Już widzę Wasze zdziwione miny

Że co? Mam uporządkować listy zadań? Rozumiem, że szafkę w kuchni czy schowek na miotły, ale listy zadań. No i właśnie – dlaczego listy, skoro zawsze mam tylko jedną?”

Powiem tak – świetnie, że masz chociaż jedną. Wciąż spotykam zatrważająco dużą liczbę Kobiet, które w ogóle nie robią list zadań. Na moje pytanie dlaczego odpowiadają:

Bo nie chcę mieć w życiu tak wszystkiego zaplanowanego, wolę spontanicznie i kreatywnie

Ok – to w sumie świetny powód – pytam więc zatem kiedy ostatnio spontanicznie czytała książkę, kiedy spontanicznie poszła na godzinny spacer (sama, a nie z dziećmi i dlatego, że trzeba), kiedy spontanicznie wzięła długą kąpiel i poszła na pogaduchy do przyjaciółki?

Hmm – zapada niezręczna cisza. Bo okazuje się, że na nic nie było czasu.

Otóż ja wolę żyć z listą i mieć na to wszystko czas, właśnie dlatego, że go (zupełnie niespontanicznie) planuję.

Ale uwaga – jeśli jesteś osobą, która nie robi list, bo nie musi, i na wszystko starcza Ci czasu to też super – to znaczy, że jesteś w tym niewielkim gronie szczęśliwych osób, które to potrafią 🙂

Wracam więc do początku i zachęcam Cię do zrobienia porządku w swojej listach zadań.

Jak się za to zabrać:

  1. Zbierz wszystkie swoje dotychczasowe listy, świstki, kartki, kalendarze, planery itp.
  2. Wypisz WSZYSTKO, co Ci przychodzi do głowy, co chciałabyś zrobić w najbliższym czasie. Postaraj się ogarnąć pamięcią najbliższe trzy miesiące, ale jeśli pojawia Ci się w głowie coś bardziej oddalonego w czasie, to również to zapisz. Zapisz WSZYSTKO – zadania, plany, zakupy, remonty, porządki, marzenia, plany. Po zapisaniu tego masz mieć uczucie Uff, że „rany julek wszystko mam już głowy bo mam na kartce papieru”.
  3. Zanim zaczniesz segregować swoje zadania zobacz czy na liście są takie, które przepisujesz z listy na listę od jakiegoś czasu. Jaki czas masz brać pod uwagę? Hmm to trudne pytanie. Generalnie warto przyjąć zasadę, że jeśli przepisujesz coś z tygodnia na tydzień, to jeszcze nie jest katastrofa, ale jeśli z miesiąca na miesiąc, to czas zdecydować co zrobić z tym zadaniem. Opcje są następujące:
  • Zrób je do jasnej ciasnej i miej z głowy
  • Wyrzuć w cholerę i nie zaprzątaj sobie tym więcej głowy
  • Wrzuć na listę „kiedyś być może”, o której za chwilę

Teraz segreguj wszystkie swoje zadania na inne listy. Jakie listy to będą zdecyduj Ty, ja jednak namawiam Cię do stworzenia listy: dziennej, tygodniowej, kwartalnej oraz listy „kiedyś być może”.

Lista zadań kwartalna

To dla mnie jedna z ważniejszych list, bo jest głównie połączona z moją działalnością zarobkową i wyznacza mi tak naprawdę moje zadania w danym tygodniu i danym dniu.

Co mam na myśli?

W 2 kwartale roku 2015 mam zaplanowane dwie duże inicjatywy związane z działalnością Pani Swojego Czasu. Jedna z nich to 21 dniowy kurs zmieniania nawyków związanych z zarządzaniem czasem – ZORGANIZUJ SIĘ W 21 DNI, którego start odbędzie się 2 kwietnia (możesz, a nawet powinnaś sobie to zapisać w kalendarzu)

Drugie wydarzenie to stacjonarne 2 dniowe warsztaty dla 10 osób, które odbędą się 20 i 21-ego czerwca w Leśnych Apartamentach dla tych z Was, które bardzo indywidualnie i pod moim czujnym okiem chcą popracować nad swoją organizacją czasu. Ponieważ te wydarzenia są zaplanowane i już Wam obwieszczone (bo właśnie to zrobiłam) to drogi odwrotu już nie ma. I to co należy teraz zrobić to w perspektywie kwartału zaplanować kluczowe działania, które mają doprowadzić do tego, że te wydarzenia się odbędą (spotkania, webinary, filmy itp.)

Lista zadań tygodniowa

możesz porządkować ją od razu dniami tygodnia, a możesz spróbować wypisywać wszystko, co masz do zrobienia w tym tygodniu, a potem codziennie decydować, co masz zrobić danego dnia. Każda z tych metod ma swoje wady i zalety. Planowanie od razu na dany dzień jest dla niektórych zbyt ograniczające, ale plus ma taki, że nie zostawisz wszystkiego na ostatni dzień.

Lista zadań dzienna

Powinnaś ją robić wieczorem dnia poprzedniego tak, by iść spać ze spokojną głową, że o wszystko zadbałaś. Nie będziesz się wtedy budzić w środku nocy z bijącym sercem i przerażeniem, że coś zostało przez Ciebie pominięte.

Wieczorem spisujesz wszystko, co WYDAJE ci się, że masz zrobić danego dnia (zwróć uwagę na ważne słowo „wydaje się”), a rano poświęć 5 minut na analizę swojej listy. Wybierz z niej 3-5 priorytetów, które musisz i chcesz zrobić danego dnia. To są zadania, które mają absolutny priorytet i od których powinnaś zacząć swoją pracę. I kropka. Wybierz te zadania, które ewentualnie jeszcze zrobisz jeśli Ci starczy czasu (a uwierz mi, że jest na to duża szansa, jeśli zaczniesz od zadań priorytetowych), a na końcu wypisz te zadania, z których zrezygnujesz jeśli pojawi się coś super ważnego (tak zwana „wrzutka”). Dla tych z Was, które potrzebują trochę samodyscypliny polecam również stosowanie na liście elementu „tego nie zrobię” – tam wpisz te rzeczy, które chciałabyś wyeliminować danego dnia. Na przykład – nie otworzę fejsa aż do południa, lub nie będę otwierać poczty co 15 minut

Lista „kiedyś być może”

Najlepszy przyjaciel zapracowanej kobiety. Ja mam dwie takie listy. Na pierwszej z nich są faktycznie zadania, na przykład takie jak posprzątać schowek w przedpokoju. Jasne, że warto by było, by kiedyś to zadanie zostało zrealizowane, ale nie zależy mi na nim aż tak bardzo, żeby je wrzucać w harmonogram. Może kiedyś 🙂

Druga moja lista z tej kategorii jest nazwana przeze mnie listą inspiracji – są na niej książki i artykuły, które chciałabym przeczytać, koncepcje, które chciałabym poznać, miejsca, które chciałabym zobaczyć. Nie mam presji, by je jakoś precyzyjnie planować w czasie, ale lubię wiedzieć, że te sprawy są zapisane i mogę do nich wrócić.

No i tutaj dotykamy sedna pracy z listą „kiedyś – być może” – otóż, żeby jej działanie miało jakikolwiek sens trzeba do tej listy od czasu do czasu wracać. Być może przy okazji dopisywania nowej rzeczy możesz sprawdzić sobie pozostałe i decydować co już jest nieważne i możesz wyrzucić, a co być może stało się na tyle ważne, by wrzucić to na swoją najbliższą listę zadań

Z chęcią dowiem się w jaki sposób Ty pracujesz z listami? Napiszesz dwa słowa?

Pani Swojego Czasu