Dzisiejszy wpis jest tylko dla tych z Was, które naprawdę już nie ogarniają. Jest dla tych, które mają wrażenie, że już nie dają rady. Że gonią w piętkę i zaraz stanie się coś strasznego. Że zaraz okaże się, że zapomniałaś o czymś naprawdę ważnym i coś naprawdę ważnego się zawali.

Jeśli myślisz sobie – hmm – u mnie nie jest tak źle i w zasadzie jeszcze mam trochę mocy przerobowych, mogłoby być lepiej, ale paniki nie ma to NIE CZYTAJ DALEJ, bo tylko stracisz czas i zniechęcisz się do jakiegokolwiek zarządzania czasem.

Dziś będzie wpis do bólu praktyczny i techniczny. Techniczny sposób na zarzadzanie swoim czasem i obowiązkami z nimi. Jak je ułożyć, jak nad nimi zapanować, jak je zorganizować i nie zwariować.

Jak już się zapewne domyślacie Pani Swojego Czasu jest osobą niezwykle praktyczną. Niektórzy mówią nawet, że przyziemną. To prawda. Nie noszę obcasów i bardzo mocno stąpam po ziemi. Nawet szkolenia prowadzę w trampkach. Lubię to, co ma praktyczne zastosowanie. Lubię, gdy ludzie mówią szybko i konkretnie. Teraz gdy już obwieściłam światu, że jestem Panią Swojego Czasu zdarza się, że pytają mnie w pracy „Czy ma Pani 5 minut?” Mam i 5 minut z chęcią poświęcę na rozmowę. Ale nie więcej 🙂

Dostałam ostatnio pytanie trochę zabawne, a trochę przerażające:

„Jak żyć”?

Spytała mnie o to konkretna osoba, ale pyta mnie o to mnóstwo Kobiet (co ciekawe bardzo mało mężczyzn) – jak poradzić sobie z tymi wszystkim obowiązkami. I wymieniają: prowadzenie sklepu, odbieranie telefonów, rozmowy z klientami, wysyłki, pakowanie produktów, jazda na pocztę, dostarczanie produktów, załatwianie spraw księgowych, użeranie się z urzędami, odprowadzanie i przyprowadzane z przedszkola, zabawa z dziećmi, rozmowa z mężem, obiad, sprzątanie, wyjścia z psem. A przecież przydałoby się jeszcze od czasu do czasu jakoś rozwinąć i jakąś książkę przeczytać, pooglądać jakiś program ciekawy (jeśli ktoś ma telewizor), przeczytać jakiś artykuł rozwojowy. Fajnie byłoby (a czasem to już jest szczyt luksusu) wziąć ciepłą kąpiel dłuższą niż zwykle, poleniuchować, pójść na spacer czy pobiegać, nie mówiąc już o spotkaniu z przyjaciółmi od czasu do czasu.

Dużo, dużo tych obowiązków, spraw i zadań. Kilkanaście, kilkadziesiąt. A przecież to i tak są tylko te najważniejsze. Każda sprawa wymieniona tutaj składa się z co najmniej kilku mniejszych „podspraw”.

Jak żyć zatem pytają mnie uczestniczki moich szkoleń i czytelniczki.

Niestety nie mam dla Was dobrych wiadomości.

Cudów nie ma i wybijcie sobie z głowy nawet pytanie mnie o różne techniki w takiej sytuacji – jaką technikę by tu zastosować, żeby to wszystko zmieścić w ciągu doby? Żadna technika Wam nie pomoże, jeśli tych zadań macie zwyczajnie za dużo, bo za dużo wzięłyście na swoje bary.

Nie wiem czy jest idealny sposób poradzenia sobie z tym wszystkim – napiszę Wam jak ja sobie z tym radzę i co radzę uczestniczkom moich szkoleń.

Na początek – skoro radzisz sobie z tym chaosem i nawałem obowiązków od jakiegoś czasu (a zakładam, że tak jest) to wytrzymasz jeszcze 2 – 3 dni. Ale przez te dwa trzy dni ja dołożę ci jeszcze jeden obowiązek. To będzie taki eksperyment. Wiem, że masz mnóstwo na głowie, ale uwierz mi świat się nie zawali i Ty nie padniesz trupem jeśli pobędziesz w tym stanie jeszcze kilka dni.

Odwróć planowanie.

PO PIERWSZE przygotuj sobie na to specjalny zeszyt. Taki malutki notesik wystarczy. To ważne, że ma być malutki, bo ma ci się on zmieścić do: super mini torebki (takiej jak na przykład ta TUTAJ), kieszeni w spodniach, kieszeni w kiecce a od biedy nawet i do stanika. Najlepiej, żeby notesik miał od razu przytwierdzony długopis. Wiadomo, że jak pójdziesz na miasto załatwiać coś dla Klientów i na spotkanie i do urzędu i jeszcze na zakupy, a potem szybko wybiegniesz na spacer z psem i odebrać dziecko z przedszkola i kurczę jeszcze mąkę miałaś kupić i (cholera jasna) spotkałaś po drodze koleżankę z osiedla, to jak nie masz ze sobą notesika i ołówka to masz prostą wymówkę, żeby nie robić tego, co dla Ciebie planuję!

Co godzinę lub dwie (dwie godziny to opcja dla tych które przy słowie „co godzinę” głęboko westchnęły”) zapisuj wszystko to, co robiłaś w tym czasie, który właśnie minął. Skup się tylko na przeszłości, czyli na tej godzinie, która właśnie minęła. (dlatego właśnie godzina jest lepsza bo będziesz pamiętać, co robiłaś).

Zapisuj czynność i ile czasu Ci ona zajęła.

Jest bardzo prawdopodobne, że początkowo nie będziesz miała zielonego pojęcia ile te czynności zajmują ci czasu i lista będzie wyglądała tak

– rozmawiałam przez telefon

– wysyłałam i odpowiadałam na mejle

– zrobiłam sobie kanapkę

– wypiłam kawę na tarasie

– otworzyłam drzwi listonoszowi

– poszłam na balkon i wkurzył mnie bałagan więc posprzątałam porozrzucane po ogrodzie zabawki dzieci

– odebrałam telefon (niepotrzebnie), bo się jasna gwint okazało, że dzwonią z jakiejś badziewnej infolinii

Itd., itp. Ciężko będzie ci początkowo określić czas. Ale tym się nie przejmuj.

Wiem, że to dużo roboty. Uwierz mi, że wiem. Więc jeśli już na tym etapie uważasz, że to nie dla Ciebie i nie będziesz tego robić bo to strata czasu to NIE CZYTAJ DALEJ. Nie obrażę się. Idź zatem i goń dalej. Ale już nie pytaj „jak sobie poradzić”. Bo być może właśnie tak lubisz działać (nie żartuję tutaj i wcale nie piszę tego z sarkazmem – są osoby, które funkcjonują efektywnie tylko na skrajnie podwyższonym poziomie adrenaliny) i być może cały ten bajzel zadań i natłok obowiązków jest ci potrzebny.

No dobra. Jesteś dalej? To znaczy, że czytasz dalej i jednak chcesz się dowiedzieć więcej. Cieszę się. Jeśli będziesz tak robić mniej więcej co godzinę to już po 1 dniu będziesz miała nawyk sprawdzania ile dane zadania lub sprawy (nie wszystko bowiem jest zadaniem) zabiera Ci czasu.

Gdy skończy się Twój dzień (mam na myśli, że możesz w spokoju usiąść i nie musisz już nic robić poza realizacją tego, co ci proponuję) i mam szczerą nadzieję, że nie jest właśnie 3 w nocy to przeanalizuj swoje zapiski. Tak – oddaj się lekturze! Ale się nie załamuj, bo jeszcze nie pora na to.

Uwaga – ta metoda działa, jeśli jest robiona rzetelnie i z ręką na sercu. Upierdliwie wręcz. Jeśli w czasie zapisywania sama się już cenzurowałaś lub (być może nawet nieświadomie) pewne rzeczy zapominałaś zapisywać to nic z tego nie wyniesiesz niestety.

A teraz – czytasz, sprawdzasz i analizujesz.

Jakie czynności wykonywałaś? Ile czasu na nie poświęciłaś? Pamiętaj, że to dopiero pierwszy dzień. Jeśli on właśnie minął, a Ty nie do końca wiesz ile czasu na czym spędziłaś potraktuj to jako informację na jutro i jutro rób to samo tylko staraj się monitorować ile czasu poświęcasz na wszystkie czynności. Począwszy od momentu gdy wstaniesz aż do momentu gdy usiądziesz znowu nad tym cholernym zeszycikiem (jest bardzo prawdopodobne, że na tym etapie już go nienawidzisz) i sprawdzasz ponownie jak wyglądał Twój dzień.

Po drugim dniu masz cały zeszycik zapisany rzeczami, które robiłaś i ile czasu one ci zajęły. Po pierwsze sprawdzaj co zrobiłaś – jakie działania podjęłaś. Czy one czemuś służyły? Czy zrealizowałaś za ich pomocą jakiś cel? Jeśli tak – jaki? Czy to jest ważny dla Ciebie cel?

PO DRUGIE odpowiedz sobie na pytanie, co by się stało gdybym tego NIE ZROBIŁA? Wszystkie zadania, które mają odpowiedź NIC – bezlitośnie wyrzuć ze swojej listy „to do” – i tej papierowej i tej mentalnej. Takie zadania możesz sobie zostawić na chwile nudy, gdy naprawdę nie wiesz co ze sobą zrobić.

PO TRZECIE zwróć uwagę, które ze spraw zajęły ci dużo więcej czasu niż powinny zająć lub niż się spodziewałaś i zastanów się dlaczego? Z czego to wynika? Moje doświadczenie mówi mi, że najrzadszą przyczyną jest niestosowanie technik zarządzania czasem, a najczęstszą jest nieumiejętność poradzenia sobie z wewnętrznymi ograniczeniami, które zabierają nam czas. Jakie to ograniczenia? Ktoś Cię o coś prosi, a Ty nie umiesz odmówić. Ktoś do Ciebie dzwoni, a Ty czekasz całe 5 minut aż przedstawi z jaką sprawą dzwoni (nie tracisz tylko tych 5 minut, które właśnie poświęciłaś na rozmowę, ale też te minuty, których potrzebujesz, by z powrotem powrócić do tematu, którym się zajmowałaś. Nie ustalasz sobie jasnych zasad swojej pracy, czyli próbujesz stosować tzw. multitasking co się zawsze źle kończy – taką wielozadaniowość często widzę u kobiet i polega ona na tym, że: dajmy na to Kryśka właśnie pisze ofertę dla Klienta, ale w międzyczasie przychodzi ważny mejl, na który Kryśka zaczyna odpowiadać. W środku mejla dzwoni telefon więc Kryśka odbiera choć okazuje się, że to nic ważnego, że to tyko jakaś oferta z sieci komórkowej. Po zakończeniu rozmowy Kryśka potrzebuje 2 minut na zorientowanie się, co to ona ostatnio robiła. Aha – mejl – wraca do pisania mejla ale widzi, że dostała wiadomość na fejsie, na którą czekała od wczoraj. Odpisując na mejla wchodzi koleżanka i pyta się czy Kryśka chce kawy. Tak . A czy z mlekiem. Ranyyyyyyy – NIE.

Zorganizuj sobie robotę tak byś miała komfort i byś robiła jedną sprawę jednocześnie. Wszystkie inne kontakty do siebie zablokuj. NIC się nie stanie jeśli nie odbierzesz telefonu od jednego Klienta właśnie teraz natychmiast. Zadzwonisz do niego za 15 minut jak skończysz tę ofertę (ale pamiętaj, by na stronie napisać że oddzwaniasz na telefony tylko prosisz o pozostawienie wiadomości)

Sprawy, które nic ci nie dają i do niczego cię nie prowadzą – bezlitośnie USUWAJ. Likwiduj, eliminuj, skracaj. Jeśli nie potrafisz z nich zupełnie zrezygnować to nadaj im ramy czasowe. Z fejsa korzystaj w takich i takich sytuacjach od 20.00 do 21. W pozostałym czasie ma być wyłączony. 5 lat temu żyłaś bez fejsa. Teraz też się da. Uwierz mi – są na tym świcie ludzie, którzy nie mają konta i żyją i są szczęśliwi i biznes, i świat im się nie załamał z tego powodu!

Jestem przekonana, że z takiej analizy wyjdzie ci doskonała diagnoza – tak zwanych złodziei czasu. Czyli to, na co marnujesz czas – sprawy niepotrzebne, do wyeliminowania. Ale uważaj – nie eliminuj rzeczy, które służą Twojemu relaksowi w aktywny sposób, relaksowi, który cię regeneruje (ale nie resetuje). Oglądanie TV odmóżdża, a nie relaksuje!

Jeśli jednak – i tutaj mam złą wiadomość – przeanalizowałaś swoje zapiski i doszłaś do wniosku, że nic nie jesteś w stanie wyrzucić ani skrócić i w ogóle masz 100% efektywność, czyli robisz tylko właściwe rzeczy i we właściwy sposób to:

1. KONIECZNIE napisz do mnie mejla, bo chce przeprowadzić z Tobą wywiad!

2. Jeśli robisz tylko właściwe rzeczy i wciąż gonisz w pietkę to konkluzja jest łatwa – wzięłaś na swoje bary za dużo i po prostu nie dajesz rady.

Ja w cuda nie wierzę. Nie przeprowadzę 4 dniowego szkolenia w ciągu jednej doby. Tego się po prostu nie da zrobić, bo nie pozwalają na to prawa fizyki (4x8h = 32h a doba jak wiadomo ma tylko 24)

Jeśli jesteś w sytuacji, w której nałożyłaś na swoje barki za dużo obowiązków i nie starcza ci czasu, to musisz z czegoś zrezygnować. Poprosić kogoś o pomoc (w czymkolwiek, co cię odciąży), zrezygnuj czasowo z pewnych obowiązków (na przykład tego nieszczęsnego ogarniania domu), deleguj komuś zadania (tak – mężczyźni POTRAFIĄ gotować i NIE, nie dostaną wrzodów jeśli kilka raz z rzędu zjedzą kanapkę na obiad!) Uwaga – żeby było jasne – nie namawiam Was do rewolucji i nie chcę wywracać do góry nogami Waszych przyzwyczajeń i ról życiowych. Jeśli jednak zobowiązałaś się do zrobieniu zbyt wielu rzeczy na raz to z czegoś chwilowo musisz zrezygnować.

O tym, z czego rezygnujesz decyduj bardzo świadomie. Najczęściej w pierwszej kolejności rezygnujemy ze snu – błąd. Potem z jedzenia – również błąd. Potem z kontaktów z ludźmi – gigantyczny błąd! Nie masz się umartwiać i zarobić na śmierć. Masz się nauczyć delegować i oddawać. Lub zakomunikować światu. Przyznaję się, wzięłam na siebie za dużo i po prostu nie daję rady – potrzebuję pomocy. Czy możesz mi pomóc?

A jeśli nie za bardzo umiesz prosić, a jeszcze gorzej idzie ci z odmawianiem to następny artykuł w Techniczny wtorek będzie w sam raz dla Ciebie.

Spróbujesz? Daj znać jak Ci idzie? Już gonisz w piętkę czy jeszcze ogarniasz?

Ola (Pani Swojego Czasu)

11