Ostatnio jestem zafiksowana na temacie automatyzacji mojej pracy.

Dlaczego? Dlatego, że wiele zadań i czynności jest u mnie powtarzalnych: wykonuję je dzień w dzień, tydzień w tydzień, i ostatnim moim marzeniem jest bycie non stop przykutą do komputera! Ciągle więc staram się wymyślać nowe sposoby na to, jak zautomatyzować swoją pracę, by pewne czynności wykonywały się same, a ja w tym czasie będę sobie na przykład maszerować nad Wisłą i rozmyślać nad losami świata! 🙂

Automatyzacja pracy oznacza, że we wszystkich miejscach, w których jest to możliwe, wybieram automatyczne działania, po to, by poświęcać im mniej czasu i dzięki temu mieć go więcej na inne sprawy.

Wyjaśnię na przykładzie mejli.

Wkrótce będę miała przyjemność prowadzić kolejny kurs dla Kobiet, które chcą wziąć czas w swoje ręce i zarządzać nim po swojemu – “Zorganizuj się w 21 dni”.

Wiem, co się dzieje podczas realizacji takiego kursu, bo jeden już za mną – kilkadziesiąt mejli dziennie, w każdym z nich w zasadzie powtarzające się pytania – o czas trwania, zasady, płatności itp.

Bardzo się cieszę, że je dostaję, bo to oznacza, że moja praca ma sens. Jednocześnie – odpowiadanie na podobnie brzmiące wiadomości zabiera sporo czasu i nawet stworzenie wcześniej przygotowanych wzorów mnie nie satysfakcjonuje (trzeba znaleźć folder, wykonać polecenia „kopiuj-wklej” – i tak za każdym razem).

Do optymalizacji tego procesu używam programu Phrase Express – jest po prostu genialny! Można tworzyć w nim skróty klawiaturowe, które wstawiają do mejla oznaczoną wcześniej część tekstu. Na przykład: gdy napiszę (w dowolnym programie i miejscu) „KURS21” – automatycznie podstawia się treść wiadomości dokładnie, krok po kroku opisująca proces zapisywania się na kurs, poszczególne etapy, potwierdzenie zapłaty itp. To naprawdę oszczędza czas. Jeśli Ty również musisz często pisać te same fragmenty tekstu – gorąco Ci polecam powyższy program (jest bezpłatny!).

Drugim moim sposobem na optymalizację pracy jest organizacja wpisów blogowych, która od około miesiąca uległa drastycznej zmianie. Dotychczas artykuły przygotowywałam wcześniej, ale w trybie dosyć nieregularnym – niekiedy było ich mniej, niekiedy więcej. Od jakiegoś czasu jednak także i ten obszar mojej działalności uległ automatyzacji.

Spowodowane jest to tym, że… Uwaga, uwaga! Pani Swojego Czasu ma swoją edytorkę tekstu! Jedna z moich czytelniczek – Ela – zaproponowała swoje usługi, a że jest w tym temacie profesjonalistką i robi to doskonale, nie widziałam żadnego sensownego powodu, żeby odmówić. Ela widzi takie rzeczy, których moje oko nie dostrzeże i nie są dla niej straszne nawet najdziwniejsze słowotwory Pani.

A jak Ela wpłynęła na automatyzację procesu pisania artykułów na blogi? Otóż Ela jest człowiekiem i zasługuje na normalne warunki pracy, a nie poprawianie moich dziwnych kombinacji językowych w ostatniej chwili. Żeby było to możliwe – musi otrzymywać teksty z odpowiednim wyprzedzeniem, w rezultacie ja również muszę je odpowiednio wcześnie tworzyć. I tak oto ten logiczny łańcuch wydarzeń doprowadził do komfortowej dla mnie sytuacji, skutkującej tym, że na początku miesiąca mam przygotowane wszystkie wpisy zarówno na stronę Pani Swojego Czasu, jak i drugi prowadzony przeze mnie blog, czyli Okiem Trenera.

Zweryfikowane przez Elę teksty wrzucam na kokpit wordpress, planując ich publikację w ciągu miesiąca. Oczywiście czasem zdarzy się, że tekst powstanie totalnie spontanicznie i bardzo mi zależy, żeby ujrzał światło dzienne. Wtedy od dobrej woli Eli zależy, czy tak się stanie, czy nie (na szczęście Ela dba o Was i najczęściej przepuszcza wszystkie moje teksty „last minute” :))

Pewnej automatyzacji uległ również mój udział w grupie Pań Swojego Czasu, gdyż od pewnego Czasu mam do pomocy trzy cudowne adminki – Anię, Sylwię i Olgę, które pomagają mi ogarniać grupową rzeczywistość. A jest co ogarniać – prawie 1400 Kobiet, każda z nich chcąca nauczyć się zarządzania swoim czasem. Wśród adminek panuje ścisły podział zadań – każda z nas wie, za jaką część jest odpowiedzialna. Bardzo nam to pasuje 🙂

Zastanawiam się też nad automatyzacją pracy na swoich fanpejdżach. Nie stanowiło to większego problemu, gdy zarządzałam tylko jednym, lecz teraz, mając pod kontrolą trzy (Nowe Motywacje, Pani Swojego Czasu, Mama Cukiereczka) stanowi to nie lada wyzwanie. Swoją drogą – czy znacie inne aplikacje, ułatwiające zarządzanie fanpejdżami, niż Hootsuite, Edgar i Buffer? Ciągle szukam czegoś, co by mnie satysfakcjonowało.

Moim kolejnym sposobem na automatyzację pracy jest po prostu outsourcing, czyli zlecanie części pracy na zewnątrz – osobom, które zrobią to szybciej i lepiej. Zlecam, oczywiście, księgowość, bo nie lubię bawić się cyferkami, szczególnie, jeśli dotyczą podatków. Wszystkie kwestie techniczne, istotne podczas opracowywania kursu online, są delegowane specjaliście od tego typu spraw. Lubię wordpressa, lubię rozgryzać techniczne zawiłości, ale tylko do pewnego stopnia! Nie jestem perfekcjonistką i uważam, że wystarczy, żebym się specjalizowała w zarządzaniu czasem; nadzór zakresie synchronizacji platformy kursu z systemem płatności, newsletterem czy wystawianiem faktur zostawiam ekspertom w tych dziedzinach.

W tym roku deleguję na zewnątrz jeszcze jedną rzecz, o której nie pomyślałam w trakcie przygotowywania poprzedniego kursu. W styczniu dwie osoby zrezygnowały z warsztatów; były niedosłyszące i – nie mając transkrypcji treści – nie mogły skorzystać z oferowanych podcastów. Biję się za to w pierś i obiecuję więcej nie popełnić takiego błędu. W ramach kursu „Zorganizuj się w 21 dni” wszystkie moje podcasty będą posiadały transkrypcję treści w formacie PDF, wykonaną przez specjalizującą się w tym osobę. Będzie to przydatne także tym z Was, które wolą czytać, zamiast słuchać.

Na razie to wszystkie moje pomysły na automatyzację pracy, aczkolwiek wciąż myślę o kolejnych. Marzy mi się wirtualna asystentka. Kto wie, może w przyszłości… 🙂

A Ty? W jaki sposób automatyzujesz swoją pracę?

Ola (Pani Swojego Czasu)

Pani Swojego Czasu