Pamiętaj, że ten artykuł został napisany w 2016 roku, więc niektóre informacje nie są już aktualne, ale zasady o których pisałam są wciąż uniwersalne.

Napisała do mnie ostatnio Basia z pytaniem:

Jak skutecznie się zorganizować i zarządzać czasem, pracując na etacie (na dwie zmiany), mając dwójkę małych dzieci, oczywiście dom na głowie i chcąc rozwijać skrzydła w internecie (dietetyka)?
Z pracy zrezygnować nie mogę. Z dzieci też nie 🙂 Obowiązkami dzielimy się z mężem, ale i tak jest ich sporo.
A marzeń o własnym biznesie nie chcę porzucać. Jest to o tyle pracochłonne, że dopiero zaczynam, błądzę na oślep i w ogóle.

Zgodnie z prawdą odpisałam Basi, że nie odpowiem jej na to pytanie w wiadomości e-mail. Po pierwsze dlatego, że byłam wtedy na wczasach pracowniczych (to mój eksperyment dotyczący łączenia wakacji z pracą – opisałam go w osobnym artykule: kliknij), a po drugie dlatego, że nie udzielam indywidualnych konsultacji. A odpowiedź na takie pytanie jest swego rodzaju konsultacją; gdybym jej udzieliła, nie miałabym czasu na napisanie tego artykułu. Bo tak w życiu jest, że nie mamy czasu na wszystko i musimy wybierać.

I w ten sposób przeszłyśmy do rozwiązań tego dylematu.

Ale po kolei.

Po pierwsze, możesz pomyśleć, że co ja tam wiem o byciu zapracowaną! Prowadzę własny biznes i pracuję maksymalnie 6 godzin dziennie, na dodatek mam panią do sprzątania, bo nie znoszę tego robić i szkoda mi na to czasu.

Napiszę tak: ciężko pracowałam, by znaleźć się w sytuacji, w której jestem teraz. Gdy powoływałam od życia PSC, nie miałam nikogo do pomocy. Na koncie 0 złotych. Nie mogłam sobie pozwolić na rzucenie wszystkiego, zajęcie się blogowaniem i czekaniem, aż pieniądze same do mnie spłyną.

Gdy 23 sierpnia 2014 roku powstała Pani Swojego Czasu, wciąż prowadziłam szkolenia z umiejętności miękkich dla biznesu. OK, nie była to praca dzień w dzień, lecz przez jakieś 12 dni w miesiącu, ale oprócz tego były spotkania z klientami, spotkania w firmie i innego rodzaju praca. PSC mogłam rozkręcać tylko po godzinach, a – jak wiadomo – doba ma określoną liczbę godzin, a tych godzin po godzinach jest wyjątkowo mało.

Zaczynałam od kilku godzin poświęcanych PSC. Wraz z rozwojem zmieniałam proporcje i coraz więcej czasu przeznaczałam na blog, a coraz mniej na pracę etatową, nie mogę więc powiedzieć, że się nie da. Ale równocześnie nie mogę stwierdzić, że byłam wtedy świetną żoną, mamą i idealną gospodynią domową (którą nadal nie jestem).

Pytania podobne do wiadomości Basi dostaję często podczas spotkań na przykład Klubu Pań Swojego Czasu. „Ola, do 16.00 jestem w pracy – słyszę. – O 17.00 wracam do domu i muszę przygotować kolację, wypielić ogródek, odrobić lekcje z dziećmi, ogarnąć mieszkanie, przygotować wszystko na następny dzień i jeszcze pouczyć się na studia podyplomowe. A jeszcze chciałabym obejrzeć jakiś serial, pogadać z mężem, przeczytać jakąś ciekawą książkę…! A gdzie czas na jakiś webinar, kurs czy zwyczajne buszowanie po necie? Jak mam się zorganizować, żeby to wszystko wcisnąć?”.

Zawsze odpowiadam tak samo: „Wszystkiego się nie da. Na 100%”.

Ale nie jest też tak, że nie możemy nic zrobić. Trochę możemy, tylko jest to proces bolesny i nieprzyjemny i wymaga wielkiej szczerości przed samą sobą, a to lubimy najmniej.

Jak więc to wygląda krok po kroku?

Z RĘKĄ NA SERCU POPATRZ NA SIEBIE

Czy wykorzystujesz w 100% czas, który masz? Czy nigdy go nie marnujesz? Czy nigdy wieczorem nie masz poczucia, że jednak tego dnia mogłabyś coś zrobić… no właśnie, niekoniecznie więcej, ale może inaczej, lepiej, na innych niż dotychczas zasadach?

W dwuletniej historii istnienia Pani Swojego Czasu zdarzyło mi się dosłownie kilka razy powiedzieć klientce, obserwując jej całodzienną krzątaninę drugiego dnia konsultacji: „Kochana, masz 100% efektywności i nic więcej nie możesz z tym zrobić”. Praktycznie w każdym przypadku okazywało się, że mniej lub bardziej świadomie robiła coś… bez sensu, bez przemyślenia, nie pytając siebie, dlaczego tak, dlaczego w takiej kolejności, dlaczego w taki dzień, dlaczego z takimi ludźmi?

Pierwszy etap organizacji polega na przyjrzeniu się sobie.

Kobiety, które ze mną pracują, mają to ułatwione – one po prostu cały dzień robią to, co zwykle, a następnego dnia dostają ode mnie raport + notatki + nagrania, czyli co zaobserwowałam w ich działaniu, jak według mnie działały i w jaki sposób marnowały czas.

Co dalej?

SPRAWDŹ SWOJE LUKI W EFEKTYWNOŚCI

Czym jest luka w efektywności?

Cóż, na pewno jej nie poznasz, jeśli nie zrobiłaś wcześniejszych obserwacji. Luki w efektywności to wszystkie miejsca, elementy i obszary, które mogłyby zostać inaczej poukładane, zorganizowane i uporządkowane, a które obejmują zróżnicowane elementy.

W kuchni jest to na przykład takie ułożenie sprzętów, żeby nie marnować czasu na bieganie w tę i z powrotem po przedmioty, które są nam potrzebne. To takie układanie sprzętów, by te najpotrzebniejsze mieć na wyciągnięcie ręki, a te, z których korzysta się raz do roku, były schowane głęboko.

W przypadku dokumentacji jest to pilnowanie porządku, by nie szukać długo niezbędnych dokumentów i by wiedzieć, gdzie znajduje się każdy z nich (bez godzinnego szperania w papierach!).

W prowadzeniu firmy jest to zajmowanie się tym, czy naprawdę powinnaś się zajmować ze względu na swoje stanowisko i zakres obowiązków, a nie ze względu na poczucie winy, sympatię dla innych i bycie miłą.

W wypadach na miasto jest to takie planowanie spotkań, by jak najmniej czasu tracić na dojazdy, czekanie i przemieszczanie się między różnymi miejscami spotkań.

W życiu rodzinnym jest to takie delegowanie obowiązków, by każdy zajmował się tym, co do niego należy, zamiast robić to za wszystkich, zresztą – dokładnie tak samo wygląda ta kwestia w zarządzaniu ludźmi w firmie – większość kobiet, które zatrudniają mnie w ramach indywidualnych dwudniowych konsultacji, prowadzi swoje firmy, a najczęstsza luka w ich efektywności polega na nieumiejętnym delegowaniu zadań i chęci sprawowania zbyt dużej kontroli nad pracownikami („Czy zrobią dobrze?”, „Czy zrobią tak dobrze jak ja?”, „Czy zrobią według moich wytycznych?”, „Czy zrobią na czas?”).

W planowaniu posiłków jest to takie robienie zakupów, żeby nie trzeba było w ostatniej chwili biec do sklepu po produkty, których nie ma w domu.

Luki w efektywności mogą być albo maleńkie, albo ogromne. Gdy je u siebie zlokalizujesz, masz szansę na znalezienie dodatkowego czasu dla siebie.

Znając luki w efektywności, trzeba sensownie zastanowić się, w jaki sposób je wypełnić; jak poukładać, jak zorganizować wszystkie kwestie, aby miały ręce i nogi.

Ja na przykład mam zasadę, że szkolenia dla biznesu prowadzę maksymalnie raz w miesiącu, a wyjeżdżam z domu do innego miasta maksymalnie dwa razy w miesiącu (już się najeździłam i liczba wyjazdów oraz przeprowadzonych szkoleń dawno przestała być dla mnie miernikiem sukcesu). To oznacza, że podczas wyjazdów kumuluję maksymalnie dużo spraw, które mam do załatwienia w danym mieście. Z reguły, gdy odbywa się spotkanie Klubu Pań Swojego Czasu w jakimś mieście, planuję w nim również spotkania biznesowe, prywatne i wszelkie inne, które dzieją się niejako „przy okazji”.

POROZMAWIAJ Z INNYM I POWIEDZ, ŻE NASTĄPIĄ ZMIANY I DO KIEDY POTRWAJĄ

W życiu każdej z nas są okresy, kiedy trzeba się spiąć i zrobić więcej niż zwykle. I nie ma na to rady. Choćbyś nie wiem jak zorganizowaną mamą karmiącą była, dopóki masz w sobie decyzję, że jesteś mamą, która karmi piersią w nocy na żądanie dziecka, w ciągu dnia zwyczajnie będziesz zmęczona. Choćbyś nawet odsypiała w czasie drzemek razem z dzieckiem – nadal będziesz zmęczona (bo masz inne fizjologicznie postrzeganie dnia i nocy i Twój organizm o wiele bardziej sobie ceni sen nocny).

Gdy rozwijamy biznes i mamy niespodziewane spiętrzenie pracy, również działamy na podwyższonych obrotach.

To normalne – każda z nas tak miewa (ja również). Ale jest to normalne tylko wtedy, gdy zdarza się sporadycznie. Jeśli staje się normą – przestaje być normalne (to w sumie ciekawe, że w moi języku coś może być normą, a nie jest normalne 🙂 ).

W takich chwilach warto uprzedzić najbliższych i poprosić o wyrozumiałość, jednocześnie wyraźnie zaznaczając, do kiedy taka sytuacja będzie miała miejsce.

Mojego męża na przykład zawsze dokładnie informuję o początku oraz końcu sprzedaży każdego z moich kursów, bo wtedy na przykład wstaję już o 6.00 rano, by otworzyć sprzedaż, albo przesiaduję do 00.00, by w końcu ją zamknąć.

Jest też przyzwyczajony, że w gorącym okresie sprzedaży nagle rzucam wszystko, bo okazuje się, że coś nie działa (na przykład serwer), podczas gdy w normalnym trybie w ogóle o tej porze nie sprawdzam wiadomości e-mail.

Jednocześnie mój mąż doskonale wie, że to potrwa tylko do określonego momentu, a potem wszystko wróci do normy. I dzięki temu jest w stanie to zaakceptować i w tym czasie wspierać mnie, wykonując na przykład więcej obowiązków domowych niż zwykle.

SPRAWDŹ, JAK MOŻESZ SOBIE UPROŚCIĆ ŻYCIE

Kiedyś sądziłam, że to takie trywialne rady, ale zmieniłam zdanie, kiedy usłyszałam od jednej z czytelniczek, że godziny traci na bieganie po sklepach w poszukiwaniu rajstop dla swoich córek.

Nigdy w życiu nie straciłam kilku godzin (ani nawet jednej godziny!) na poszukiwanie ubrań dla moich chłopaków. Zakupy robię przez Internet – jak nie pasują zamówione ubrania lub się nie podobają (ta opcja w zasadzie nie występuje u moich dzieci), to oddajemy i już! Obecnie wiele sklepów internetowych oferuje darmowy zwrot.

Nigdy nie gotuję codziennie, ale jeżeli już gotuję, przygotowuję wielgachne gary i mrożę, by mieć zapas na wypadek, gdy nikomu nie zechce się gotować.

Każdy ma w domu określone obowiązki i nie mam najmniejszego zamiaru wykonywać ich za nikogo i tracić na czasu.

BYCIE ZAPRACOWANYM TO NIE TO SAMO CO PRACOWANIE

Przez pracowanie rozumiem bycie jak najbardziej efektywną w takich ramach, jakie mam. Jeśli mam trzy godziny na pracę, moją ramę stanowią te trzy godziny; a jeśli godzinę, to jest to godzina.

Dlaczego to jest ważne? Bo kobiety rozwijające swój biznes (pamiętacie, że Basia napisała, że chce rozwijać skrzydła w Internecie?) często porównują się do kobiet, które prowadzą już prężnie działający biznes i zajmują się tylko nim. To tak, jakby kobieta mieszkająca sama i posiadająca panią do sprzątania mieszkania i gotowania, porównywała się z matką trójki dzieci bez pani do pomocy. Takie porównania wykorzystywania czasu są bez sensu.

Mając tę godzinę lub dwie godziny, musisz zastanowić się, co jest w niej najważniejsze do zrobienia, a co w największym stopniu pomoże rozwinąć Twój biznes (to akurat przykład Basi, ale równie dobrze możesz wstawić naukę języka obcego, opanowanie programowania, znalezienia męża itp.).

Nie chodzi o to, co mogłabyś zrobić, bo mogłabyś zrobić milion rzeczy, lecz o określenie tych super najważniejszych, które w tym momencie są istotne.

Podam mój sztandarowy przykład, który często przywołuję. Tak, jak Ci pisałam wcześniej: gdy zaczynałam prowadzić blog, artykuły pisałam wieczorami – po pracy. Miałam na to godzinę, może dwie dziennie, bo potrzebowałam też wyspać się, jeśli następnego dnia miałam prowadzić kolejne szkolenie.

Kluczowe dla mnie było wtedy prowadzenie i rozwijanie bloga oraz pozyskiwanie nowych czytelniczek, dlatego publikowałam często. Ale nie miałam już czasu na szlifowanie wyglądu bloga i zastanawianie się, dlaczego tak się dzieje, że polskie czcionki się pogrubiają.

Czy podobały mi się takie czcionki? Nie. Czy chciałabym się ich pozbyć? Tak! Czy miałam świadomość, że profesjonalne blogerki nie mają takiego brzydactwa? Oczywiście, że tak! Ale wtedy, przez tę godzinę dziennie, nie poprawienie polskich pogrubionych czcionek przybliżało mnie do realizacji celu, lecz pisanie i publikowanie artykułów.

WYRZUĆ, USUŃ, ZREZYGNUJ

A teraz najważniejsze. I najtrudniejsze.

Jeśli zrobiłaś wszystko, co zawarłam w powyższych punktów, pozbyłaś się wszystkich luk w efektywności, zajmujesz się tylko i wyłącznie swoimi priorytetami, masz pomoc bliskich i mniej bliskich osób, a wciąż nie mieścisz się w czasie, to, niestety, czas powiedzieć sobie prawdę: niesiesz za dużo na swoich barach i niektórych elementów musisz się pozbyć.

Rozumiem, że fajnie jest dźwigać dużo. Rozumiem, że fajnie jest myśleć  o sobie jako spełnionej, nowoczesnej kobiecie, która i dom prowadzi, i ma czas na rozwój, i pracuje zawodowo, i zajmuje się swoim hobby. Żeby było jasne: nie piszę tego z ironią, lecz piszę z własnego doświadczenia. Nasze ego (moje także) jak szalone karmi się tym, że zapierniczamy jak motorki i widzimy uznanie tylko w oczach innych. Momentami jednak zwyczajnie nie dajemy rady i być może trzeba wstrzymać się z tą czy inną aktywnością.

Nie sądzę, że dałabym radę udźwignąć Panią Swojego Czasu, gdyby moje dzieci nie chodziły już do przedszkola w momencie, gdy ją zakładałam. Nie sądzę, że dałabym radę rozwinąć ją w takim zakresie, jak rozwinęłam, gdybym miała to robić z dzieckiem u piersi i drugim na kolanie. Czasem w życiu trzeba z czegoś zrezygnować, by zrobić miejsce dla czegoś innego.

Kobiety rozumieją to w przypadku mężów – zostawiają „starego”, żeby zrobić miejsce dla nowego, ale jakoś nie stosują tego w odniesieniu do organizacji 🙂 Nie sądzę, żeby był to przejaw słabości czy braku umiejętności organizacji; wręcz przeciwnie – to oznaka głębokiej dojrzałości i akceptacji siebie i swoich możliwości.