Kiedyś już pisałam o organizacji komputera, bo myślałam, że radziłam sobie z tym całkiem dobrze.

Gdy kilka tygodni temu stałam się posiadaczką nowego sprzętu, czekała mnie operacja przeniesienia wszystkich danych. Technicznie jest to banalnie proste – mam teraz Maca, więc wystarczyło zainstalować specjalny program, który elegancko przekopiuje całą zawartość poprzedniego komputera (z systemem Windows) na obecny (z systemem IOS).

Wszystko było zainstalowane. Wcisnęłam przycisk „Synchronizuj”/„Aktualizuj” czy jakikolwiek on tam był (już nie pamiętam) – i zaczęło się. Trwało, trwało i trwało.

I tak gapiąc się na to, doszłam do wniosku, że chyba nie ma sensu przenosić wszystkiego do nowego komputera i że lepiej najpierw zrobić porządki, a dopiero później przekopiować poukładane i elegancko zorganizowane foldery.

Zaczęła się droga przez mękę, bo – nie ma co ukrywać – porządkowanie komputera nie należy do najciekawszych i najbardziej pasjonujących zadań na świecie.

Jak to wyglądało krok po kroku?

BACKUP

To powinno być Twoje słowo-klucz. Od jakiegoś czasu z szeroko otwartymi oczami czytam informacje różnych osób o tym, że padły im dyski i nie mogą odzyskać żadnych danych ze swojego komputera. Zupełnie tego nie rozumiem.

Podstawowy nawyk w pracy z komputerem – robić backup.

Ja go robię aż w trzech różnych miejscach: na One Drive, w Dropboxie i na dysku zewnętrznym. One Drive i Dropbox synchronizują się automatycznie, więc nie wymagają mojego zaangażowania, natomiast na dysku zewnętrznym codziennie po pracy nadpisuję zawartość wszystkich swoich plików. CODZIENNIE. Zajmuje to jakieś 15 sekund: podłączyć dysk, zaznaczyć folder, nacisnąć „Kopiuj”, nacisnąć w odpowiednim miejscu „Wklej” i iść zaparzyć sobie herbatę. Po powrocie wszystko jest gotowe, więc nie wciskaj mi kitu, że nie masz na to czasu.

Jeśli do tej pory nie robiłaś żadnych backupów, po prostu zacznij. A jeśli chcesz uporządkować swój komputer, coś z niego usunąć, przenieść itp., niezadbanie o wcześniejszą kopię tego, co masz teraz, jest po prostu głupie.

USUWAJ WSZYSTKO, CO ZBĘDNE

W moim wykonaniu wyglądało to tak, że otwierałam folder po folderze i usuwałam wszystkie pliki, które były zbędne, które były puste i które były nie wiadomo po co. Naprawdę się zdziwiłam, gdy zobaczyłam całkiem sporą ich liczbę.

STWÓRZ SWÓJ KOMPUTER W DROPBOXIE/GOOGLE/ONEDRIVE

Gdziekolwiek, byle nie na komputerze.

Coraz częściej widzę, jak w wyniku dziwnych splotów okoliczności i wypadków różne osoby tracą wszystko, co miały w kompie. Gdybym ja straciła całą zawartość swojego komputera, byłoby tak, jakbym straciła cały swój biznes. Dlatego moje zapasowe miejsca to: Dropbox (kiedyś One Drive), Google Dysk oraz zwyczajny dysk zewnętrzny.

Kiedyś korzystałam z One Drive, ale zrezygnowałam po rezygnacji z systemu Windows.

Synchronizacja z Dropboxem następuje automatycznie, więc nie muszę robić niczego wielkiego.

Codziennie wieczorem, jak już wiesz, zapisuję zawartość komputera na dysku zewnętrznym.

Z Dropboxa korzystam na bieżąco również dlatego, że bardzo dużą liczbę dokumentów i plików dzielę z moim zespołem – dzięki temu nie musimy wysyłać do siebie każdorazowo tego, co przygotowałyśmy, ponieważ każda z nas widzi u siebie wszystko, co wrzucili pozostali użytkownicy.

Aha, gdyby kogoś to interesowało, używam konta Dropbox Business (czyli najdroższej wersji Dropboxa), bo ma ono tak olbrzymią ilość miejsca do wykorzystania (plus możliwość podpięcia członków zespołu i inne cuda), że bez względu na to, ile filmów wrzucimy (a to zawsze zabiera najwięcej miejsca), i tak nie ma szans, że je wykorzystamy.

POMYŚL NAD SYSTEMEM, ZANIM ZACZNIESZ DZIAŁAĆ

Nie zaczynaj od stworzenia folderów, bo przecież jeszcze nie wiesz, jakie będą Ci potrzebne. Jeśli masz w komputerze bałagan, zapewne sama nie wiesz, co i gdzie przechowujesz. Możesz odkryć skarby, o jakich Ci się nie marzyło 🙂

A tak serio: tworzenie folderów na początku, a potem przeglądanie zawartości komputera jest jak budowanie dla kogoś szafy bez wiedzy o liczbie ubrań, jaką posiada.

Właśnie dlatego najpierw robisz porządki w swoich plikach i folderach, aby sprawdzić, jaki system masz i w jaki sposób on funkcjonuje. Dodatkowo dzięki temu widzisz, że to, co Ci się dubluje, możesz połączyć w jedno.

Podczas porządkowania rób notatki. Ja zwyczajnie miałam otwarty notes, w którym zapisywałam wszystko, co przyszło mi do głowy, a co miało mi pomóc w uporządkowaniu mojego komputera w nowej odsłonie. Czasem były to pomysły na nowe foldery, a czasem zawartość do wyrzucenia.

Wygodne jest również robienie takich notatek na post-itach, jeśli lubisz wszystko widzieć od razu. Jeden kolor przypisz do głównych folderów, drugi do podfolderów, tak aby Ci się nie myliły. Jeśli naprawdę masz dużo danych na komputerze, na pewno będziesz potrzebowała sporo miejsca na te karteczki.

PULPIT

Zupełnie nie rozumiem, dlaczego u niektórych osób pulpit jest jedynym miejscem, w którym zapisują wszystko, co spływa do ich komputera. Czy to wynika z braku wiedzy o tym, że istnieje wiele innych miejsc, w których można zapisać dane?

Według mnie Twoją efektywność idealnie odzwierciedla powiedzenie: „Pokaż mi swój pulpit, a powiem Ci, jak zarządzasz swoim czasem”. Nie ma takiego powiedzenia? No to właśnie je wymyśliłam! 🙂

SYSTEM FOLDERÓW

Mam 5 głównych folderów:

– PSC,

– firmowe,

– IT,

zdjęcia,

– osobiste,

które, oczywiście, rozwijają się w kolejne.

System folderów jest indywidualną sprawą; niektórzy mają ich więcej, niektórzy mniej. Dla mnie ważniejsze od liczby są ich zasadność oraz przemyślany opis. Porządkując dane na starym komputerze, zobaczyłam, że wiele informacji zdublowałam w różnych folderach, dlatego w obecnym postanowiłam je połączyć.

Wiem, że system GTD proponuje podział na archiwum i aktywne, i choć kiedyś próbowałam go wdrożyć, obecnie go nie stosuję (miałam wrażenie, że mam jeszcze większy bałagan – ciągle krążyłam między jednym a drugim i strasznie mnie to wkurzało). A może czegoś nie rozumiem w tym temacie? Jeśli potraficie mi to jasno wytłumaczyć, będę wdzięczna.

W komputerze nie trzymam żadnych folderów z muzyką, bo wszystkiego słucham online za pośrednictwem aplikacji Deezer.

PRZEJRZYJ ZAINSTALOWANE PROGRAMY

Przyznam się bez bicia, że tę opcję konsultuję czasami z informatykiem, bo zdarzyło mi się kiedyś usunąć programy kluczowe do działania systemu 🙂

NAWYKI W PRACY Z KOMPUTEREM

– Wszystko prowadzę w Dropboxie; w komputerze zapisuję tylko pobrane pliki oraz print screeny, których robię całkiem sporo.

– Raz w tygodniu przeglądam folder „Pobrane” i robię w nim porządki, które polegają na tym, że czyszczę go do zera.

– Raz w tygodniu przeglądam print screeny i również czyszczę je do zera.

– Staram się mieć jak najmniej materiałów w folderze „Pobrane”, bo trudno jest utrzymać w nim porządek. Najlepszym sposobem jest po prostu na bieżąco przenoszenie tego, co pobrałam, do odpowiednich folderów (przyznaję, że często o tym zapominam, stąd nawyk czyszczenia plików raz na tydzień).

– Codziennie po pracy nadpisuję na dysku zewnętrznym to, co zrobiłam.

– Codziennie po pracy zamykam wszystkie zakładki internetowe (rozpoczynanie pracy z milionem otwartych zakładek bardzo mnie dekoncentruje).

A jak tam Wasze komputery? Idealny porządek czy totalny chaos?