Ręka w górę, która z Was nie doświadczyła nigdy uczucia, że tonie pod nawałem codziennych obowiązków. Zarówno sfera zawodowa, jak i prywatna, to suma takich zadań, które kotłują się w naszych głowach, powodując chaos. Jak nad tym zapanować, by nie stracić kontroli, a jednocześnie nie dać się przytłoczyć? O nieprzecenionej roli kalendarza w codziennym planowaniu pisze dziś Gosia z Przetwórni Wspomnień.


Gosia z Przetwórni Wspomnień

Wyślij maila, zrób zakupy, zadzwoń do Magdy… Tysiące drobnych spraw, które każdego dnia trzeba ogarnąć, bo jak nie, to będą się kumulowały, przyciskały i utrudniały rzeczywistość. To codzienność każdej z nas. Te małe i większe zadania, które sumując się, tworzą większe projekty albo i nie – po prostu trzeba je zrobić. Zapraszam Was dzisiaj do świata moich zadań.

Moje codzienne planowanie obejmuje dość sporo elementów. Planuję swoją pracę, część rzeczy, które dotyczą domu, codzienną naukę mojego syna. Trochę tego jest. Mój system ogarniania spraw codziennych się zmienia, dopasowuje do tego, co się dzieje, i tego, jakie mam potrzeby, ale jedno jest pewne: podstawą tego planowania jest miesięczny kalendarz.

To tam lądują wszystkie ważne terminy:

  • Daty prowadzonych przeze mnie warsztatów (również tych stałych, cotygodniowych), po to, żeby nie umówić się pomyłkowo w dwa miejsca jednocześnie, i wiedzieć jakie mam moce przerobowe danego dnia;
  • Wyjazdy mojego męża (oznaczam je wybranymi naklejkami) – to ważne, ponieważ jest ich dość sporo, a ja pracuję popołudniami, wiąże się to ze zorganizowaniem opieki do Mai;
  • Terminy „rodzinne” – czyli koncerty, wyjścia, wizyty u lekarza, spotkania rodzinne
  • Priorytety – korzystam z tego miejsca w planerze do tego, żeby wyznaczyć najważniejsze projekty związane z pracą na dany miesiąc.

Kalendarz miesięczny jest dla mnie punktem wyjścia do planowania wszystkich pozostałych rzeczy, w tym również posiłków, ponieważ daje mi obraz ilości czasu, jakim w danym momencie dysponuję. Właściwie nie ma dnia, kiedy bym z niego nie korzystała. Nie potrafię za to korzystać z elektronicznych wersji kalendarza. Próbowałam już kilkakrotnie, bo to wiadomo i możliwość synchronizacji z innymi osobami i komórka zawsze pod ręką, ale nie jest to narzędzie dla mnie, zdecydowanie wolę wersję papierową w planerze.

Dobrze, ogół ogarnięty, czas na szczegóły, czyli te maleńkie, pojedyncze sprawy wyrwane z kontekstu. I tutaj system jest zmienny. Kiedyś pisałam wszystko na jednej liście i potem odkreślałam. Później przyszła pora na podział na dni tygodnia.

Codzienne planowanie - jak nad nim zapanować

I to była ważna zmiana. Bardzo szybko okazało się bowiem, że każdego dnia lista moich zadań jest zbyt długa i przydałby się ósmy dzień tygodnia, żeby zrealizować wszystko. Nie była to kwestia prokrastynacji. Po prostu nie doceniłam liczby swoich stałych, codziennych obowiązków. Około dwa miesiące zajęło mi „wyregulowanie tej kwestii” i zauważenie, jak wiele jest spraw, które robię każdego dnia, a których nie umieszczam na liście.

Codzienne planowanie - jak nad nim zapanować

Dzięki temu po tym czasie moja lista zaczęła wyglądać tak, że jej realizowanie zaczęło być możliwe. Co ważne, wpisuję na nią również tzw. zadania pierdołowate, dzięki temu przestałam odkładać wykonanie telefonu do urzędu (do tej pory z tego powodu mojemu mężowi siwiały włosy). Nie muszę też o tych zadaniach pamiętać i to zdecydowanie sprawia, że głowa staje się lżejsza (bo nie powtarzam w pamięci w kółko tego, co powinno być załatwione danego dnia).

W razie potrzeby w tygodniowych listach ujmuję również tygodniowe habit trackery. Nie jest to dla mnie obowiązkowe, nie robię ich po to, żeby ładnie wyglądały w kompozycji. Korzystam z nich tylko wtedy, gdy widzę taką potrzebę, czyli zazwyczaj, kiedy budowanie jakiegoś nawyku jest u mnie na początkowym etapie lub pojawia się jakiś nowy obowiązek, nad realizacją którego muszę zapanować.

Codzienne planowanie - jak nad nim zapanować

Niektóre zadania zdarza mi się też notować na małych samoprzylepnych karteczkach. Dzieje się tak wtedy, kiedy potrzebuję zapisać rzeczy dotyczące jakiegoś zadania, które jest odsunięte w czasie i lista zadań dopiero się tworzy. Dzięki temu, że taka karteczka ląduje w planerze, mam do niej łatwy dostęp i mogę dopisać roboczo to, co w danym momencie przyszło mi do głowy, a nie przypominać sobie po jakimś czasie, co tam wymyśliłam kiedyś, jadąc w tramwaju. Taki system ma jeszcze dodatkową zaletę: pozwala mi to spojrzeć na dany projekt z innej perspektywy, z dystansu, po kilku dniach przemyśleń, a nie w emocjach i pośpiechu.

Pewnie część z Was pomyśli, że poświęcam na robienie takich planów mnóstwo czasu… Jednak nic bardziej mylnego. Dzięki temu, że przygotowuję sobie taki plan, jestem spokojniejsza, nie tracę czasu na odświeżanie i przypominanie, „co jeszcze”. Robię tylko nagłówek, który po prostu zapisuję innym pisakiem niż całą resztę (i zajmuje mi to jakieś 3 minuty), z ochotą ozdabiam go naklejkami (no uwielbiam je, co tu dużo mówić) i gotowe. Grudzień zresztą przyniósł nową, tymczasową modyfikację. Moja córka Maja rozchorowała się na ospę, co sprawiło, że nie byłam w stanie rozplanować dokładnie zadań na poszczególne dni. Ograniczyłam się więc do tego, żeby zadbać o przestrzeń, w której będę mogła umieścić swoje zadania, nie rozplanowując ich tak dokładnie w czasie jak zazwyczaj. Dzięki temu o niczym nie zapomnę, ale mam też dystans do tego, kiedy uda mi się wykonać daną rzecz, ponieważ wiem, że choroba dziecka w tym momencie zmieniła priorytet moich działań.

Codzienne planowanie - jak nad nim zapanować

Codzienne zadania planuję szybko, przy kawie… a jak kawa się skończy, to pozostaje jedno: „Wypiłaś – działaj”.

Codzienne planowanie - jak nad nim zapanować