warto myśleć i pracować projektowo, czyli zarządzanie projektami w praktyce

Magda Ostrowska – ekspert #KlubuPSC

Cześć! Mam na imię Magda i od blisko 15 lat zarządzam najróżniejszymi projektami. Zaczynałam od projektów szkoleniowo-doradczych w różnych korporacjach branży finansowej, następnie zrealizowałam setki projektów z pogranicza biznesu i IT we własnej firmie – butikowej agencji kreatywnej Monkey Business, a obecnie zarządzam obszarem projektów u Pani Swojego Czasu. Pisząc o zarządzaniu, mam na myśli zarówno portfolio projektów PSC, jak i zespół menadżerek projektów, które odpowiadają za poszczególne wdrożenia. Aby jeszcze bardziej przybliżyć Wam temat, dodam, że wraz z wieloosobowymi zespołami projektowymi zrealizowałyśmy wspólnie m.in. takie projekty jak:

• kolekcja Girl Power; 
• kursoksiążka Bez liczenia i ważenia; 
• liczne akcje promocyjne, np. Back to study, Zorganizowana rodzina, Promocja urodzinowa -42%; 
• kalendarze PSC na rok 2022; 
• onboarding dla nowych członkiń i członków Gangu.

Jesteśmy również w trakcie wielu projektów, a wśród nich np.:

• przygotowanie VI edycja Klubu PSC;
• wewnętrzny projekt IT – wdrożenie ERP;
• kursoksiążka Czas na Twoje mocne strony;
• i wiele innych, o których zwyczajnie mówić jeszcze nie mogę.

Dlaczego warto myśleć i pracować projektowo?

Zarządzanie projektami to obszar wybitnie interdyscyplinarny, w którym przeplatają się m.in. kompetencje organizacyjne, analityczne, komunikacyjne i interpersonalne. Na bazie swoich osobistych obserwacji uważam nawet, że zarządzanie projektami, to jedna z kluczowych kompetencji każdej przedsiębiorczej osoby. Ułatwia też wiele spraw w życiu prywatnym, bo pomaga zamieniać nawet najbardziej mgliste marzenia w realny plan działania. Moje słowa znajdują również odzwierciedlenie w wielu raportach dotyczących kompetencji jutra, które jednoznacznie pokazują, że myślenie projektowe i praca projektowa to ważny element pracy, edukacji i biznesu. 

Prawda jest taka, że te największe przedsięwzięcia są coraz bardziej złożone, więc realnie nie da się „usiąść i zrobić” i to najlepiej „na już”. Trzeba skonkretyzować założenia projektowe, zaplanować poszczególne działania, rozłożyć je w czasie z uwzględnieniem posiadanych zasobów osobowych i finansowych, a następnie krok po kroku realizować poszczególne zadania, pozostając otwartą na zmiany i odchylenia od pierwotnych założeń. Bo prawda jest taka, że w projektach wszystko co może pójść źle, najpewniej pójdzie źle, więc cały w tym ambaras, aby się na to odpowiednio wcześniej przygotować, wdrażać na bieżąco zmiany i wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Mam ambicję, aby właśnie tego wszystkiego nauczyć Klubowiczki w trakcie mojego 6-miesięcznego programu szkoleniowego.

Jakich efektów możecie się spodziewać?

Tworząc program szkoleniowy położyłam nacisk na praktyczny aspekt zarządzania projektami, aby już w trakcie trwania ścieżki, każda Klubowiczka nie tylko dowiedziała się, jak zarządzać swoimi projektami, ale przede wszystkim, aby zdobytą wiedzę mogła przełożyć na realne działanie, czyli:

• ze wszystkich swoich pomysłów wybrała ten, na którym skupi się w pierwszej kolejności, zamieni go w projekt i zacznie realizować równolegle z przerabianiem mojej ścieżki;
• określiła zakres, budżet i harmonogram swojego projektu oraz rozplanowała poszczególne działania w czasie;
• potrafiła przeciwdziałać i adekwatnie zareagować na wszelkie odchylenia od pierwotnych założeń projektowych, inaczej mówiąc – świadomie zarządzała ryzykiem projektowym;
• doprowadziła swój projekt do szczęśliwego zakończenia i ewaluacji, by móc wyłapać dobre praktyki i zapobiegać powtarzaniu tych samych błędów w przyszłości.

Oczywiście ostatni punkt zależy od rozmiaru projektu, nad którym Klubowiczki będą chciały pracować. Jeżeli nawet harmonogram projektu będzie ułożony na dłużej niż 6 miesięcy, to przynajmniej doprowadzimy go do tak zaawansowanego etapu, jak to tylko będzie możliwe.

Jak będziemy pracowały?

Aby Klubowiczki mogły pracować nad swoimi projektami, postanowiłam uderzyć z turbodoładowaniem. I tak. Na start otrzymają dostęp do przygotowanego przeze mnie szkolenia, które ma formę projektu w Asanie. Dzięki temu zapoznają się z bezpłatną wersją Asany jako narzędziem pomocnym w zarządzaniu projektami. Już przechodząc sam projekt, oglądając tutoriale i wykonując zadania praktyczne, Klubowiczki poznają funkcje Asany na tyle, aby wyciągnąć jak najwięcej z treści poruszanych na webinarach i móc równolegle pracować nad wybranym przez siebie projektem. Ale, ale.

W ramach przygotowanej przeze mnie ścieżki, obok zgłębiania tajemnic Asany, Klubowiczki będą zgłębiały również wiedzę projektową. Zatem aby nauka była jak najbardziej efektywna i zwyczajnie angażująca, zaplanowałam również inne formy pracy, takie jak:

• webinary z kartami pracy i możliwością zadawania pytań dot. omawianego zagadnienia. 
• spotkania online, czyli Projektową spółdzielnię rozpoczynającą się krótkim wstępem merytorycznym, a następnie, już w mniejszych grupach, polegającą na pracy nad tematem miesiąca. Co ważne, każda osoba w grupie będzie pracowała nad swoim własnym projektem, ale będzie miała możliwość komunikacji z grupą za pomocą czatu oraz jedną przerwę na tzw. grupową rozkminę. 
• spotkania Live Q&A, w trakcie których będę odpowiadała na pojawiające się pytania Klubowiczek i ogólnie postaram się rozwiać wszelkie projektowo-asanowe wątpliwości.
• cykliczne tutoriale wideo czyli Asanowe Tips&Trics, w których pokażę kilka sprytnych sposobów na pracę projektową i rozbudowanie funkcjonalności bezpłatnej wersji Asany.

Zapraszam, zachęcam i bardzo polecam

Myślę, że na zakończenie warto podkreślić, dla kogo w ogóle jest ta ścieżka. 
A prawda jest taka, że cały program szkoleniowy stworzyłam z myślą o Klubowiczkach, które bynajmniej nie cierpią na brak pomysłów, a bardziej ich „nadmiar”, hamujący działanie. Mam tu na myśli osoby najbardziej kreatywne, które nie mają problemu z generowaniem pomysłów, ale z ich realizacją już tak.

Bo nie wiedzą, od czego zacząć, i przeraża je ogrom pracy.

Bo nie wiedzą, jak oszacować czas na realizację poszczególnych działań.

Bo boją się, że nie wystarczy im pieniędzy.

Bo boją się, że wszystko, co może pójść źle – pójdzie źle.

Bo boją się utraty motywacji, co rychło spowoduje, że odpuszczą w trakcie.

Bo (wpisz swoje bo).

Mam dobą i złą wiadomość. Zła jest taka, że częściowo te obawy są uzasadnione. Pracy jest dużo, wszystko co może pójść źle – najpewniej pójdzie źle, harmonogramy lubią się rozjeżdżać, a budżet kończy w połowie. Jeżeli jednak realnie chcecie zminimalizować ryzyko wystąpienia powyższych zagrożeń, by działać skuteczniej – moja ścieżka będzie odpowiedzią na Wasze potrzeby. Poszczególne elementy procesu projektowego będę omawiała na prawdziwych przykładach, a przede wszystkim skupimy się na działaniu, bo przecież o działanie w tym wszystkim chodzi.

I to jest ta najlepsza wiadomość.

with L O V Ę

Magda @OstraOstrowska

Magda Ostrowska
Menadżerka projektów, trenerka biznesu, pasjonatka produktywności i narzędzi, które pomagają zamieniać pomysły w realny plan działania. Przez blisko 15 lat prowadziła szkolenia i zarządzała projektami w korporacjach oraz swojej agencji kreatywnej, a obecnie zarządza obszarem szkoleń i projektów w PSC. Do życia potrzebuje książek i kawy przegryzionej pączkiem, a jej supermocą jest „ponadludzki głód wiedzy”.