Z checklistami jest tak, że nawet jeśli ich nie robisz, to i tak je robisz. Checklista jest bowiem pewnego rodzaju porządkiem załatwiania spraw. Określonym porządkiem. Na przykład jeśli w supermarkecie zawsze robisz zakupy w określonej kolejności, jest to właśnie rodzaj checklisty, choć zapewne niespisanej przez Ciebie.

Gdy zastanowisz się nad tym trochę bardziej, zobaczysz, że checklisty znajdują się we wszystkich miejscach, w których ważne jest życie ludzkie, jak podczas operacji w szpitalu, gdy chirurg musi zrealizować listę kontrolną, bez której zwiększa się prawdopodobieństwo popełnienia błędu.

Z poważnymi checklistami zetknęłam się po raz pierwszy podczas pracy w arabskich liniach lotniczych – każda wykonywana w samolocie czynność charakteryzowała się określoną strukturą. Wszystkie czynności znajdujące się na checklistach znałyśmy na pamięć – w końcu codziennie, niekiedy nawet po kilka razy, wykonywałyśmy je od nowa w tej samej kolejności. Czasem miałam wrażenie, że jestem robotem zaprogramowanym po to, by robić je właśnie tak, a nie inaczej. Mimo automatyzacji każdorazowo wymagano od nas otwierania książki (każda z nas miała taką przy sobie) i sprawdzania, czy aby na pewno wszystkie kroki zrobiłyśmy w odpowiednim porządku.

Dlaczego?

Żeby nie popełnić błędu. Jak by na to nie patrzeć, życie kilkuset osób zależało od tego, czy na pewno wykonałam wszystko tak, ja trzeba. Zabezpieczeń podobnego typu było kilka. Po pierwsze miałam wkute procedury na blachę. Po drugie nikt nie ufał mojej pamięci – przed każdym blokiem (blok to seria lotów) menedżer lotu egzaminował nas, wyrywkowo przepytując z zagadnień dotyczących bezpieczeństwa. Później, znajdując się już w samolocie, również z książką musiałam sprawdzać na przykład wyposażenie ratownicze, krok po kroku upewniając się, że wszystko zostało właściwie zrobione, by na koniec dokładnie to samo przerobiła na moim terenie stewardessa odpowiadająca za „drzwi obok” (w trakcie lotu stewardessy są „przypisane” do drzwi). Podobnej weryfikacji ja dokonywałam na jej terenie. Double check – i można lecieć! 🙂

Mimo że obecnie od tego, czym się zajmuję, nie zależy życie ludzi – polubiłam checklisty. Życie z nimi staje się dużo prostsze, bo zwyczajnie nie trzeba pamiętać o wielu rzeczach.

Oczywiście są sprawy, których nie musisz rozpisywać na poszczególne kroki; skoro obejmują zaledwie dwa kroki – po co to robić? Więcej czasu stracisz na ich rejestr.

Jeśli jednak zdarzają się czynności, o których notorycznie zapominasz lub których jakość cierpi z powodu tego, że nie pamiętasz, warto zrobić sobie checklistę i mieć je z głowy.

Checklist posiadam całkiem sporo. Generalnie często powtarzam, że nie jestem zbyt ambitną osobą; wręcz przeciwnie – bywam dosyć leniwa, lubię pracować mało, jednocześnie uzyskując przy tym świetne efekty. Określenie „zdolny, ale leń” nie jest dla mnie pejoratywne.

Checklisty sporządzam właśnie dlatego, że lubię mieć dużo czasu, lubię odpoczywać, lubię zbijać bąki, lubię jeździć w słońcu po bulwarach wiślanych, zamiast zamartwiać się, że coś zrobiłam nie tak, albo że o-rany-boskie-nie–zrobiłam-tego-w-ogóle!

I dlatego opracowuję checklisty.

Checklisty powodują, że:

  • skupiasz się tylko i wyłącznie na tym, co masz zrobić (bo znajduje się na Twojej liście);
  • nie poświęcasz czasu na zbędne działania, które wydają Ci się ważne lub konieczne (bo checklistę przygotowałaś na spokojnie wcześniej);
  • uczysz się samodyscypliny i konsekwencji (wiem, niezbyt dobrze to brzmi, ale regularność działania bywa naprawdę przydatna chociażby w przypadku zdrowego odżywiania, ruszania się itp.).

Jak robić checklisty?

  1. Niech będzie jak najkrótsza i jak najprostsza, nie skracaj jej jednak kosztem efektywności.
  2. Jeśli ma służyć Tobie, opracuj ją tak, by służyła Tobie. Co z tego, że świat jej nie rozumie?
  3. Testuj ją. Jej zawartość, układ, a nawet sposób zapisu może z czasem ulegać zmianie.
  4. Wybierz jeden sposób realizowania checklisty:
    • najpierw czytasz wszystko, a następnie robisz;
    • po kolei wykonujesz wyszczególnione czynności;
  5. Na checkliście wypisz zadania, które ZAWSZE wykonujesz w ramach danego projektu/sprawy/zagadnienia itp.

Przygotowałam dla Ciebie kilka przykładów z mojego podwórka. Są to moje, autentyczne checklisty, których regularnie używam. Jedna z nich dotyczy zadań tygodniowych, czyli takich, które realizuję co tydzień, na dodatek w określone dni. Nie muszę o nich pamiętać, nie wpisuję ich nawet na cotygodniową listę zadań, zawsze jednak umieszczam je na liście kontrolnej.

Tak naprawdę checklista, jaką posiadam, jest w wersji papierowej i wisi u mnie nad biurkiem. Specjalnie dla Was przeniosłam jej zawartość do aplikacji Trello między innymi dlatego, że tworzę artykuł o tym, jak sensownie pracować w Trello i wycisnąć z niego tyle, ile się da. Moja checklista wygląda następująco (gdy na nią klikniesz – powiększy Ci się):

Print Screen Trello

1-checklista_webinary_PSC1-checklista_webinary_PSC-page-1

Inną moją checklistą jest lista zadań, które zawsze muszę odhaczyć, jeśli zależy mi na doskonałym przygotowaniu webinarów dla Was.

Jeżeli jesteś ciekawa, jak wygląda proces przygotowania webinaru (w moim przypadku składa się aż z 23 punktów), kliknij na obrazki, które widzisz obok.

.

.

.

.

.

Jeśli chcesz wiedzieć jakie inne checklisty robię to możesz mi zadać to pytanie na jutrzejszym webinarze, na który możesz zapisać się

TUTAJ

Webinar będzie tak naprawdę prowadzony przez Was, gdyż to Wy – zadając mi swoje pytania – będziecie decydować o tym, o czym będę mówić.

A Ty jakie check listy robisz?

Ola (Pani Swojego Czasu)

1-Pani Swojego Czasu by Bogacka 15