Ręka w górę, która z Was nie doświadczyła nigdy uczucia, że tonie pod nawałem codziennych obowiązków. Zarówno sfera zawodowa, jak i prywatna, to suma takich zadań, które kotłują się w naszych głowach, powodując chaos. Jak zaplanować dzień, aby nie zwariować? Swój plan dnia i proces jego tworzenia w Planerze Pełnym Czasu pokazuje dziś Gosia z Przetwórni Wspomnień. Z jej artykułu dowiesz się:

  • dlaczego warto planować dzień,
  • jaką rolę planowaniu dnia codziennego pełni kalendarz miesięczny,
  • ile czasu zajmuje stworzenie harmonogramu dnia.

Gosia z Przetwórni Wspomnień

Wyślij maila, zrób zakupy, zadzwoń do Magdy… Tysiące drobnych spraw, które codziennie mogą tworzyć przykładowy plan dnia każdej z nas. Trzeba je ogarnąć, bo jak nie, to będą się kumulowały, przyciskały i utrudniały rzeczywistość. Te małe i większe zadania, które sumując się, tworzą większe projekty albo i nie – po prostu trzeba je zrobić. Zapraszam Was dzisiaj do świata moich zadań.

Dlaczego warto planować dzień?

Mój plan dnia obejmuje dość sporo elementów. Planuję swoją pracę, część rzeczy, które dotyczą domu, codzienną naukę mojego syna. Trochę tego jest. Gdybym wszystko to musiała spamiętać, to pewnie bym zwariowała.

Plan dnia pozwala więc rozluźnić nieco moją głowę. Jakie jeszcze ma zalety:

  • pozwala realnie ocenić, ile będę mieć wolnego czasu,
  • sprawia, że nie odkładam zadań na wieczne nigdy,
  • pomaga mi budować nawyki w habit trackerze, jeśli taką akurat mam potrzebę,
  • no i oczywiście przybliża mnie do realizacji celów i spełniania kolejnych marzeń.

Planowanie dnia codziennego zaczyna się od kalendarza

Mój system planowania spraw codziennych się zmienia, dopasowuje do tego, co się dzieje, i tego, jakie mam potrzeby, ale jedno jest pewne: gdy nie wiesz, jak dobrze zaplanować dzień, sięgnij do kalendarza miesięcznego.

To właśnie w nim lądują najważniejsze daty, od których zależy ciąg dalszy planowania:

  • daty prowadzonych przeze mnie warsztatów (również tych stałych, cotygodniowych), po to, żeby nie umówić się pomyłkowo w dwa miejsca jednocześnie, i wiedzieć jakie mam moce przerobowe danego dnia,
  • wyjazdy mojego męża (oznaczam je wybranymi naklejkami) – to ważne, ponieważ jest ich dość sporo, a ja pracuję popołudniami, wiąże się to ze zorganizowaniem opieki do Mai,
  • terminy „rodzinne” – czyli koncerty, wyjścia, wizyty u lekarza, spotkania rodzinne,
  • priorytety – korzystam z tego miejsca w Planerze Pełnym Czasu do tego, żeby wyznaczyć najważniejsze projekty związane z pracą na dany miesiąc.

Kalendarz miesięczny jest dla mnie punktem wyjścia do planowania wszystkich pozostałych rzeczy, w tym również posiłków, ponieważ daje mi obraz ilości czasu, jakim w danym momencie dysponuję. Właściwie nie ma dnia, kiedy bym z niego nie korzystała. Nie potrafię za to korzystać z elektronicznych wersji kalendarza. Próbowałam już kilkakrotnie, bo wiadomo: jest tam możliwość synchronizacji z innymi osobami, a komórkę z dostępem do niego mam zawsze pod ręką, ale nie jest to narzędzie dla mnie, zdecydowanie wolę wersję papierową w planerze.

Mój plan dnia bywał przeładowany

Dobrze, ogół ogarnięty, czas na działanie: zaplanuj swój dzień!

Mój system planowania się zmienił. Kiedyś pisałam wszystko na jednej liście i potem odkreślałam. Później przyszła pora na podział na dni tygodnia.

Książka Justyny Kwiatkowskiej - Zadbana finansowo
Codzienne planowanie - jak nad nim zapanować. Osoba z planerem.

I to była ważna zmiana. Bardzo szybko okazało się bowiem, że każdego dnia moja lista to-do jest zbyt długa i przydałby się ósmy dzień tygodnia, żeby zrealizować wszystko. Nie była to kwestia prokrastynacji. Po prostu nie doceniłam liczby swoich stałych, codziennych obowiązków. Około dwa miesiące zajęło mi „wyregulowanie tej kwestii” i zauważenie, jak wiele jest spraw, które robię każdego dnia, a których nie umieszczam na liście. Zwrócenie na to uwagi to był pierwszy krok do tego, aby nauczyć się, jak dobrze zaplanować dzień.

Dzięki temu po pewnym czasie moja lista zaczęła wyglądać tak, że jej realizowanie stało się możliwe.

Planer w kropki z rozpisaną listą spraw.

Jak zaplanować swój dzień, aby nie zwariować

Aktualnie na listę do zrobienia wpisuję również tzw. zadania pierdołowate, dzięki temu przestałam odkładać wykonanie telefonu do urzędu (do tej pory z tego powodu mojemu mężowi siwiały włosy). Nie muszę też o tych zadaniach pamiętać i to zdecydowanie sprawia, że mam spokojniejszą głowę, bo nie powtarzam w pamięci w kółko tego, co powinno być załatwione danego dnia.

W razie potrzeby przy planowaniu tygodnia używam też również odpowiednich habit trackerów. Nie jest to dla mnie obowiązkowe, nie robię ich po to, żeby ładnie wyglądały w kompozycji. Korzystam z nich tylko, gdy widzę taką potrzebę, czyli zazwyczaj wtedy, kiedy budowanie jakiegoś nawyku jest u mnie na początkowym etapie lub pojawia się jakiś nowy obowiązek, nad realizacją którego muszę zapanować.

Osoba trzymająca planer w listą To Do.

Niektóre zadania zdarza mi się też notować na małych samoprzylepnych karteczkach. Dzieje się tak wtedy, kiedy potrzebuję zapisać rzeczy dotyczące jakiegoś zadania, które jest odsunięte w czasie, a lista zadań dopiero się tworzy. Dzięki temu, że taka karteczka ląduje w notesie w kropki, mam do niej łatwy dostęp i mogę dopisać roboczo to, co w danym momencie przyszło mi do głowy, a nie przypominać sobie po jakimś czasie, co tam wymyśliłam kiedyś, jadąc tramwajem. Taki system ma jeszcze dodatkową zaletę: pozwala mi to spojrzeć na dany projekt z innej perspektywy, z dystansu, po kilku dniach przemyśleń, a nie w emocjach i pośpiechu.

Kobieta pijąca kawę i przeglądająca planer z listą spraw do zrobienia.

Harmonogram dnia powstaje… przy kawie

Pewnie część z Was pomyśli, że poświęcam na robienie takich planów mnóstwo czasu… Jednak nic bardziej mylnego. Dzięki temu, że przygotowuję sobie taki plan dnia, jestem spokojniejsza, nie tracę czasu na odświeżanie i przypominanie, „co jeszcze”. Robię tylko nagłówek, który po prostu zapisuję innym pisakiem niż całą resztę (i zajmuje mi to jakieś 3 minuty), z ochotą ozdabiam go naklejkami do BuJo (no uwielbiam je, co tu dużo mówić) i gotowe.

Grudzień zresztą przyniósł nową, tymczasową modyfikację. Moja córka Maja rozchorowała się na ospę, co sprawiło, że nie byłam w stanie rozplanować dokładnie zadań na poszczególne dni. Ograniczyłam się więc do tego, żeby zadbać o przestrzeń, w której będę mogła umieścić swoje zadania, nie rozplanowując ich tak dokładnie w czasie jak zazwyczaj. Dzięki temu o niczym nie zapomnę, ale mam też dystans do tego, kiedy uda mi się wykonać daną rzecz, ponieważ wiem, że choroba dziecka w tym momencie zmieniła priorytet moich działań.

Kobieta pisząca w Planerze Pełnym Czasu. W tle kawa i naklejki.

Codzienne zadania planuję szybko, przy kawie… a jak kawa się skończy, to pozostaje jedno: „Wypiłaś – działaj”.

Kubek po kawie i planery pełne czasu.

Naucz się, jak planować skutecznie i kreatywnie

Jeśli zainteresował cię mój system planowania dnia, koniecznie zajrzyj po więcej inspiracji do: