Jako Pani Swojego Czasu bardzo często dostaję pytania na temat tego jakie jest moje myślenie o czasie, jak ja postrzegam czas; czy traktuję go jakoś coś uchwytnego, nieuchwytnego itp. Odpowiedź na te pytania stanowi dla mnie zawsze sporą trudność, bo uwierzcie bądź nie, ja tak naprawdę w ogóle nie myślę o czasie. Nie zajmuję się nim.

To znaczy oczywiście zajmuję się nim na poziomie biznesowym – organizuję szkolenia dotyczące czasu, uczę kobiety organizować sobie czas i życie, ale tak naprawdę, gdy myślę o swoim życiu, to zupełnie nie zajmuję się postrzeganiem czasu, rozmyślaniem nad nim itp. Zastanawianie się na przykład czy czasu mam dużo czy mało w ogóle nie przychodzi mi do głowy – byłoby to dla mnie stratą czasu 🙂

Mój dzień nie polega na tym, że analizuję swoje podejście do czasu, lecz na tym, że robię NAWYKOWO te rzeczy, które po prostu mi działają, które się sprawdzają i które robię dobrze, bo mam z tego całkiem niezłe efekty.

Te rzeczy, które robię nawykowo budują moją dobrą organizację. Ta machina, powodująca, że mogę o sobie mówić „Pani Swojego Czasu” to nie są jakieś skomplikowane i trudne metody zarządzania czasem, lecz seria bardzo małych i drobnych nawyków, które utrwalone zwiększają moją efektywność do maksimum.

I dzisiaj chciałabym wam pokazać jakie nawyki budują moją dobrą organizację. Ostatnio żyję tymi nawykami non stop, bo kurs online, który właśnie tworzę – „Zorganizuj się w 21 dni” – będzie właśnie dotyczył tego jak w świadomy sposób budować małe i drobne nawyki w zarządzaniu czasem, których stosowanie przynosi kolosalną różnicę w efektywności!

Oczywiście, żeby dane zachowania stały się naszymi nawykami potrzebna jest praca i jest to praca bardzo świadoma. To, że układam listę zadań na następny dzień jeszcze dnia poprzedniego, jest dla mnie działaniem tak nawykowym jak mycie zębów. Nie zastanawiam się nad tym i nie zajmuje mi to dużo czasu (średnio 3 minuty dłużej niż mycie zębów zakładając, że myję je 2 minuty). Nie wyobrażam sobie pójść spać bez zrobienia listy zadań na dzień następny, ale o samym tym fakcie nie myślę cały dzień, lecz po prostu siadam i to robię. Bo mam taki nawyk. (dla tych bardziej ciekawskich z was powiem, że robię to dokładnie wtedy, gdy dzieci oglądają bajkę na dobranoc)

Jakie są więc nawyki zorganizowanej Kobiety?

Sprawdza swoją pocztę regularnie

W zależności od napływu mejli ta regularność może być różna. Ostatnio na szkoleniu dowiedziałam się od uczestniczki, że dla niej zalew mejli oznacza 90 mejli dziennie. Dla mnie 90 mejli dziennie oznacza w zasadzie dzień wolny, bo średnio dostaję ich około 200-300. Nie powiem Ci więc jak często sprawdzać mejle. Ale powiem Ci, że warto mieć oznaczony dzień (chyba, że tak jak ja robisz to codziennie) i moment sprawdzania mejli po to, by w Twojej skrzynce nie tworzyły się zatory spraw niezałatwionych

Ma swój nawyk rozpoczynania i kończenia dnia

Wiecie co odróżnia osobę zadowoloną z życia od tej, która walczy o przetrwanie? To, że ta pierwsza budzi się z przekonaniem „Wow zaczyna się kolejny dzień, mogę tyle zdziałać”, a ta druga zaczyna dzień z przekleństwem na ustach podsumowującym fakt, że właśnie skończyła się noc. To samo dotyczy zakończenia dnia. Czy kończysz dzień z przekonaniem, że zrobiłaś ważne dla siebie i innych rzeczy czy też z przekonaniem, że znów kolejny dzień minął i byłaś zarobiona po uszy, ale nic konkretnego tak naprawdę nie zrealizowałaś. Czy zaczynasz dzień określonym rytuałem (szklanka wody, śniadanie, poranna kawa) czy najpierw sprawdzasz co u znajomych na fejsie? Czy kończysz dzień z dobrą herbatą i książką w łóżku, czy też nadrabiając do 3 w nocy zaległą pracę? Jakość Twoich nawyków rozpoczynających i kończących dzień naprawdę ma znaczenie dla Twojej efektywności!

Ustala swoje cele

Innymi słowy wiedzą nie tylko co robią, ale także po co to robią. Znają swoje cele, znają miejsce, do którego chcą dojść, albo rozpoznają stan, w którym chcą się znaleźć. Podejmują te decyzje świadomie, nawet jeśli jest to decyzja o poczekaniu i sprawdzeniu jak będzie, albo o tym, że samo szukanie również jest celem.

Ustala priorytety

Zawsze w takiej kolejności. Priorytety to rzeczy najważniejsze, ale jeśli nie znasz celu, to nie będziesz wiedzieć, które rzeczy są dla Ciebie najważniejsze. W związku z czym zorganizowane kobiety mają nawyk ustalania ważności zadań w stosunku do celu, który postanowiły sobie zrealizować.

Ma przygotowaną, realną i sprawdzoną listę zadań

Spisanie wszystkiego, co masz do zrobienia jeszcze nie spełnia powyższych parametrów. Spisanie, sprawdzenie, wykreślenie i zaplanowanie to dopiero sensowna lista zadań, która pomoże Ci w zrealizowaniu tego, co sobie zaplanowałaś. Jak pracować z listami zadań pisałam TUTAJ i TUTAJ

Na liście zadań ma bufory czasowe

Zorganizowane Kobiety wiedzą, że plan sobie, a życie sobie. I nie powoduje to wcale, że wyrzucają plan do kosza, bo na planie są ich priorytety, które chcą i muszą zrealizować. Ale świadomość faktu, że życia nie da się w 100% zaplanować, powoduje to, że pracują z planem w sposób realny, zostawiając w nim czas na sytuacje nieprzewidziane i kryzysowe.

Dba o czas dla siebie.

I tak – planują to. Jeśli nie zaplanujesz czasu dla siebie to po prostu nie będziesz go miała. Albo ktoś Ci na to nie pozwoli, albo sama sobie na to nie pozwolisz. Tak czy siak – wyjdzie na jedno – znów będziesz narzekać na to, że nie masz chwili czasu dla siebie. Jednak skoro Ty nie uwzględniasz tego w swoich planach, to dlaczego ktoś miałby to uwzględnić?

Nie zostawia zadań niedokończonych

Oczywiście nie każde zadanie da się skończyć w godzinę lub dwie, a nawet w ciągu jednego dnia. Ale każde takie dłuższe zadanie może być dalej zaplanowane do zrealizowania, a nie zostawione w stanie „pomyślimy – zobaczymy”. Oczywiście nie ma niż złego w podjęciu decyzji o tym, że dane zadanie jednak nie jest warte dokańczania i po prostu z niego rezygnujemy. Jest jednak różnica w świadomym podjęciu decyzji o tym, a ciągłym przepisywaniu ciągnącego się wieki zadania z listy na listę.

Dba o swoją energię fizyczną

Być może będziesz zaskoczona, ale pierwszą radą w zakresie zarządzania czasem, którą daję większości swoich Klientek, jest „porządnie się wyśpij”. Mówię tak, bo to właśnie energia fizyczna daje nam podstawowe paliwo do tego, by być zaangażowaną, zmotywowaną, odpowiedzialną i realizującą swoje zadania. W związku z tym jeśli w ciągu dnia nie jesz i nie pijesz regularnie, nie odpoczywasz i nie zażywasz ruchu, to nie dziw się nie, że nie masz na nic ochoty i szukasz wszędzie odpowiedzi na pytanie „Jak się zmotywować do pracy”?

Nie jest perfekcjonistką

Zorganizowane Kobiety dbają o jakość ale wiedzą, że nie wszystko, co wypuszczają ze swoich rąk lub głów musi być idealne, szczególnie wtedy jeśli musi być zrobione na czas i szczególnie wtedy gdy uczą się tego robić. To czasem jest po prostu fizycznie niemożliwe. Perfekcjonistki oduczające się perfekcjonizmu nie mówią: „no ale ja nie mogę inaczej bo jestem niereformowalną perfekcjonistką”, lecz mówią: „Oczywiście, że mogę inaczej. Jestem perfekcjonistką i zadanie polegające na oduczeniu się tego również wyjdzie mi perfekcyjnie 🙂

Szuka najprostszych rozwiązań

Czasami prościej jest lepiej. Żeby zapisać ważną informację na papierze nie potrzebujesz najbardziej wypasionego i nowoczesnego pióra z najdroższym atramentem na świecie, a żeby stworzyć dobrą listę zadań nie musisz robić 5 godzinnych poszukiwań, by znaleźć najlepszą aplikację, bo wystarczy Ci kartka papieru

Dba o porządek wkoło

Mam nadzieję, że wiecie o jaki porządek mi chodzi. Wcale nie o to, że wszystko ma błyszczeć i wszystko ma być tip top, lecz o to, że wystarczy, żebyś wkoło miała taki system, który Ci pasuje i w którym Ty się odnajdujesz. Po moim ostatnim video, jedna z czytelniczek napisała mi, że nie może go oglądać, bo nie potrafi się skupić, patrząc na ten bałagan za mną (czyli moją biblioteczkę zawaloną książkami). Mnie ten bałagan (który dla mnie nie jest bałaganem oczywiście) ZUPEŁNIE nie przeszkadza w pracy i w związku z tym nie mam żadnej potrzeby, żeby to zmieniać, bo byłaby to dla mnie strata czasu (choć naprawdę jest mi przykro, że część z Was nie może się skupić z tego powodu)

Ma porządek w papierach

Jakkolwiek rozumiesz porządek i jakkolwiek rozumiesz papiery. Chodzi mi o to, że jeśli potrzebujesz jakiegoś dokumentu, jakiejś listy, jakiegoś pisemnego potwierdzenia to po prostu wiesz gdzie to jest i znalezienie tego nie zajmuje Ci wieki czasu. Możesz mieć nawet 58 osobnych kupek papierów na swoich regałach – dopóki jesteś s tanie w ciągu 10 sekund znaleźć dany dokument – jest dobrze. Jeśli jednak potrzebujesz przekopać się przez 40 z nich, żeby się przekonać, ze jednak go tam nie ma, t znaczy, że system stał się niewydolny.

Jakie nawyki w zarządzaniu czasem już masz,  a jakie chciałabyś wyrobić? Daj znać!

Ola (Pani Swojego Czasu)

Pani Swojego Czasu