No dobrze – ten artykuł będzie bardziej dotyczył Asany niż zarządzania projektem. Prawda jest taka, że o Asanie w służbie #ganguPSC słyszycie od kilku dobrych lat, a chyba jeszcze nigdzie nie opisałyśmy, w jaki sposób z niej korzystamy i jak faktycznie pomaga ona w zarządzaniu projektami. Czas więc to nadrobić.

Ten artykuł stworzyłam wspólnie z Wszechogarniającą Joanną, menadżerką projektów. To ona jest Królową Asany w #ganguPSC i dzielnie rządzi na tym podwórku, dlatego postanowiłyśmy omówić ten temat wspólnie. I – jak to zwykle u nas bywa – pokażemy go z naszej perspektywy, czyli opowiemy, jak my korzystamy z Asany, co nie oznacza, że nie można lepiej, sprawniej, inaczej. My działamy tak, a Ty możesz to dostosować do swojej sytuacji i potrzeb.

Sądzimy, że ciekawą informacją dla Ciebie będzie to, że Asia, zaczynając pracę u PSC… nie znała Asany i nie zarządzała wcześniej projektami z pomocą takiego narzędzia. Używała Excela. Teraz nie wyobraża sobie już pracy bez Asany. Jedna z nowych gangsterek, gdy zobaczyła, co Asia robi na Asanie, jak rozkłada projekty na czynniki pierwsze, powiedziała, że to chyba Asiana, a nie Asana 🙂 .

Jeśli więc Ty również nie znasz tego narzędzia i myślisz, że to przeszkoda, to nic bardziej mylnego – tego się można nauczyć, zaczynając zupełnie od podstaw.

No to po kolei.

Czym jest Asana i do czego służy?

To program do zarządzania projektami. Przez projekt rozumiemy przedsięwzięcie, które jest względnie skomplikowane, to znaczy trwa przez kilka miesięcy, składa się z co najmniej kilku obszarów (a każdy obszar ma w sobie zadania i podzadania) i jest realizowany przez co najmniej kilka (jeśli nie kilkanaście lub kilkadziesiąt) osób.

Wiemy, że niektórzy używają Asany także do pracy samodzielnej. I super. Możesz rozpisać swój pomysł na mniejsze kroki, przypisać sobie konkretne zadania zbliżające Cię do realizacji celu, określić daty i monitorować postępy. Ale umówmy się, jeśli masz proste zadanie i nie dzielisz go z nikim, to może wcale nie ma potrzeby bawienia się w Asanę – każda prosta aplikacja do zarządzania czasem załatwi sprawę i nie ma co sobie komplikować życia.

Oczywiście Asana nie jest jedynym programem do zarządzania projektami. Z najbardziej znanych można wymienić Trello i Nozbe. Ola próbowała obydwu, ale niestety żaden nie przypadł jej do gustu tak jak właśnie Asana. Asia wskoczyła od razu w Asanę, pokochała ją bezgranicznie i na razie nie wygląda na to, żeby to miało się zmienić.

Warto również wspomnieć, że Asana nie jest dostępna w języku polskim. Do wyboru masz: angielski, francuski, niemiecki, portugalski, hiszpański i japoński, więc podstawowa znajomość któregoś z tych języków jest tu konieczna do obsługi (ale taka naprawdę podstawowa). My korzystamy z wersji angielskiej. Asana ma też naprawdę dobrą aplikację na telefon, co jest bardzo wygodne. Mając przy sobie smartfon, możesz reagować na to, co się dzieje, odpowiadać współpracownikom, kontynuować wątki.

U PSC wszystko odbywa się na Asanie. Znasz takie powiedzenie? „Jeśli czegoś nie ma w Google, to nie istnieje”. U nas dotyczy ono Asany: każdy projekt, każde zadanie, każda osoba z zespołu, każdy współpracownik, każdy pomysł jest na Asanie. Jeśli go nie ma, to znaczy, że zabrakło internetu albo ktoś go po prostu jeszcze nie wymyślił.

W czym najbardziej pomaga Asana?

Gdybyśmy miały to określić jednym słowem, to powiedziałabym: w porządkach. Choć dla żadnej z nas porządki nie są priorytetem, to w przypadku Asany sytuacja zmienia się diametralnie.

Znasz to uczucie, gdy masz taki projekt, w którym trzeba zrobić milion zadań, każde w inny dzień, o innej porze i z innym człowiekiem? Rozpisujesz, rozpisujesz i kartek zaczyna brakować, bo nie wiadomo, co z czym łączyć i do kogo pisać. W pewnym momencie zaczynasz się już gubić w ustaleniach, bo dostajesz wiele maili, w każdym wiele załączników i nie pamiętasz, z kim i na co byłaś umówiona. No i właśnie do tego służy Asana – do porządkowania tego chaosu.

Możesz tu rozdzielić zadania różnym osobom, w ramach tych zadań wymieniać się na bieżąco aktualnymi informacjami, wrzucać zdjęcia, linki, przypisywać daty ukończenia, określać stopień ważności zadań. System sprawdza się dużo bardziej niż wymiana mailowa, bo w jednym miejscu masz informacje dotyczące danego projektu i wszystkich wątków z nim związanych. Niczego nie szukasz na skrzynce mailowej – kiedy potrzebujesz wrócić do ważnych ustaleń, wystarczy, że wejdziesz, i wiesz, od którego momentu powinnaś zacząć pracę nad danym zadaniem.

Dodatkowo Asanę możesz porządkować według zespołów i projektów. My mamy tylko jeden zespół: #gangPSC, ale jesteśmy w stanie sobie wyobrazić, że to narzędzie sprawdza się, jeśli jesteś w różnych zespołach i na Asanie masz projekty, które się wzajemnie nie przecinają i nie zazębiają. Wtedy możesz płynnie przechodzić do zadań z różnych zespołów i masz wszystko w jednym miejscu.

Teraz pokażemy Ci co nieco od środka.

#kursoksiążka „Cele i planowanie” jest jednym z projektów, które mamy w ramach naszego teamu #gangPSC.

ZARZĄDZANIE PROJEKTEM W PRAKTYCE, CZYLI JAK DZIAŁA ASANA

Na screenie widać okrągłe punkty, przy których niektórzy mają zdjęcia – to jest właśnie wizualizacja zespołu #gangPSC.

Obecnie w naszej Asanie jest 28 osób pracujących przy różnych projektach PSC. Niektóre z nich to członkinie #gangu, niektórzy to nasi stali współpracownicy – freelancerzy, inni zaś to podwykonawcy.

Ważne! Jeśli zapraszasz osoby z zewnątrz, dobrze jest korzystać z płatnej wersji Asany. Możesz wtedy ustawiać prywatność wybranych projektów i decydować o tym, które mają być widoczne dla danej osoby. W wersji bezpłatnej wszyscy członkowie zespołu widzą wszystko. Dodatkowo bezpłatna wersja jest przeznaczona dla mniejszych zespołów – do 15 osób. Szczegóły dotyczące pakietów znajdziesz tutaj: https://asana.com/pricing.

W chwili obecnej mamy 29 projektów, przy czym warto zaznaczyć, że niektóre z nich to wielkie kobyły. Na Asanie są bowiem zarówno projekty związane z logistyką naszych działań (BAZA INSPIRACJI DLA GANGU, w której jest wszystko, co związane z naszymi pomysłami, propozycjami od klientek/czytelniczek/klubowiczek, inspiracje itp., projekt MAGAZYN PSC, gdzie znajdują się wszystkie zagadnienia związane z magazynowaniem, pakowaniem i wysyłką naszych produktów, projekt REKRUTACJE, do którego wskakuje każda kolejna rekrutacja do #ganguPSC, projekt PROCEDURY), jak i takie w 100% dotyczące merytoryki (KURSOKSIĄŻKI, KURSY ONLINE, KLUB PSC itp.)

Bardzo długo Asana była dostępna tylko w formie widoku listy, który wygląda tak:

Jednak po jakimś czasie program wprowadził rozwiązanie podobne do Trello, gdzie projekty można rozpisywać na tablicach, i wygląda to tak:

ZARZĄDZANIE PROJEKTEM W PRAKTYCE, CZYLI JAK DZIAŁA ASANA

Wiadomo jednak, że najlepiej nam się pracuje na takich rozwiązaniach, do których jesteśmy przyzwyczajeni, dlatego my używamy list i w taki sposób patrzy nam się na to najlepiej. Jeśli jednak ktoś woli rozwiązania rodem z Trello, to może sobie to zmieniać.

Asana oferuje też masę gotowych szablonów do różnego typu projektów w zależności od branży, w której pracujesz. Jest to jakieś rozwiązanie na początek – a może niektóre szablony rzeczywiście spełnią w 100% Twoje oczekiwania i na ich bazie będziesz mogła działać ze swoimi zadaniami.

ZARZĄDZANIE PROJEKTEM W PRAKTYCE, CZYLI JAK DZIAŁA ASANA

Okej, po ogólnym wprowadzeniu czas na szczegóły. Żeby móc dokładnie opisać, jaka Asana jest fajna, na czym polegają jej funkcje i jak bardzo pomaga, pokażemy Ci jej działania na przykładzie najważniejszego dla nas obecnie projektu, czyli #kursoksiążki o celach i planowaniu.

Projekt #kursoksiążki jest długi (na Asanie pojawił się już w maju 2019 roku, a jego realizacja wciąż trwa – mamy styczeń 2020 – bo właśnie trwa jej sprzedaż) i w jego realizację jest zaangażowanych kilkanaście osób, więc jest to projekt idealny do pokazania plusów i minusów Asany (tak, takie też są).

Po pierwsze sam projekt składa się z kilku obszarów. Każdy oczywiście sam decyduje, jakie ma u siebie. U nas, w przypadku książek wydawanych przez wydawnictwo PSC, są to te, które widzisz na screenie:

Oczywiście projekt #kursoksiążka o celach i planowaniu nie miał niektórych z tych obszarów (jak na przykład umowa wydawnicza autor–wydawnictwo), bo to Ola była autorką i nie musiała zawierać umowy sama ze sobą 🙂 .

Idziemy dalej. Każdy z tych obszarów może i powinien być podzielony na jeszcze mniejsze obszary, a być może nawet już zadania. Generalnie zadania w Asanie rozkłada się tak długo na części pierwsze, aż będziemy w stanie przypisać je określonej osobie, w określonym czasie, nawet do zrobienia o określonej godzinie. I żeby było jasne: nigdy nie delegujemy ludziom zadań na określoną godzinę, ale nasz sposób na pracę ze zbyt dużymi zadaniami jest właśnie taki – rozbijać je na coraz mniejsze części tak długo, aż dedykowana osoba będzie w stanie zrealizować jakiś kawałek między 9.00 a 9.30 rano.
Ola uważa zresztą, że to jest jeden z najczęstszych powodów, dla których ludzie nie biorą się za pracę i zwlekają, bo bardzo często nie wiedzą, co robić, gdyż mają zbyt dużo opcji do wyboru.

Pokażemy Wam to na przykładzie.
Jeden z dużych obszarów pracy z #kursoksiążką to GRAFIKA.
W tym obszarze z kolei mieści się obszar OKŁADKA.
Pod tym obszarem kryją się z kolei takie zadania, jak: WYBÓR PROJEKTU OKŁADKI (i w tym będą zadania: a. przód okładki, b. tył okładki), USTALENIA SZCZEGÓŁOWE DO OKŁADKI, ISBN + KOD KRESKOWY.

ZARZĄDZANIE PROJEKTEM W PRAKTYCE, CZYLI JAK DZIAŁA ASANA

Widzisz już, jak to działa? Te zadania w Asanie to tak jakby drzewko, w którym każde kolejne zadanie jest odpowiedzią na moje ulubione pytanie w projekcie:

CZYLI KONKRETNIE CO?

Mamy stworzyć #kursoksiążkę!
Czyli co to konkretnie oznacza?
Napisać ją, stworzyć do niej grafikę, wymyślić jej okładkę, zrobić jej promocję, wydrukować ją, sprzedać itp. – to są obszary projektu.
Potem każdy z tych obszarów bierzemy na tapet i zadajemy to samo pytanie:
CO TO KONKRETNIE OZNACZA?

I odpowiadamy na to pytanie w każdym obszarze. Każda taka odpowiedź to konkretne zadanie.

I teraz pomyśl, ile z tego się robi zadań, pomysłów, dodaj do tego kilkanaście osób realizujących projekt (ja piszę, Sylwia robi korektę, Weronika z Pauliną grafiki, Ania strony lądowania, Justyna wrzuca produkt do sklepu, Ola lub Asia robią opisy do sklepu, Natalia tworzy szablony odpowiedzi do klientek, Dagmara ustawia reklamy, Krzysztof nadzoruje pracę magazynu, Sara zajmuje się stanami magazynowymi i ISBN-em, Agnieszka odpowiada za druk z ramienia drukarni, druga Ania zajmuje się nadzorowaniem całego procesu wydawniczego, a Asia wszystkie te działania spina na Asanie i pilnuje, by wszystko było realizowane bez opóźnień i by każdy wiedział, co i w jakiej kolejności ma robić).
Wszystkie te osoby w czasie trwania całego projektu muszą być dostępne na różnych etapach i widzieć różne elementy. Nie ma potrzeby, żeby każdy widział wszystko, i nie chodzi tutaj o jakieś moje problemy z tajnością informacji, tylko o efektywność pracy: gdy każdy widzi wszystko, to jego uwaga jest podzielona na zbyt dużą liczbę elementów, a to niestety wpływa na zmniejszenie naszej produktywności.

PRACA Z ZADANIAMI

Praca z zadaniem jest prosta: określamy zadanie i przypisujemy je danej osobie, wyznaczając termin, w którym ma być ono zrealizowane. Ta osoba, w zależności od swoich prywatnych ustawień, dostanie powiadomienie mailowe o tym, że czeka na nią dane zadanie.
Przyznaję, że kiedyś pracowałyśmy na tych powiadomieniach, ale od momentu gdy mamy bardzo dużo projektów, nie ma to najmniejszego sensu – kilkadziesiąt maili dziennie w naszych skrzynkach dotyczyłoby tylko i wyłącznie działań na Asanie. To, co na bieżąco dzieje się w zadaniach, w które jesteśmy zaangażowane, widzimy w Inboxie plus w zakładce „Asana” na Slacku (naszym narzędziu do codziennej komunikacji, które mamy z Asaną zintegrowane).

Ponieważ mamy w zespole menadżerkę projektów, którą jest Asia – zwana przez nas Wszechogarniającą Joanną albo Królową Asany – to Asia dba o to, żeby każde zadanie miało swojego autora i każdy wiedział, co ma robić. To Asia rozpisuje każdy projekt na części pierwsze (czyli te obszary, a z obszarów zadania), będąc w kontakcie z osobą, która merytorycznie wymiata w danym projekcie. (Tak naprawdę to jest to spore uproszczenie na potrzeby artykułu. Obecnie mamy już tyle projektów i obszarów do zagospodarowania, że w zasadzie każda członkini #gangu, będąc odpowiedzialna za swój obszar, pełni niejako funkcję menadżerki projektów w tym obszarze.
Czyli Weronika, która jest u nas szefową działu graficznego, dba o wszystko to, co się dzieje w jej projektach graficznych, Ania – szefowa działu technologicznego – dba o ten obszar, a Natalia – Bogini Cierpliwości – zajmuje się wszystkim, co związane z klientami. Każda dziewczyna w swoim obszarze zajmuje się również Asaną, czyli tworzy tam projekty, w projektach obszary, a w tych zadania, deleguje te zadania konkretnym osobom, przypisuje im daty, wydziela do osób z nią współpracujących, odbiera je, pilnuje terminów itp. Nad tym wszystkim czuwa zaś Asia, czasami pomagając, czasami biorąc na siebie).

I znów przykład: gdy Asia została zatrudniona 3 lata temu do #ganguPSC, była wymiataczką w projektach i wiedziała, jak nimi zarządzać, ale nie wiedziała wiele o biznesie online. A już w ogóle bardzo niewiele o procesie tworzenia, promocji i sprzedaży na przykład kursów online. Musiała się więc tego nauczyć, żeby móc takie projekty rozpisywać, a potem trzymać rękę na pulsie, jeśli chodzi o ich realizację.
Dokładnie tak samo było z naszą pierwszą książką. Metodą prób i błędów oraz na podstawie burzy mózgów musiałyśmy wypracować taki schemat obszarów, który oczywiście później był weryfikowany w praktyce.
W Asanie jest jednak bardzo fajna funkcja, która pozwala tworzyć powtarzalne szablony, a dodatkowo kopiować projekty. To powoduje, że projekt #kursoksiążka, który powstał w naszej Asanie w 2019 roku na potrzeby #kursoksiążki o asertywności i pewności siebie, nie musiał być teraz tworzony od nowa, tylko po prostu został skopiowany. Oczywiście po takim skopiowaniu trzeba wiele rzeczy pozmieniać, bo kopiuje się cały schemat i nazewnictwo, ale należy się upewnić, czy ostatecznie jest tak, jak chcemy. Korzystając z tej funkcji „duplicate”, mamy możliwość wybrania, jakie parametry mają być skopiowane (daty, przypisane osoby, osoby współpracujące, załączniki itp.) i nie ma co ukrywać, jest to wygodne, bo schematu działania nie trzeba już powtarzać. A każda #kursoksiążka (i książka w ogóle) ma przecież podobny schemat, bo każdą trzeba napisać, zrobić jej redakcję, korektę, skład, promocję i sprzedaż.

Praca z zadaniami polega na tym, że mamy jeden obszar stworzony na dane zadanie, a w zależności od potrzeby to zadanie jest przypisywane danej osobie bez żadnej konieczności wysyłania maili itp.
Najłatwiej to wytłumaczyć na przykładzie grafiki: gdy Weronika ma stworzyć okładkę #kursoksiążki, to zadanie jest przypisane do niej i ma konkretną datę. W momencie gdy jest to zrobione, Weronika załącza w tym zadaniu grafikę i deleguje zadanie do Oli, przypisując mu datę i ewentualnie dodając tag „PILNE” lub „WAŻNE” (możesz sama tworzyć własne tagi w zależności od potrzeb). W tym momencie to zadanie pojawia się u mnie w zakładce „Moje zadania”, które mogę sobie sortować według tego, z jakiego projektu pochodzą, jaki mają deadline lub ile mają lajków. Nie mam pojęcia, kto używa tego ostatniego kryterium – u mnie najczęściej w użyciu jest deadline. Wchodząc w „My tasks”, widzisz wszystko, za co odpowiadasz lub gdzie ktoś oczekuje na Twoją odpowiedź, widzisz też termin – jeśli jesteś już po terminie, zadania podświetlają Ci się na czerwono.

Jedną z większych trudności, jaką mamy obecnie na Asanie, jest nauczenie osób spoza #ganguPSC, by pamiętały o tym przypinaniu zadań do danej osoby. Jeśli ktoś tego nie zrobi, to to zadanie będzie sobie wisieć i nikt go nie będzie widział na tablicy zadań. Dlatego w Asanie ważna jest osoba menadżerki projektów albo kogoś, kto nie musi się tak nazywać, ale i tak niejako spełnia taką funkcję, ogarniając całość. W 90% przypadków małych biznesów taką osobą jest właściciel/właścicielka, bo funkcja menadżerki projektów nie jest w takich firmach jeszcze mocno rozpowszechniona (a szkoda, bo to naprawdę ważna rola w zespole).

Drugim kluczowym miejscem na Asanie, ale już bardziej istotnym właśnie dla osoby zarządzającej całością (czyli odpowiedzialnej za to, żeby wszystkie projekty miały swoje miejsce, termin i osoby odpowiedzialne za ich realizację), jest kalendarz. Kalendarz można sobie sprawdzać w stosunku do całego zespołu (u nas jest to #gangPSC), w ramach którego widać wszystkie zadania we wszystkich projektach (na screenie zobaczysz, jak dużo tego jest, a pamiętaj, że i tak nie widzisz całości, bo to się zwyczajnie nie mieści na jednej stronie).

ZARZĄDZANIE PROJEKTEM W PRAKTYCE, CZYLI JAK DZIAŁA ASANA

Oczywiście kalendarz możemy sobie sprawdzać także w ramach tylko pojedynczego projektu, jednak z perspektywy mojej, jako właścicielki biznesu, i Asi jako menadżerki projektów czuwającej nad wszystkim, co się u nas dzieje online, interesuje nas zawsze całość, bo musimy trzymać rękę na pulsie we wszystkich projektach. Każda osoba z zespołu może też wyświetlić sobie w kalendarzu tylko swoje zadania, by zobaczyć, jak rozkłada się jej praca na poszczególne dni.

Na koniec chciałabym napisać, że najlepiej uczyć się Asany w praktyce. Na stronie Asany znajdziecie masę tutoriali w zakresie tego, jak wykorzystywać ją w praktyce. Czytanie o Asanie (i innych programach) bez jednoczesnego natychmiastowego wdrażania (czyli testowania, sprawdzania i klikania) tego, o czym czytasz, jest trochę jak czytanie opisu tego, jak wygląda koń, zamiast po prostu zerknięcia na zdjęcie konia, co znacznie by ułatwiło sprawę.

Podsumowując, chciałybyśmy jeszcze wymienić plusy i minusy Asany (bo są takie):

PLUSY ASANY:

  • Uporządkowanie projektów i ich czytelny podgląd. Z punktu widzenia zarządzania czasem to chyba najważniejsza zaleta. Asana powoduje, że projekt staje się łatwy, przejrzysty oraz zrozumiały. Jeśli tak nie jest, najprawdopodobniej oznacza to, że projekt nie został podzielony na wystarczająco małe zadania.
  • Każde zadanie ma wyznaczoną osobę i datę wykonania. Nie ma głupiego gadania, że „nie wiedziałam, że to zadanie jest dla mnie, bo ktoś napisał niejasnego maila i niejasno delegował”. Jeśli w Asanie zadanie jest przypisane do Ciebie, to znaczy, że Ty je robisz, i już.
  • Redukcja komunikacji mailowej. W #ganguPSC praktycznie w ogóle nie kontaktujemy się za pomocą maili. Wszystko, co dotyczy projektów, jest na Asanie, wszystko, co jest komunikacją bieżącą („Hej, Asiu, nie pamiętasz może, jak się nazywała ta dziewczyna, która ma takiego długowłosego psa” – albo coś w tym stylu 🙂 ), znajduje się na Slacku. Nasza jedyna komunikacja mailowa następuje w sumie wtedy, gdy nową osobę wciągamy na Asanę i prosimy ją o podanie adresu mailowego, którego będzie tam używać. Co ciekawe, praktycznie każdy nasz podwykonawca i freelancer, jeśli chce z nami współpracować, też musi wejść na Asanę.
    W ten sposób są już z nami na Asanie Wojtek Wawrzak, który załatwia dla nas wszystkie kwestie prawnicze, Basia Dudzik, która robi transkrypty, Radomska, która pisze opisy produktów do sklepu, i wiele, wiele innych osób. Jesteśmy bezwzględne i nie robimy wyjątków.
  • Wszystkie załączniki w jednym miejscu. To chyba moja ukochana funkcja Asany. Koniec z zastanawianiem się, od kogo, kiedy i w którym mailu przyszedł dany załącznik. Jeśli pamiętasz, że szukasz okładki #kursoksiążki, to oczywiście będziesz jej szukać w zadaniu „okładka”, ale jeśli nie pamiętasz, czego szukasz, to w każdym projekcie masz zakładkę „FILES” i znajdziesz tam wszystkie załączniki, jakie kiedykolwiek przez kogokolwiek w tym projekcie zostały umieszczone. Oczywiście możesz sobie zawęzić wyszukiwania przez odpowiednie filtry, ale o tym w następnym punkcie.
  • Bardzo zaawansowany sposób wyszukiwania. Wyszukiwać w Asanie możesz według różnych kluczy – w zależności od tego, co Ci się majaczy w pamięci, że gdzieś tam na pewno było. Możesz pamiętać, że było to zadanie delegowane Sarze i że miało załącznik, i było na pewno w maju lub czerwcu, i na 100% jest to już zadanie zrealizowane (czyli oznaczone jako „completed”) i wtedy podajesz właśnie takie kryteria wyszukiwania. Możesz szukać według nazwy, projektu (w którym było lub w którym na pewno NIE było), osoby (która stworzyła, której delegowano, która komentowała albo która wrzuciła jakieś linki), tagów, stopnia realizacji, daty. Możliwości jest naprawdę mnóstwo i to baaardzo ułatwia sprawę.
ZARZĄDZANIE PROJEKTEM W PRAKTYCE, CZYLI JAK DZIAŁA ASANA
  • Łatwe „przerzucanie się” zadaniami – w pozytywnym tego słowa znaczeniu.
  • Możliwość kopiowania projektów. Przy skomplikowanych molochach, które trwają co najmniej pół roku, a jednocześnie są powtarzalne (wydawanie książek, tworzenie kursów online) i mniejszych z dużą liczbą zadań do delegowania, jak comiesięczne webinary itp.), to jest po prostu zbawienie i niesamowita oszczędność czasu.
  • Kiedy do zespołu trafia nowa osoba, nie musisz wysyłać jej setki maili z ustaleniami w danym temacie. Wchodzi na Asanę i widzi od początku do końca, jak przebiegała komunikacja w danym obszarze, co zostało ustalone, jakie załączniki przesłane, jaki schemat pracy zaplanowany.
  • Asanę możesz połączyć też z wieloma innymi aplikacjami, z których korzysta zespół. My – jak już pisałyśmy – mamy ją spiętą ze Slackiem – dzięki czemu z poziomu Slacka możemy tworzyć zadania, akceptować czy odpowiadać na wszystko, co na Asanie, bez konieczności wchodzenia w nią.

MINUSY ASANY:

  • Niemożność delegowania zadania do dwóch osób jednocześnie. Czyli coś, co jest plusem (bo nie dzielimy wtedy odpowiedzialności za zadanie na dwie osoby), jest jednocześnie minusem. Czasami jest tak, że chcemy, by na jakiś temat wypowiedziały się dwie osoby w jednym zadaniu. W Asanie nie da się delegować jednego zadania do dwóch osób, więc albo każda z nich dostaje osobne zadanie (to samo, ale delegowane tylko do siebie), albo działamy w dwóch krokach. Najpierw osoba A robi to zadanie, które zostało do niej delegowane, i albo przesyła to do właściciela projektu, albo od razu do osoby B, która jako druga ma się wypowiedzieć, itp.
  • Konieczność rozeznania się w działaniu na Asanie. Zwiększenie liczby projektów powoduje, że trzeba mocno pilnować zasad i regularności działania z Asaną. Czyli regularnie sprawdzać swoje zadania i zawsze, ale to zawsze po zrealizowaniu jakiegoś zadania przypisywać je następnej osobie lub (jeśli nie wiadomo, jaka to osoba) właścicielowi projektu. To powoduje, że nowe osoby trzeba z tej Asany zwyczajnie przeszkolić i przypominać, przypominać, przypominać o zasadach, które obowiązują – do bólu – aż się utrwali, bo inaczej robi się bałagan.