Dzisiaj w ramach naszej współpracy z Dagmarą, freakiem planowania, dowiecie się, jak planować swoją pracę. Dagmara pracuje w dwóch zawodach, łączy to z wychowywaniem dziecka i pisaniem artykułów dla nas. Zobaczcie jej patenty – bo kilka może się przydać, nawet jeśli Wasza sytuacja zawodowa jest zupełnie inna!


Dagmara Uhl

Ten artykuł jest pierwszym z kilku, w których będę opisywać organizację mojej pracy zawodowej. W jednym z pewnością nie udałoby się tego wszystkiego zgromadzić, więc dziś tytułem wprowadzenia opowiem, jak planuję działania, wykonując… dwa zawody jednocześnie. Ale o tym za moment.

Jak planować pracę, wykonując dwa zawody jednocześnie

Na początku chciałabym podkreślić, że żaden z tych zawodów nie jest moim wyuczonym na studiach czy w szkole. O ile więc wiedzę merytoryczną zdobywałam, czytając publikacje profesjonalistów i przede wszystkim praktykując, o tyle, kiedy zaczynałam już działalność z prawdziwymi klientami, proces i organizację wypracowałam sobie sama. Warto też w tym momencie zaznaczyć, że od samego początku moja droga zawodowa nie miała nic wspólnego z tym, co robię teraz. Nigdy nie planowałam, że będę pracować jako grafik czy fotograf. Jeszcze pisząc maturę, byłam przekonana, że zostanę prawnikiem. W liceum pracowałam dorywczo w Instytucie Teatralnym i bardzo podobało mi się wszystko, co się tam działo. Wtedy gdzieś tam w głowie świtało mi, że może jestem artystyczną duszą, więc dorzuciłam sobie historię sztuki na maturze. Ale kiedy kilka minut przed egzaminem zgubiłam dowód osobisty i ledwo zostałam wpuszczona do sali, a później zdałam z wynikiem, którym nie będę się chwalić, stwierdziłam, że zostanę przy prawie… do czasu pewnej dyskusji. Ktoś mimochodem rzucił w moją stronę, żebym się nie wypowiadała na temat szkół artystycznych, skoro nie mam o tym pojęcia i w życiu bym się do żadnej nie dostała. A że jestem osobą, która bardzo nie lubi, gdy ktoś twierdzi, że nie dam rady czegoś zrobić, najdłuższe wakacje w życiu poświęciłam na naukę do egzaminów wstępnych do Łódzkiej Szkoły Filmowej.

Kilka produkcji i festiwalów filmowych później zostałam mamą, która czuła, że chce być z dzieckiem w domu jak najdłużej, a jednocześnie nie mogła żyć bez pracy zawodowej. I nawet tutaj te dwa kierunki nie były moim pomysłem czy planem. Pierwsze rodzinne sesje zdjęciowe wykonywałam po prostu dla znajomych, którzy zobaczyli fotografie, jakie robiłam swojemu dziecku. Potem były chrzty, śluby… I równolegle z tym praca graficzna, która zaczęła się od jednego małego sklepu na amerykańskiej platformie.

Cały ten wstęp jest potrzebny, abyście zrozumieli, czym się obecnie dokładnie zajmuję, i mieli świadomość, że podział mojej pracy wcale nie jest taki oczywisty, jak się na pierwszy rzut oka wydaje.

Sprawa jest o tyle skomplikowana, że nie da się tych dwóch torów całkiem rozgraniczyć. Mimo że wykonuję dwa odrębne zawody, to mój system organizacyjny wygląda trochę inaczej. Nie dzielę wszystkiego na grafikę oraz fotografię. Dlaczego? Ponieważ mam klientów, dla których wykonuję zlecenia z obu tych obszarów i taki podział byłby bez sensu. Z tego powodu wyjaśniam, że moje dwa tryby pracy to nie praca graficzna i praca fotograficzna, ale praca dla klientów indywidualnych i dla firm. Ten system zdecydowanie lepiej mi się sprawdza.

Oba te obszary działają pod moim imieniem i nazwiskiem. Nie ma osobnych marek. Jest jedna nazwa, jeden mail, jedno konto na Instagramie (gdzie portfolio miesza się z moim życiem osobistym), jeden numer telefonu i jak na razie jedna ja :). I tak pod dwoma obszarami kryją się:

Jak planować pracę, wykonując dwa zawody jednocześnie

PRACA DLA KLIENTÓW INDYWIDUALNYCH

  • sesje zdjęciowe dziecięce,
  • sesje rodzinne,
  • chrzty,
  • śluby i wesela,
  • sesje wizerunkowe.

Jak planować pracę, wykonując dwa zawody jednocześnie

PRACA DLA FIRM:

  • projektowanie graficzne/branding,
  • fotografia produktowa,
  • prowadzenie kanałów social media,
  • sklep*

*słowo wyjaśnienia: sklepem nazywam zagraniczną platformę, za pośrednictwem której sprzedaję projekty graficzne, presety fotograficzne, zdjęcia stockowe czy ilustracje. Założyłam ją, kiedy zaczynały powstawać moje pierwsze projekty graficzne, a nie miałam jeszcze tylu klientów, żeby wypełnić sobie cały miesiąc pracą dla nich. W większości jest to dla mnie tzw. przychód pasywny, jednak faktycznie od czasu do czasu, kiedy pozamykam inne projekty, lubię tworzyć coś nowego na sprzedaż i wiedzieć, że przez kilka miesięcy będzie to na mnie pracować. Szczególnie intensywnie robię to w kilku gorących okresach w roku i mogę już zdradzić, że pojawi się artykuł również na ten temat.

Wracając do organizacji czasu. Planowanie zaczynam od rozłożenia wielkiego kalendarza rocznego i rozpisania tego, co mniej więcej będzie się działo. Możecie to zobaczyć na zdjęciach poniżej. Zaznaczam sobie „z grubsza” gorące okresy (nazywane tak z różnych względów). Na przykład okres wakacyjny to czas sesji ślubnych – wtedy jest pora na najpiękniejsze sesje plenerowe. Wiem również, że jesień to najgorętszy czas w biznesach moich klientów. Jeśli pracuję z kimś od dłuższego czasu, jestem w stanie sama przewidzieć, kiedy pojawi się więcej zleceń „na już”, bo np. zbliżają się targi, na które potrzebne będą materiały reklamowe. 

Jak planować pracę, wykonując dwa zawody jednocześnie

Rozumiecie? Rozpisując plan roczny, bardzo ogólnie staramy się przewidzieć, co, kiedy i jak NAJPRAWDOPODOBNIEJ się wydarzy. To oczywiste, że nie wiadomo, ilu nowych klientów będziemy mieć i z jakimi zleceniami. Ale bazujemy na tym, co wiemy. Zaznaczam też wszystkie najważniejsze święta i wcale nie po to, żeby wiedzieć, kiedy odpocznę ;). Są bowiem okresy w roku, kiedy powstają dodatkowe sprzedażowe materiały promocyjne. Tak rozpisany kalendarz roczny jest przez cały rok moją bazą do planowania działań, abym mogła uniknąć nałożenia się na siebie trzech bardzo pilnych spraw. Z czasem, kiedy pojawiają się konkretne daty i deadline’y czy rezerwacje sesji fotograficznych, wszystko na niego nanoszę.

Jak planować pracę, wykonując dwa zawody jednocześnie

PS Zainspirowana Kasią z worqshop tym razem zaplanuję również czas na odpoczynek. Nigdy wcześniej tego nie robiłam!

Drugim miejscem, gdzie rozpisuje już konkretne plany i zadania z obu obszarów, jest lista tygodniowa. Kartkę z planem tygodniowym mam zawsze na biurku, ponieważ jeśli dostanę telefon czy maila z pytaniem o to, czy dałoby się coś jeszcze na szybko poprawić/dorobić lub o wolny termin, to nie odpowiem na podstawie samego rozpisanego projektu. Patrząc jednak na konkretną listę zadań na ten tydzień, wiem, na co mogę sobie pozwolić.

Jak planować pracę, wykonując dwa zawody jednocześnie

Tutaj zadania podkreślam kolorem (z rozróżnieniem na dwa obszary), a gdy otwartych projektów jest więcej, to każdy z nich dostaje swój kolor.  

I to by było na tyle, jeśli chodzi o miejsca, gdzie zadania czy plany z obu obszarów nie są rozdzielane. 

Mam mocno rozgraniczony podział plików i folderów w komputerze. Bardzo pilnuję tego, aby nie zapisywać nigdy nawet roboczych plików na szybko na pulpicie czy zostawiać w folderze „Pobrane”.

Również wszystkie zdania i pracę dla klientów mam osobno rozpisane w Asanie. I tylko zadania do zrobienia na dziś pojawiają mi się jednym miejscu.

Mam nawet dwa dyski zewnętrzne, aby kopie zapasowe plików były rozdzielone tak samo jak w komputerze. To nie tylko kwestia organizacji, ale również ułatwienia sobie życia: kiedy idę pracować z laptopem poza domem, biorę tylko dysk zawierający pliki, którymi będę się zajmować.

I w końcu dwa osobne segregatory. Jeszcze do niedawna były to zeszyty czy planery (bo każde planowanie i rozpisywanie projektów zaczynam od kartki i długopisu), ale przy okazji tej współpracy postanowiłam przerzucić się na segregatory i nigdy już nie wrócę w tej kwestii do notatników! Na zdjęciach poniżej pokazuję Wam, jak to wygląda. Segregator to miejsce, gdzie mam TYLKO aktualne, otwarte projekty podzielone na klientów z rozpisanym postępem i czasem, jaki poświęcam na pracę. Tu notuję wszystko, co ustalam z klientami przez telefon. Drukuję i wpinam tu pliki, które powstają w międzyczasie, albo np. spisuję wizję rodziców co do sesji zdjęciowej ich dziecka, na którą się dopiero umawiamy. A kiedy dany projekt zostaje zamknięty, cały plik kartek wpinam do segregatora „ARCHIWUM”, gdzie czeka na dodanie do portfolio. Nawet sobie nie wyobrażacie, ile danych już jest gotowych i jak mocno to ułatwia pracę w przypadku, gdy znów przyjdzie mi współpracować z tym samym klientem! Bardzo polecam system organizacji pracy z segregatorami!

Jeśli ktoś czuje niedosyt po przeczytaniu tego artykułu i chciałby więcej konkretnych rozwiązań (a mam nadzieję, że tak jest), to uspakajam i przypominam, że jest to pierwszy z serii artykułów na ten temat. Dobijam właśnie do 7 tysięcy znaków i dłuższego nikt by nie przeczytał ;). W kolejnych pokażę i opowiem o tym, jak organizuję pracę jako fotograf, jak planuję projekty graficzne na cały rok i jak ten roczny plan później realizuję. W obu tych artykułach zaprezentuję, jakie to całe planowanie i rozpisywanie ma przełożenie na najmniejsze, codzienne listy „to do”. (No chyba że w komentarzach pod tym artykułem okaże się, że nikogo to nie interesuje, to wtedy napiszę o tym, jak zorganizowałam imprezę, która się nie odbyła ;)).

Na koniec chciałam jeszcze dodać jedno zdanie. Taka praca na dwa fronty jest momentami uciążliwa. Znaczące różnice są nawet w rozliczeniach. Trudno jest cokolwiek zautomatyzować i chwilami można się poczuć przytłoczonym, ale mam wrażenie, że to może się przydarzyć każdemu w każdej pracy. Ja teraz nie chciałabym rezygnować z żadnej z tych działalności, ponieważ obie lubię i taka różnorodność nigdy nie pozwala mi się nudzić. A jednocześnie jakiś czas temu doszło mi jeszcze jedno zajęcie, jakim jest pisanie tych artykułów. Nigdy wcześniej tego nie robiłam, ale postawiłam sobie wyzwanie i wzięłam udział w rekrutacji. Jeśli Wam i #gangowiPSC podobają się moje treści, to mam nadzieję, że będzie to trwało jak najdłużej. O tym, jak powstają teksty na blog Pani Swojego Czasu, być może opowiem w odrębnym artykule!