Justyna Spyrka – #GangPSC

Wielkimi krokami zbliża się nowy miesiąc. Znów wiele z nas zasiada do biurka z planerami, aby przygotować plan miesiąca. W dzisiejszym artykule pokażę Ci, jak możesz to zrobić szybko, prosto i skutecznie. Nie potrzebujesz artystycznych zdolności. Nie potrzebujesz kilku godzin. Nie potrzebujesz całej garści kolorowych mazaków.

Wystarczą Ci planer i długopis. Tylko tyle i aż tyle.

Z artykułu dowiesz się:

  • czy skuteczne planowanie zabiera dużo czasu,
  • jaka jest najważniejsza zasada planowania,
  • jak szybko przygotować przydatne strony w planerze,
  • co oprócz zadań powinno się znaleźć w planie miesiąca.

Gotowa? Długopis, cienkopis, pióro w dłoń i działamy!

Czy efektywne planowanie musi być efektowne?

Na pewno kojarzysz planery, które wyglądają jak dzieła sztuki. Ich strony wypełnione są kaligrafią pędzelkową, ozdobnymi rysunkami, kolorowymi maziajami i tym wszystkim, co wydaje się zbędne, żeby realizować cele. Znasz to?

Spokojnie. Efektywne planowanie może, ale wcale nie musi być efektowne.

Lubisz się artystycznie wyżyć w swoim planerze? Świetnie, możesz rysować doodle w bullet journalu albo ozdabiać go brush letteringiem.

Twój planer ma być prosty, minimalistyczny, skuteczny i szybki w obsłudze? Też świetnie! Czytaj dalej o tym, jak planować dobrze i prosto w Planerze Pełnym Czasu.

Jak skutecznie planować – jedna ważna zasada

Zanim z zapałem zaczniesz notować, pozwól, że przypomnę Ci o jednej ważnej zasadzie planowania: od ogółu do szczegółu. Czyli najpierw masz słonia, czyli duży projekt, którego rozkładasz na kawałki (mniejsze projekty). Te z kolei rozczłonkowujesz na poszczególne zadania.

Przykład: Moim słoniem (no dobra, słonikiem) jest napisanie tego artykułu. Rozdzieliłam go na mniejsze projekty: tekst i zdjęcia. A poszczególne zadania to na przykład wybór fraz kluczowych, rozpisanie planu ramowego artykułu, przygotowanie tekstu, jego korekta itd.

Notatki w bullet journalu.

To tylko jedna, prosta zasada, ale naprawdę dużo może zmienić w Twoim planowaniu. Mam nadzieję, że już ją stosujesz.

Aha, jeszcze jedno: jak skutecznie planować, to tylko w kontekście. Znaczy to tylko (i aż) tyle, że w czasie przygotowywania planu musisz wziąć pod uwagę, czy jesteś singielką, która na realizację swoich celów poświęca 10 godzin dziennie, czy może matką trojaczków, która w porywach może wygospodarować dwie godziny i to w 15-minutowych odcinkach, przerywanych płaczem i smarkami swoich pociech.

Plan na lipiec w notesie w kropki.

Na początek kalendarz miesięczny

Przydatnym narzędziem przy planowaniu może być kalendarz miesięczny. Zapiszesz w nim najważniejsze wydarzenia, spotkania i deadline’y. Możesz też zaznaczyć, w które dni „robisz sobie wolne” od zaplanowanych działań.

Najprostszą formą kalendarza jest lista. Wystarczy, że na górze strony zapiszesz nazwę miesiąca, a potem po lewej wypiszesz numery odpowiadające datom. Dla wygody, możesz zaznaczyć też dni tygodnia i oddzielić poszczególne tygodnie pionową linią. Mnie to zawsze pomaga.

Kalendarz w formie listy to rozwiązanie dla osób, które nie mają w planach zbyt dużo spraw na sztywno przypisanych do konkretnych dat. Mnie samej kiedyś taka forma odpowiadała, ale ostatnio liczba spotkań, które realizuję, istotnie wzrosła, dlatego musiałam sięgnąć po inne rozwiązanie.

Kalendarz i cienkopis Faber Castell.

Planer Pełen Czasu zawiera gotowe karty miesięczne – czyli puste tabelki, które wystarczy uzupełnić o daty i nazwę miesiąca, aby móc z nich korzystać. To rozwiązanie zdecydowania ułatwia i przyspiesza proces planowania. A kalendarz w formie tabelki pomieści o wiele więcej planów niż lista.

Wszystko, co ważne, na jednej liście zadań

Oprócz spotkań i deadline’ów co miesiąc czeka na każdą z nas sporo spraw do załatwienia. Aby o żadnej nie zapomnieć, warto wypisać je na prostej liście zadań.

Ja każdą linijkę zaczynam od narysowania małego kwadratu, który zamazuję na czarno po wykonaniu zadania. Ty oczywiście możesz zacząć od kropki albo myślnika – to Tobie ma być wygodnie.

Kolekcja Back to study
Lipcowa lista zadań w notesie i kubek z kawą.

Na mojej liście panuje lekki chaos, ponieważ zadania wypisuję na bieżąco, gdy tylko przyjdą mi do głowy. Na sam koniec tworzenia wykazu strzałką zaznaczam te sprawy, które są priorytetowe – czyli choćby się waliło i paliło, muszą zostać wykonane, choć niekoniecznie muszą (lub mogą) być zrobione pierwszego dnia.

Dzienna lista to-do

Oprócz miesięcznej listy to-do może CI się też przydać wykaz spraw na poszczególne dni. Możesz taką listę przygotować z rana przed rozpoczęciem działań, wieczorem dnia poprzedniego lub z większym wyprzedzeniem (to mój przypadek).

Ręka pisząca w planerze w kropki.

Krok 1: Zaczynam od wypisania na stronie planera nazw poszczególnych dni i dat. Możesz też skorzystać z dyskretnych naklejek do planowania.

Krok 2: Potem wypisuję sprawy do załatwienia, które przyjdą mi do głowy.

Krok 3: Gdy już wyrzucę wszystko z pamięci, wracam do kalendarza miesięcznego i wpisuję na listę do zrobienia spotkania oraz – jeśli jest taka potrzeba – zadania typu „przygotować się na spotkanie”.

Krok 4: Sprawdzam miesięczną listę zadań i przenoszę poszczególne pozycje do konkretnych dni. Pamiętam o tym, aby zwracać uwagę na priorytety.

Krok 5: Zaznaczam strzałką zadania priorytetowe na najbliższy dzień. W poniedziałek wieczorem zaznaczę te na wtorek, we wtorek – te na środę itd.

Przygotowanie planu na 7 dni zajęło mniej czasu niż zaparzenie kawy w kawiarce. To chyba wystarczający dowód na to, że planowanie wcale nie musi być czasochłonne.

Plan na tydzień, naklejki i kubek kawy.

Dobre planowanie to nie tylko zadania

Jeśli myślisz, że odpowiedzią na pytanie o to, jak prowadzić planer, jest zdanie: „Wypisz zadania.”, to muszę Cię rozczarować. Dobre planowanie to też analizowanie i wyciąganie wniosków, które potem wdrożysz do realizacji.

Taką szybką analizę możesz wykonywać codziennie lub raz w tygodniu. Możesz i rzadziej, ale istnieje spore ryzyko, że zdążysz zapomnieć, czy wydarzyło się coś, czemu należałoby się wnikliwie przyjrzeć.

Przez długi czas analizowałam działania na przestrzeni tygodnia, ale zauważyłam, że w piątek już nie pamiętam poniedziałku, a wtorek miesza mi się ze środą – i w efekcie nie byłam już pewna, czy moje planowanie działa, czy jednak zaharowałam się na śmierć, a lista zadań w ogóle nie jest krótsza.

Postanowiłam więc przetestować codzienną, minutową analizę. Minutową. Serio. Wcale nie potrzebujesz 3 godzin, kawy z pianką, relaksującej muzyki i płatków róż w wannie, żeby ocenić, czy sposób zaplanowania danego dnia i realizacja planu były okej, czy jednak coś zawiodło.

Wieczorem, gdy siadam do planera, aby wybrać priorytety na następny dzień, rzucam szybko okiem na listę zadań i sprawdzam, ile pozycji z niej wykreśliłam. Robię szybki, mentalny przegląd całego dnia i zapisuję krótką notatkę na ten temat.

Być może widzę, że na liście do zrobienia było za dużo pozycji i dlatego połowa z nich nie została zrealizowana. A może zauważam, że odpalenie Netflixa w czasie sprzątania jednak nie sprawiło, że poszło mi szybciej, a wręcz odwrotnie. Lub ewidentnie widać, że na dziś zaplanowałam zbyt odmienne od siebie zadania i w efekcie co chwilę musiałam przestawiać się na zupełnie inny tryb działania.

Uzupełnianie planu tygodnia w notesie.

Tego typu wnioski notuję skrótowo pod listą zadań. W czasie planowania kolejnego tygodnia czy miesiąca będę mogła do nich wrócić. Jest szansa, że dzięki temu uniknę zrobienia tych samych błędów.

Istnieją różne metody planowania

Być może Cię to zaskoczy, ale sposób planowania opisany powyżej wpisuje się w trend minimal bullet journal. Czyli – uwaga – jest to właśnie metoda BuJo, tylko okrojona do absolutnej esencji.

Istnieją różne metody planowania. Zajrzyj koniecznie do innych tekstów i produktów PSC, które pomogą Ci wybrać tę najlepszą dla Ciebie: