Justyna Spyrka – #GangPSC

Czasem słyszę od różnych osób, że fajnie, że ja tak sobie planuję, ale to nie dla nich. Nie są stworzone do planowania. A to nieprawda! W Pani Swojego Czasu od zawsze powtarzamy, że planowanie to jest umiejętność, taka jak pisanie czy jazda na rowerze, a zatem można się go nauczyć.

Dziś mam dla Ciebie krótki poradnik o tym, jak korzystać z kalendarza i jak zacząć planowanie z tym narzędziem, nawet jeśli dotąd nic nie planowałaś i totalnie nie wiesz, jak się za to zabrać. Z artykułu dowiesz się:

  • czy musisz planować i czy warto,
  • jakie są zasady planowania,
  • od czego zacząć
  • jak zaprzyjaźnić się z kalendarzem.

Zapraszam do lektury!

Zanim dowiesz się, jak zacząć planować

Zanim w ogóle przejdziemy do tego, jak zacząć planować, zajmiemy się tym, czy w ogóle warto.

Zacznijmy od tego, iż chyba każda planująca kobieta powie Ci, że warto to robić. Planowanie daje poczucie spokoju, pozwala zająć głowę przyjemnościami, bo stresujące zadania i deadline’y są zanotowane na papierze i możesz o nich nie myśleć. Poza tym planowanie pozwala spojrzeć z szerszej perspektywy na zbliżający się czas i przygotować się do niego. A także oszczędza czas. Zdziwiona? Przecież notowanie tych wszystkich wydarzeń i zadań go chyba zajmuje…? Tak, ale dzięki temu, że są uporządkowane, gdy zabierasz się do działania, to… działasz, a nie myślisz „co by tu dzisiaj zrobić”. Ponadto planowanie pomaga realizować cele i spełniać marzenia, co mnie osobiście przynosi ogromną satysfakcję.

Kalendarze Pełne Czasu morski i zgaszony róż

Ważne jest jednak uświadomienie sobie, że planowanie dla planowania nie ma sensu. Jeśli nie uważasz, że może Ci się ono przydać w życiu – nie planuj. Podobnie jest z wyborem tego, co będziesz planować. Bo absolutnie nie musisz planować wszystkiego! Nawet ja, totalna freaczka tabelek, list i kalendarzy nie planuję wszystkiego. Świadomie wybieram te obszary, które chcę ubrać w harmonogram, a resztę zostawiam w wersji „luz i spontan”.

Jeśli dopiero zaczynasz planować, musisz wiedzieć jeszcze jedno: to, że Ty wprowadzasz w swoje życie kalendarz, harmonogram albo listę zadań, nie oznacza, że Twoje otoczenie zrobi to samo. Albo że to zrozumie. Ale nie przejmuj się – rób swoje, próbuj, ucz się. W końcu planowanie ma pomóc Tobie, a nie innym.

Łatwe planowanie dla początkujących

Jeśli dotąd nie planowałaś, to z pewnością przyda Ci się kilka zasad, z którymi będziesz mogła zacząć.

Pierwsza z nich mówi o tym, że planujemy od ogółu do szczegółu, to znaczy od dużych, długoterminowych projektów do drobnostki, którą będziesz mogła zrobić jutro w ciągu kwadransa.

W praktyce wygląda to tak, że ustalasz sobie cel – na przykład przygotowanie dokumentacji do przetargu, który ma datę realizacji – deadline. Potem zastanawiasz się, jakie kroki należy podjąć, aby ten cel osiągnąć – czyli na przykład odwiedzić różne urzędy, aby pobrać wypisy z dokumentacji, przygotować kosztorys, zrobić zestawienie potrzebnych podwykonawców, przygotować projekt realizacji zlecenia, o które starasz się w przetargu itp.

Te nadal spore zadania możesz już teraz ubrać w daty. Jeśli do przetargu masz trzy miesiące, to być może za miesiąc przydałoby się zakończyć kwestie dokumentów z urzędów, za dwa – mieć gotowy kosztorys i zaklepanych podwykonawców, a za dwa i pół – gotowy projekt.

Każde z tych zadań nadal da się podzielić na mniejsze kroki. Wizyty w urzędach możesz rozbić na „wizytę w urzędzie miasta”, „wizytę w skarbówce” i wizytę w „ZUS-ie”. Te z kolei możesz rozdzielić na „telefon, aby umówić spotkanie”, „przygotowanie wniosku o wypis”, „spotkanie w urzędzie”. Takie drobne zadanie też trafią w harmonogram, a dokładniej na Twoją listę to-do. Telefon do pierwszego z urzędów może nawet na tę jutrzejszą.

Rysunek w kalendarzu w kropki

Brzmi trudno, zwłaszcza jeśli jesteś zielona w planowaniu. Ale spokojnie, kolejna zasada planowania dla początkujących mówi, że możesz wybrać tylko jeden obszar, w którym będziesz planować. Stopniowo, w miarę nabierania wprawy, przeniesiesz swoje planowanie także w inne sfery życia, ale zacznij od jednej. Zaplanuj na przykład ostatni kwartał tego roku w pracy, ale totalnie olej organizowanie posiłków, wakacji i sprzątania. Albo odwrotnie – zaplanuj swoje treningi, ale nie ruszaj tematu pracy czy aktywności rodzinnych.

Trzecia ważna, a bardzo łatwa do przestrzegania zasada brzmi: zapisuj! Nawet kiedy wydaje Ci się, że zapamiętasz. Jeśli dotąd nie planowałaś i żyłaś z kalendarzem na bakier, to Twoja głowa z dnia na dzień nie zacznie działać jak arkusz kalkulacyjny i „notatki w pamięci” będą się gubić. A jeśli planujesz już od dawna, to sama wiesz, że słowo pisane ma większą moc. Dlatego zapisuj, aby zapamiętać, ale także aby czarno na białym widzieć, co i kiedy ma się wydarzyć, aby Twój cel został osiągnięty.

Kolekcja Back to study

Co zapisywać w kalendarzu?

Planowanie i realizowanie Twoich celów w dużej mierze będzie opierać się na planowaniu, zapisywaniu, realizowaniu i wykreślaniu zadań. Kupić X, sprawdzić maila, uporządkować notatki, napisać stronę tekstu, powtórzyć słówka – to są zadania, które z pewnością trafią na Twoją listę rzeczy do zrobienia.

Lista to do w kalendarzu w kropki

Ale w życiu, oprócz zadań, które w zasadzie realizujesz sama, są też różne wydarzenia – często realizowane wspólnie z innymi. Zebranie w szkole Twoich dzieci, inauguracja roku akademickiego, spotkanie działu w pracy, randka z mężem, weekend u rodziców, wizyta u dentysty, urodziny przyjaciela – to są wydarzenia, które niejednokrotnie po prostu się dzieją, niekoniecznie będąc związanymi z realizacją celu (no bo umówmy się, jeśli Twoim celem jest napisanie książki, to urodziny kolegi niekoniecznie cokolwiek wnoszą – ale być może jest to dla Ciebie ważna osoba i chcesz pamiętać, aby złożyć jej życzenia).

Co zapisywać w kalendarzu?

  • Zadania do zrobienia, nawet gdy nie mają terminu realizacji (czyli typową listę to-do),
  • zadania z datą realizacji (z deadlinem),
  • wydarzenia.

Możesz też zapisywać różne notatki, spostrzeżenia, pomysły – to, co uznajesz, że jest dla Ciebie na tyle ważne, że nie chcesz, aby umknęło.

Lepiej jednak nie zapisuj dosłownie wszystkiego. Po pierwsze dlatego, że wszystko nie może być aż tak ważne, a po drugie – robiąc to, wcale nie uporządkujesz swojego życia przez planowanie. Po prostu przeniesiesz dotychczasowy chaos na papier.

Rozkładówka miesięczna w kalendarzu

Jak używać kalendarza?

Kalendarz to narzędzie kompletne. Właśnie dlatego jest to dobry wybór na początku przygody z planowaniem. Wewnątrz kalendarza znajdziesz gotowe rozkładówki i sekcje, które musisz tylko wypełnić, nie zastanawiając się, jak narysować tabelkę albo na której stronie co zanotować.

Jak używać kalendarza PSC i narzędzi, które w nim znajdziesz?

  • Cele na cały rok – to idealna strona, aby zanotować Twoje cele. Z doświadczenia powiem, że lepiej mieć ich za mało niż za dużo. Najwyżej dopiszesz kolejne w ciągu roku.
Cele na 2022 wpisane w kalendarzu
  • Rozkładówka miesięczna – znajdziesz w niej kalendarz na cały miesiąc, aby widzieć całość z lotu ptaka. W tym miejscu warto zapisać wydarzenia i deadline’y. Na pierwszy rzut oka zobaczysz, jak bardzo pracowity miesiąc Cię czeka. Linijki po lewej stronie możesz wykorzystać na zapisywanie tych zadań, które musisz zrealizować w danym miesiącu, ale nie mają konkretnej daty.
  • Moje nawyki – to strona z prostym habit trackerem. W lewej kolumnie wypisz czynności, które chcesz wykonywać codziennie, a potem zamaluj kwadracik w dniu, kiedy to zrobisz. Czy uda Ci się pokolorować wszystkie pola? Proste, a jakie motywujące do działania!
Nawykownik w kalendarzu i pisak Clean Color Dot
  • Strona w kropki – znajdziesz ją obok trackera. Możesz wykorzystać ją na notatki, do zapisywania wspomnień albo pomysłów. U mnie na przykład trafia tutaj lista małych przyjemności, które chcę sobie w danym miesiącu zafundować.
  • Rozkładówka tygodniowa – to miejsce na zanotowanie konkretnych wydarzeń i zadań z datą realizacji. Pustą stronę obok możesz wykorzystać na listę to-do dla spraw, które nie mają deadline’u.
Plan tygodnia w kalendarzu

Ważne: aby planowanie w kalendarzu miało sens, musisz… go używać. Nie wystarczy, że pierwszego dnia wypełnisz wszystkie strony, a potem zapomnisz o ich istnieniu aż do następnego roku. Przyda się tutaj nawyk regularnego zaglądania do kalendarza. Aby go u siebie wyrobić, możesz na przykład codziennie wieczorem zostawiać otwarty kalendarz na biurku. U mnie sprawdził się trick z noszeniem pisadła wewnątrz planera – dzięki temu zawsze, gdy chciałam coś zanotować, musiałam otworzyć notatnik, aby dostać się do długopisu – i w ten sposób nauczyłam się notować wszystko w jednym miejscu.

Kalendarz 2022 od PSC – czym się różni od poprzedniego?

Po tym, jak ubiegłoroczne kalendarze PSC rozeszły się jak świeże bułeczki, kalendarz 2022 został przygotowany w potężnym nakładzie. Nowe wzory nieco różnią się od poprzednich, chociaż wnętrze kalendarza w dużej mierze pozostało niezmienione. Warto jednak, abyś już teraz poznała różnice pomiędzy kalendarzem PSC na 2021 rok, a tymi na 2022 – poza oczywistą różnicą dotyczącą wyglądu zewnętrznego, a więc kolorów i materiałów okładek:

  • nowe kalendarze nie mają gumek – ani tej zamykającej całość, ani do trzymania długopisu (pracujemy za to nad dodatkowym narzędziem, czyli oddzielną gumką mieszczącą więcej pisadeł);
Kalendarz z tasiemkami od Pani Swojego Czasu
  • kalendarze na 2022 zawierają grudzień 2021, ale nie ma w nich stycznia 2023 – dzięki temu na końcu znajduje się nieco więcej miejsca na notatki;
  • nowe kalendarze mają numerowane strony i spis streści na początku;
Pastelowy kalendarz w kropki
  • na przyszłorocznych kalendarzach znajduje się napis tłoczony ze złoceniem (wersja 2021 miała samo tłoczenie);
  • jedna z ważniejszych nowości – kalendarze 2022 mają papier w odcieniu ciepłej bieli, zamiast standardowego, kremowego; gramatura – 100 g – pozostała niezmienna.
Karta w kalendarzu

Jeżeli pokochałaś kalendarz Pani Swojego Czasu w wydaniu 2021, również wersja 2022 powinna podbić Twoje serce!

Inne narzędzia do planowania, które mogą Cię zainteresować

Tak jak czytałaś powyżej, jeśli jeszcze nie planujesz, zacznij od jednego obszaru i jednego narzędzia. Dowolnego. Jeśli się nie sprawdzi, możesz je zmienić na kolejne, a potem na następne – tak długo, aż wreszcie znajdziesz swój idealny sposób (który z czasem i tak może się zmienić, bo przecież jedyna stała rzecz w życiu to zmiana). Jeśli jednak po przeczytaniu tego artykułu czujesz, że kalendarz nie jest dla Ciebie, mogę zainteresować Cię inne narzędzia:

  • Planer Pełen Czasu – rozmiaru kalendarza, ale dający pełną dowolność tego, jak wykorzystasz jego strony w kropki,
  • listy do planowania – bloczki do planowania to gotowe narzędzia na różne okazje: na miesiąc, na tydzień, na każdy dzień,
  • suchościeralny planer całego roku – z którym możesz zaplanować wydarzenia i deadline’y z naprawdę dużym wyprzedzeniem. A jeśli się zmienią, to po prostu wymażesz je i zanotujesz jeszcze raz.