„Zwykle korzystam z kalendarza i prostych to do list, ale nie wiem, jak przejrzyście ułożyć to tak, żeby rozdzielić czas na studia, naukę oraz na pracę w organizacji (głównie spotkania i wysyłanie maili). Bez dobrego planu czuję, że odkładam wszystko na później, bo nie mam świadomości, ile czasu zabiorą mi obowiązki”

 

Pani doczekała się takiego momentu, w którym Czytelniczki piszą do niej z prośbą o radę. Jestem wniebowzięta tą sytuacją. Lubię radzić. Choć wiem, że nie zawsze rady są skuteczne, bo w zarządzaniu swoim czasem jestem zwolenniczką indywidualnego podejścia – znajdź co Ci pasuje i wtedy zarządzaj swoim czasem po swojemu – tak, żeby Tobie pasowało a nie Mamie, mężowi, społeczeństwu czy też nawet Pani Swojego Czasu.

Zdarzyło Ci się obudzić kiedyś w środku nocy w niepokojącym przeczuciem, że czegoś zapomniałaś, czegoś nie zrobiłaś lub masz do zrobienia coś bardzo ważnego, a nie pamiętasz co? Tak – mnie też się to kiedyś zdarzało. Ale nieskromnie Ci powiem, że odkąd pracuję z listami zadań i celów takie sytuacje nie mają miejsca. Serio. Od momentu, gdy system działa jak w zegarku, mogę takie chwile policzyć na palcach jednej ręki.

Planując artykuł o listach zadań zapytałam Was jakie macie do nich podejście. Robicie? Spisujecie? Elektronicznie czy na papierze? Trzymacie się ich? Dostałam od Was mnóstwo komentarzy i wpisów i za każdy jestem niezmiernie wdzięczna. Dzisiaj postanowiłam być więc mądra Waszą mądrością i prawie każde zalecenie okraszam Waszym cytatem. A rysunek (być może już poznajecie po kresce) znów zawdzięczamy mojej ulubionej Matce po Godzinach

Bo nad wyraz marzy mi się jedno – by każda Kobieta uwierzyła, że potrafi świetnie zarządzać swoim czasem.

JAK WIĘC ROBIĆ LISTY ZADAŃ BY JE REALIZOWAĆ?

 

  •  Zastanów się po co

Jak mantrę powtarzam to, by przy każdym działaniu spytać się siebie – po co to robisz? Po co ci ta lista? Do czego ma Ci się przydać? Nie rób listy tylko dlatego, że tak trzeba, że ma ją Ktoś inny lub, że Pani napisała, że trzeba. Rób listę tylko wtedy jeśli jej naprawdę potrzebujesz (znam kilka Kobiet, które funkcjonują bez listy. Przyznam, że nie mam pojęcia jak one to robią, ale twierdzą, że im się to sprawdza. A kim ja jestem by to kwestionować? 🙂 )

Lista zadań nie jest po prostu spisaniem zadań, które chciałabyś wykonać.  Lista zadań ma służyć realizacji celów. Jeśli nie masz celu, który chciałabyś osiągnąć dzisiaj, w tym tygodniu, czy w tym miesiącu to jak ustalisz, które zadania są ważniejsze i które realizować najpierw? Cel nie musi oznaczać zdobycia M. Everestu, może być znacznie, znacznie mniejszy. Ale bez niego ciężko pracować listą zadań.

  • Lista zadań jest systemem

Bez względu na to w jakim narzędziu Twoja lista jest robiona jest ona pewnym systemem, który ma zapobiec rozpraszaniu Twojej energii podczas pracy. Właśnie dlatego na robienie listy powinno się poświęcić odpowiednią ilość czasu tak, by co chwila nie przypominało ci się „o kurczę jeszcze to miałam zrobić”. W robieniu list chodzi o to, by Twoja głowa niepotrzebnie nie koncentrowała się na tym, co musi zapamiętać. Mając listę – nie musisz pamiętać. Lista pamięta za Ciebie.

Nadine z Bo ma być mrucznie pisze o tym tak:

„Mam zeszyt w którym zapisuję listy zadań na kolejny dzień i powiem Ci, że bez tego bym umarła. Zapisuję nawet najbardziej prymitywne sprawy jak… gotowanie obiadu”

  • Rób swoje listy dzienne wieczorem dnia poprzedniego.

Po co? Po to, by iść spać z pustą głową niezmąconą myślami co jeszcze masz jutro zrobić. Listy tygodniowe warto robić w piątek (szczególnie jeśli chcesz odpocząć w weekend)

Mama Zarabia tak robi i dobrze jej to wychodzi:

„Robię i realizuję. Spisuję zazwyczaj wieczorem. Od rana mam gotowy plan dnia. Gdyby nie lista, moja wydajność spadłaby kilkakrotnie”

  • Dbaj o regularny przegląd list.

Nie jest ważne ile ich masz – ważne jest byś je regularnie przeglądała. Oczywiście nie mam tutaj na myśli przeglądania list zadań już zrealizowanych. Ja osobiście mam swoją listę inspiracji – wpisuję tam rzeczy, które chciałabym zrobić, ale w tym momencie nie jestem pewna czy będę miała na to czas i możliwości (na przykład super fajne naklejki Pani Swojego Czasu dla wszystkich członkiń grupy Panie Swojego Czasu). Wpisuję tam rzeczy, które mogłabym zrobić, gdybym po drodze zdobyła trochę więcej kompetencji (na przykład zaprojektowanie Zeszytu Pani Swojego Czasu, który już mam gotowy w głowie, wymaga nauczenia się obsługi programu graficznego). Ta lista jest regularnie raz w tygodniu przeglądana przeze mnie bo bardzo często zadania z listy inspiracji trafiają na codzienną listę „to do”

  • Zdecyduj czy wolisz listy dzienne czy tygodniowe.

Ja osobiście wolę dzienne przy ustaleniu tygodniowego celu, jednak wiem, że na przykład Kasia z Po Sukces na szpilkach woli listy tygodniowe i pisze o tym tak:

„Bardzo lubię listy z zadaniami na cały tydzień, które później dopasowuje sobie do konkretnych dni”

Nie ma tutaj złotej zasady. Ma to pasować Tobie tak, byś to Ty była najbardziej efektywna

  • Pamiętaj, że równie ważna jak lista „to do” jest również lista „don’t do”

To lista zadań, których nie będziesz realizować. Jest to szczególnie ważne dla osób, które od tygodni lub nawet miesięcy (znam takie) przepisują z dnia na dzień ciągle te same zadania. Po co to robisz? Skoro nie realizujesz tego zadania od kilku tygodni i nic się złego nie dzieje w związku z tym to może to zadanie nie jest ważne? A może nie chcesz go robić? Od samego wpisywania na listę nie zachce Ci się i nie stanie się ono ważniejsze. Przy okazji przeglądu swoich list sprawdź czy nie ciągniesz za sobą takich ogonów i zdecyduj w końcu (szowinistycznie napiszę – po męsku) co z nimi zrobisz? Ile jeszcze będziesz ciągnąć tę zabawę?

Hanna znana jako Pani Kropka też ma taką listę:

„Staram się nie przeładowywać listy zadań, skupiam się na paru priorytetach. Robię też listę “To don’t”, dzięki której eliminuję rozpraszacze”

  • Zadbaj o otoczenie.

Następny niekoniecznie uniwersalny wniosek, ale dla mnie bardzo ważny. Jak już być może wiecie (pisałam o tym TUTAJ) na listy zadań mam osobny zielony zeszyt. Do końca zostało mu już niewiele kartek i w chwili obecnej cieszę się, że ostatnio dostałam od męża piękny oprawiony w korkową okładkę notatnik (mój mąż zna moje dziwne preferencje), który godnie przejmie rolę następny zielonego zeszytu. Uwielbiam piękne notatniki i moje listy zadań oraz wszystkie moje projekty właśnie w takich się znajdują.

Podobnie jak ja ma Monika z Manufaktury Moniki:

„mam piękny kalendarz, w którym planuję rzeczy do zrobienia; elektronika w tym wypadku odpada; w końcu co zapisane ręcznie to obowiązujące!:)”

  • Kalendarz nie służy do zapisywania listy zadań.

Wiem, że wiele z Was tam właśnie zapisuje swoje listy, jednak Kalendarz powinien służyć tylko do zapisywania wydarzeń, które mają swój termin (wizyta u dentysty, wywiadówka w szkole, pasowanie na przedszkolaka, szkolenie z zarządzania czasem, spotkanie z klientem). Dlaczego? Żeby nie mieć takiej sytuacji jak jedna z czytelniczek:

„Moim problemem jest to, że ciężko mi to oddzielić tak, żeby po spojrzeniu do kalendarza wiedzieć, co muszę zrobić, co jest zadaniem priorytetowym, a co może zaczekać, kiedy mam deadline, a kiedy będę mieć luźniejszy wieczór”

Jeśli będziesz miała w kalendarzu tylko i wyłącznie działania, które muszą być dziś wykonane to nie będziesz miała problemu z powyższą sytuacją.

  • Uporządkuj swoją listę.

Zobacz jakie zadania MUSISZ i CHCESZ wykonać. Jakie być może wykonasz, a z jakich zrezygnujesz, jeśli wpadnie Ci w ciągu dnia coś niespodziewanego. Twój system listy zadań musi elastycznie reagować na to, co się dzieje w ciągu dnia. Czasem mamy do czynienia z sytuacjami, których nie byliśmy w stanie przewidzieć.

  • Dopasuj swoje listy zadań do danej sytuacji.

Pamiętaj – jesteś Kobietą, a nie robotem. Większość Kobiet podlega cyklowi hormonalnemu. Nie oszukasz samej siebie próbując sobie wmówić, że przed okresem jesteś tak samo efektywna jak po. Uwzględnij to w swojej liście zadań, bo inaczej fundujesz sobie tylko i wyłącznie frustrację. Zresztą nie dotyczy to tylko cyklu hormonalnego ale pewnych ogólnych wzorów efektywności. Ja na przykład doskonale wiem, że w ciągu Dnia Zombie (tak nazywam dzień, który następuje zaraz po długim szkoleniu, które prowadziłam) nie jestem w stanie zrobić wiele więc moja lista wygląda wtedy żenująco pusto lub zawiera takie skomplikowane zadania jak:

  1. ugotować rosół,
  2. umyć lustro,
  3. zadzwonić do Ewy i zapytać co u niej.
  • Planuj realnie.

Papier wszystko zniesie. Jednak Ty i Twoja motywacja już nie. Wrzucając więc zadania na swoją listę zastanów się ile realnie czasu one Ci zajmą i nie wciskaj dodatkowych dziewięciu punktów tylko dlatego, że na kartce jest miejsce.

Karolina z ClicKlik o tym napisała tak:

„Realistyczne! Ilekroć wydaje mi się, że “może jeszcze coś wcisnę” to zazwyczaj nie wciskam i się frustruję, że nawet jednej głupiej listy nie potrafię zrealizować”

  • Spróbuj inaczej.

Ten pomysł podsunęła mi Olga z Biura Podróży Siesta, która pisze:

„u mnie lepiej sprawdza się lista zadań w formie mapy myśli- jest przyjemniejsza, może być bardziej kolorowa, zdecydowanie bardziej przyjazna dla oka niż długa lista zadań z numerkami;)”

Miałam okazję w weekend zobaczyć na własne oczy taką listę Olgi w formie mapy i muszę przyznać, że wygląda to bardzo zachęcająco. Do tego stopnia, że zastanawiam się czy czegoś takiego nie wdrożyć u siebie. Do tej pory stosowałam mapę myśli do burzy mózgów lub do obrazowania projektów, ale myślę, że do listy zadań to również może być strzał w dziesiątkę.

  • I na koniec; wrzuć na luz.

Naprawdę świat się nie zaczyna i nie kończy na liście zadań. Nawet jak dzisiaj nie zrealizujesz wszystkiego z Twojej listy to się nic nie stanie! Pisze o tym jeszcze raz Pani Kropka:

„Zdarza mi się zrobić celowo dzień bez listy i wychillować się, choć tak naprawdę realizuję wtedy różne plany, ale bez presji, kiedy mam na to ochotę – luksus, wiem”

 A jak u Ciebie wygląda tworzenie list? Podziel się w komentarzu swoim sposobem na idealną listę zadań!

Ola (Pani Swojego Czasu)

11