Dzisiaj sięgam po wąski temat w obszarze zarządzania czasem, będąc jednocześnie przekonana, że bardzo przydatny. Dla tych z Was, które prowadzą własny biznes, zaznajomienie się z rodzajem mejli „niekradnących czasu” powinno być jak biblia; tym z Was, które pracują w czyjejś firmie, może okazać się pomocne, wreszcie – skorzystać mogą również osoby piszące mejle wyłącznie do znajomych.

A wiecie, dlaczego? Bo jest jedna rzecz, która u innych osób denerwuje nas ponad wszystko – marnowanie naszego czasu. Gdy ktoś przychodzi nieproszony i zajmuje nasz czas. Gdy ktoś dzwoni, gada głupoty i marnuje nasz czas. Gdy ktoś „zaczepia” nas na FB i marnuje nasz czas. W końcu gdy ktoś pisze do nas mejl w taki sposób, że marnuje nasz czas.

Dzisiaj poświęcę czas mejlom, ponieważ w ostatnim czasie miewam z nimi bardzo dużo do czynienia. Otrzymuje ich wiele, bardzo zróżnicowanych.

Kiedy wysyłasz mejl

Jeśli wysyłasz mejl późnym wieczorem (albo nawet późnym popołudniem) lub w weekend i spodziewasz się odpowiedzi – chyba oszalałaś. Osobiście uważam, że w piątek po godz. 17:00 nie powinno się wysyłać mejli. Z szacunku dla czyjegoś czasu wolnego. Poza tym – po co masz pisać, skoro i tak nie uzyskasz odpowiedzi do poniedziałku rano, a przynajmniej nie powinnaś jej uzyskać…?

Do kogo piszesz?

Czy znasz osobę, do której piszesz? Czy zadałaś sobie choć minimum trudu, by dowiedzieć się, kim jest, co robi, co lubi, a czego nie?

Dostałam kiedyś wiadomość na FB takiej treści:

Szanowna Pani Olgo. Proszę o Pani adres mejlowy, gdyż chciałabym porozmawiać o możliwej współpracy”.

Myślałam, że to pomyłka, ale skoro zostało wysłana na konto Pani Swojego Czasu, o pomyłce nie mogło być mowy.

Moja odpowiedź brzmiała następująco:

Szanowna Pani X. Mam na imię Ola. Mój adres mejlowy jest dostępny na mojej stronie internetowej”.

Nawet tę odpowiedź potraktowałam jako zmarnowanie swojego czasu i nie muszę chyba dodawać, że do żadnej współpracy nie doszło…? Jeśli ktoś nie zadaje sobie odrobiny trudu, by sprawdzić, jak mam na imię i jaki jest mój adres mejlowy (widoczny przecież na mojej stronie WWW!), to mam zdecydowanie wyższe wymagania, dotyczące potencjalnej współpracy. Tak więc Ty, pisząc do kogoś, zadaj sobie ten trud.

Zachowuj historię korespondencji

Jeśli odpowiadasz na mój mejl, uniemożliwiając mi podgląd historii korespondencji – przykro mi to stwierdzić, ale marnujesz mój czas. Nie otrzymuję dwóch mejli tygodniowo, w tym Twojego; dostaję ich dziennie kilkaset! Jestem nawet bardzo bliska zastosowania metody mojego męża, który wyrwane z kontekstu mejle wyrzuca od razu do kosza (a potem jego studenci dziwią się, dlaczego nie odpisał). Ja jeszcze czytam i szukam. Ale jestem bliska kresu.

Pisz precyzyjnie

Jeśli piszesz mejl pod tytułem „Jaki jest koszt Twojej usługi?”, to, oczywiście, cieszę się, że interesujesz się moją ofertą, a jednocześnie złoszczę, ponieważ nie mam zielonego pojęcia, o jaką „usługę” Ci chodzi. Czy o kurs „Czas Pani”, czy może program „Zorganizuj się w 21 dni”, konsultacje indywidualne, grupowe albo szkolenie dla Twojej firmy? Czy nie byłoby korzystniej od razu napisać konkretnie?

Pokaż, że przemyślałaś sprawę

Dostaję mnóstwo propozycji współpracy. Bardzo się z tego cieszę, a wręcz jestem dumna. Sama jeszcze rok temu pisałam do osób, z którymi chciałam współpracować (zresztą nadal to robię), ale nigdy, przenigdy nie przyszłoby mi do głowy rzucić nieznanej sobie osobie hasło typu: „Hej, powspółpracujmy. Masz jakiś pomysł”? Skoro zgłaszasz się do mnie z propozycją, to oczekuję, że będzie to przemyślana oferta, do której będę mogła się ustosunkować. Niestety, nie mam czasu, by wymyślać charakter współpracy z osobą, której nawet nie znam.

Tytuł mejla ma zainteresować, a jednocześnie powiedzieć wszystko

Widząc tytuł, każda z nas stwierdza, czy warto przeczytać wiadomość. Oczywiście, jeśli nadawcą będzie Hilary Clinton, to i tak otworzysz, choć w dzisiejszych czasach jest więcej, niż prawdopodobne, że uznasz to za spam i wyślesz do kosza (a biedna Hilary nie dostanie odpowiedzi od Ciebie). NIGDY nie wysyłaj mejli, których tytuły mogą okazać się mylące, i które kompletnie nie pokrywają się z treścią mejla. Oszukujesz w ten sposób ludzi i tracisz ich zaufanie!

Ustawiaj autorespoder – od czegoś przecież jest

Ostatnio jedna z bliskich mi osób zapytała, czy może wyjechać na trzytygodniowe wakacje, nie zabierając ze sobą komputera. Czy to nie za długo? A jeśli Klienci będą pisać, oczekując na natychmiastową odpowiedź? Absolutnie nic się nie stanie, jeśli otrzymają odpowiedź, że bawisz się świetnie i odpowiesz po powrocie.

Możesz też ustawić autoresponder na wzór odpowiedzi Eweliny Muc – specki od WordPressa, która również codziennie dostaje dużo mejli. Skutecznie rozbraja osoby, które spodziewają się otrzymać odpowiedź na przesłaną wiadomość w ciągu 10 minut. Brzmi on następująco:

"Cześć,

dziękuję za Twój e-mail. Jeszcze go nie przeczytałam. To co teraz czytasz, to automatyczna odpowiedź 
z mojej skrzynki. W związku z tym, że dostaję bardzo dużo maili, sprawdzam pocztę 2x dziennie. 
Staram się odpisywać do 4 dni roboczych.

W pierwszej kolejności odpisuję na wiadomości klientów.
W drugiej kolejności na zapytania ofertowe i pytania dotyczące współpracy.
W trzeciej kolejności na pozostałe wiadomości.

Jeżeli wiem, że do współpracy lub zlecenia nie dojdzie również odpiszę i poinformuję Cię o tym.
Jeżeli sprawa jest pilna, zadzwoń. Najpierw oceń, czy sprawa jest na pewno pilna.

Dziękuję.

Ewelina"

Pisz po polsku

Szczerze mówiąc – nie interesuje mnie, jaki komputer posiadasz, jakimi czcionkami posługujesz się, jakie masz możliwości itp. Jesteśmy w Polsce i mówimy po polsku. A pisząc – komunikujemy się w języku polskim. Jeśli mam przeczytać Twojego mejla bez polskich znaków to staje się to dla mnie niewygodne i zabiera mi więcej czasu. Dlatego – używaj więc polskich znaków, pisząc mejle (wybaczam tylko tym z Was, które piszą z zagranicy)

Raz kozie śmierć

Na koniec coś niekoniecznie oszczędzające czas, ale budujące pewność siebie. Bądź odważna w pisaniu mejli, jednocześnie przygotuj się na możliwość porażki. Co mam na myśli? Czasem piszemy do kogoś, kto jest od nas ważniejszy, mądrzejszy, bardziej znany itp. Jeśli przemyślałaś sprawę i chcesz nawiązać współpracę, a jednocześnie NAPRAWDĘ masz coś do zaoferowania – dlaczego nie napisać?! Raz kozie śmierć, prawda? Najwyżej się nie uda! O rany, mało to porażek za nami. Będzie kolejna do kolekcji. Mnie ostatnio mocno zaimponowała czytelniczka, która napisała właśnie, że „raz kozie śmierć, szuka pracy i z chęcią by tę pracę znalazła u mnie”. Pracy akurat nie oferuję, ale cenię proaktywne podejście w szukaniu zatrudnienia, zamiast siedzenia i czekania, aż mnie znajdą. Uważam, że dzięki takiemu działaniu zajdziemy daleko.

A jak według Was powinny wyglądać mejle, które nie kradną czasu?

Ola (Pani Swojego Czasu)

Pani Swojego Czasu