Pewnie wiesz, że nie lubię określenia „mieć czas na wszystko”. Nie lubię też stwierdzenia „wszystko jest kwestią organizacji”. I dodatkowo nie lubię pytania: „Jak Ty to wszystko robisz?” (wychodzi na to, że nie lubię słowa „wszystko” ).

Na takie pytanie odpowiadam: „Ale ja wcale nie robię wszystkiego!”, bo to prawda – nie wykonuję bardzo wielu rzeczy, by mieć więcej czasu na inne, dla mnie ważniejsze. I guzik mnie interesuje, czy ktoś te rzeczy uważa za istotne, czy nie. Z priorytetami bywa tak, że to, co jest ważne dla mnie, niekoniecznie musi być ważne dla Ciebie.

Pomagając moim Klientkom podczas konsultacji, tak naprawdę pomagam im znaleźć więcej czasu. A przynajmniej jednej kategorii Kobiet. Są wśród nas Kobiety, które nigdy nie nauczyły się organizacji i zarządzania sobą w czasie. Nie ma nic w tym złego. Niektóre z nas nie nauczyły się też chińskiego, prawda? Nie jest to żadna ujma, ponieważ – spójrzmy prawdzie w oczy – nikt nigdzie nie uczy nas tego. W szkole? Ha ha, dobre sobie. W pracy? Popatrzmy… Przypomnij sobie swoją pierwszą pracę. Czy w ciągu pierwszych dni ktoś Ci pokazał, jak najbardziej efektywnie wykorzystać 8 godzin? Czy ktoś Ci uświadomił, jak sensownie pracować z mejlami lub jak powinna wyglądać przestrzeń wokół Ciebie, by oszczędzać czas?

Jeśli tak, bardzo prawdopodobne, że pracujesz w fabryce na linii produkcyjnej wdrażającej system Kaizen lub inny podnoszący efektywność czy mający na celu przyspieszenie procesu produkcji. W „normalnych” firmach nie robi się tego, a szkoda, bo znacznie ułatwiłoby pracę.

Ale wróćmy do moich Klientek – bardzo zabiegane i zdesperowane walką o czas Kobiety kupują u mnie usługę de lux, polegającą na tym, że w ciągu dwóch dni pracuję tylko i wyłącznie dla niej. Pracuję tak długo, jak ona, mam tyle samo przerw, co ona i wychodzę z biura dopiero wtedy, gdy ona kończy pracę (z tą różnicą, że podczas gdy ona wraca do domu, ja udaję się do hotelu, w którym analizuję wszystko, co zaobserwowałam).

Następnego dnia wracam do Klientki z meldunkiem. Zazwyczaj przez pierwsze dwie godziny pierwszego dnia obserwacji Kobiety trzymają się dzielnie i pracują na tip top, mając świadomość, że są obserwowane, a nawet nagrywane. Czasem też sporządzam notatki. Ale ileż można wytrzymać w nienaturalnej dla siebie sytuacji? Po dwóch godzinach wszystko wraca do normy, a ja dostrzegam już prawdziwy stan niezorganizowania mojej Klientki.

Drugi dzień polega więc na przedstawieniu mojego punktu widzenia oraz analizie sytuacji. Musimy wiedzieć, z czego wynikają pewne zachowania, by móc znaleźć rozwiązania.

Gdy mamy pełen obraz sytuacji, wyraźnie wskazuję wszystkie momenty, w których efektywność Klientki jest bardzo niska, choć spokojnie mogłaby być wyższa. To właśnie momenty będące marnowaniem czasu, w których można podjąć działania zmieniające aktualną sytuację.

Wspólnie szukamy rezerw czasowych. Poszukiwanie rezerw czasowych to tak naprawdę odpowiadanie sobie na szereg pytań. I właśnie to chciałabym Ci przedstawić – pytania, jakie możesz sobie zadać oraz sposoby poszukiwania rezerw czasowych w ciągu dnia.

Z jakich czynności mogłabyś zrezygnować?

Żeby odpowiedzieć na pytanie, musisz mieć świadomość swoich celów – w większości przypadków tu bywa pies pogrzebany. Bardzo dużo Kobiet albo nie posiada jakichkolwiek celów, albo ma ich piętnaście tysięcy i nie wie, z których zrezygnować.

Jakie czynności mogłabyś przekazać innym?

Nigdy nie znajdziesz kopii siebie, nie szukaj więc osoby, która równie dobrze, równie kompetentnie i równie zwinnie przejmie Twoje obowiązki. Być może zrobi to gorzej, wolniej i z małym opóźnieniem, ale zrobi. A Ty będziesz miała więcej czasu.

Jakie czynności mogłabyś skrócić?

Gdy przekazuję Kobietom informację na temat czasu, jaki poświęciły na dane zadanie, prawie nigdy nie wierzą. Pytają: „Ale jak to możliwe?”. Odpowiedź jest bardzo prosta: jeśli odpowiadasz na mejla, a w międzyczasie odbierasz telefon, prowadzisz mini spotkanie w biurze, szukasz dokumentów w szufladzie i nie możesz dokopać się do odpowiedniego folderu w komputerze („No gdzie on jest, do jasnej cholery?!”) – siłą rzeczy wydłużasz czas przewidziany na wykonanie określonej czynności.

Jakie czynności mogłabyś połączyć ze sobą?

W branży produkcyjnej, o której pisałam wcześniej, istnieje coś takiego jak diagram spaghetti, polegający na tym, że przez jeden dzień pracy robotnik ma swój cień, czyli człowieka, który każdy jego ruch rysuje czerwonym flamastrem na papierze. Im bardziej poplątane spaghetti, tym więcej ruchów robotnika, by wykonać zlecone zadanie. Gdy widzę, jak Kobiety szarpią się w swojej pracy: telefon, mejl, sms, rozmowa, kolejny mejl, sprawozdanie, telefon, kawałek oferty, mejl, kawałek oferty, mejl – staje się oczywiste, że marnują czas jak ta lala. A przecież kilka czynności można połączyć ze sobą w bloki!

Jaką technikę mogłabyś wdrożyć, by praca stała się mniej czasochłonna?

Podczas wykładu na temat metod i aplikacji do zarządzania sobą w czasie mówiłam o narzędziach, których stosowanie oszczędza czas. Narzędzia nie są najważniejsze w zarządzaniu czasem, ale po co sobie utrudniać życie i stosować te najmniej efektywne, lub nie stosować ich w ogóle?

Jakie czynności powinny posiadać u Ciebie limity czasowe?

Od razu Ci podpowiem. To z reguły te zadania, które wykonujesz z takim perfekcjonizmem, jakby od niego miała zależeć kwestia pokoju między Izraelem i Palestyną. Gdybyś naprawdę pracowała nad zagadnieniem rozejmu w tej części świata, pozwoliłabym Ci na to, aczkolwiek tam też czynnik czasu ma znaczenie, prawda?

Wiesz już gdzie Ty możesz znaleźć więcej czasu?

 

Ola (Pani Swojego Czasu)

Pani Swojego Czasu

Pani Swojego Czasu