Wszyscy wiemy, że człowiek to leniwa istota. Lubi chodzić na skróty, lubi mieć szybkie efekty tu, teraz, natychmiast. Gdy więc ktoś zamawia u mnie szkolenie z zarządzania czasem, najczęściej prosi o to, żeby zawrzeć w nim triki i sztuczki pozwalające w prosty sposób błyskawicznie zaoszczędzić czas. Z reguły na takie zapotrzebowanie parskam śmiechem, prycham ze wzgardą lub gryzę się w język i możecie sobie jedynie wyobrazić, co o tym myślę.

Ale czasami, co prawda bardzo rzadko, faktycznie przychodzą mi do głowy takie sposoby, które dzisiaj postanowiłam Wam przedstawić.

Spotykaj się krótko i sensownie

Czy wiesz, dlaczego spotkania trwają zawsze wielokrotność 15 minut? Bo tylko tak można je ustawić w Outlooku, w którym korporacje zakochały się kiedyś jako narzędziu do zarządzania czasem. I choć świat jest zaawansowany o kolejnych 15 lat, firmy nadal preferują organizację za pomocą tego pradawnego systemu, ustawiając spotkania trwające pół godziny albo godzinę. Tymczasem okazuje się, że spotkanie, które z założenia powinno trwać 8 minut, jest bardziej efektywne od tego, na które przewidziano 30 minut. Dlaczego? Bo na 30-minutowe spotkanie zawsze ktoś się spóźni, w związku z tym często przedłużane jest do godziny. Jeśli zaś na spotkanie wyznaczono tylko 8 minut, wszyscy uczestnicy przyjmują, że każda minuta będzie cenna i zostanie maksymalnie wykorzystana.

Rób burze mózgów na stojąco lub spacerując

Gdy zapraszasz ludzi na burzę mózgów, a oni po przyjściu rozsiadają się w fotelach, ich mózgi nieświadomie wysyłają sygnał: „uff… nasiadówka; odpocznij, zrelaksuj się, oprzyj dłonie na oparciu, wygodnie ułóż głowę”. Nie tego chcemy. Chcemy akcji i mobilizacji. Chcemy działania. Spotkania prowadzone na stojąco (stoją wszyscy, nie tylko osoba prowadząca), przeciętnie trwają o połowę krócej, niż prowadzone na siedząco. Warte przemyślenia, prawda?

Rozpoczynaj dzień wcześniej

Ulubiony i niewdrażany nawyk u osób, które chciałyby pracować więcej, bo nie starcza im czasu. Dlaczego ulubiony? Bo wydaje się najprostszy. Chcesz robić więcej? Wstań godzinę wcześniej! Będziesz mieć o godzinę więcej pracy. Dlaczego niewdrażany? Bo błędnie rozumiany. Wcześniejsze wstawanie nie jest sposobem na wydłużenie dnia pracy, lecz sposobem na zwiększenie efektywności. Rano jesteśmy bardziej wydajni, niż w godzinach wieczornych, ale nie damy rady wstać wcześniej, jeśli nie położymy się wcześniej spać! I błędne koło zamyka się. Ta sama praca, wykonywana rano i wieczorem, to tak naprawdę dwa różne działania. Spróbuj, a przekonasz się!

Przygotuj wszystko wcześniej

To dobry nawyk wieczorny. Rano biegasz jak szalona z rozwianym włosem? Zorganizuj wszystko wcześniejszego wieczora – całą zawartość torebki i rzeczy, które są Ci potrzebne do pracy, włącznie z ubraniami i kosmetykami. Są tacy, którzy nawet śniadanie częściowo przygotowują wieczorem.

Myśl pozytywnie

Jakim cudem oszczędza czas?

A z jakimi myślami rano wstajesz? Czy wstając, myślisz: „o rany, kolejny dzień” lub „o żesz, ja cię, cholera, pitolę, ileż zadań do wykonania!”? Z jaką energią siądziesz do pracy, jeśli wszystko aż boli od nadmiaru negatywnego myślenia? Czy nie lepiej byłoby pomyśleć o tym, co miłego Cię dzisiaj czeka? Kogo ciekawego spotkasz? Co fantastycznego masz w planach? Spróbuj, a zaczniesz zupełnie inaczej traktować nadchodzący dzień i dzięki temu szybciej wykonywać zadania.

Wyrzuć telewizor z domu

Chyba oczywiste i nie muszę tego tłumaczyć, prawda? No, może niekoniecznie musisz wyrzucać – wystarczy, że sprzedasz; jeszcze jakąś korzyść będziesz z tego miała. Przeprowadzając się rok temu do obecnego mieszkania, w którym brak telewizora, zastanawiałam się, czy czegoś nie stracę. Nic nie straciłam. Wszystko zyskałam. Nie widzę ŻADNYCH plusów posiadania telewizora (no chyba, że płacisz abonament, to w pewien sposób wspierasz państwo J). Jeśli Ty widzisz zauważasz jakieś zalety – napisz – chętnie porozmawiam na ten temat.

Chodź na piechotę/jedź na rowerze/jedź na hulajnodze do pracy

Rozumiem, że możesz odczuwać opór, mając przed sobą 30-kilometrowy dystans, ale 10 km już nie robi na mnie jakiegokolwiek wrażenia. Ani to, że musisz pracować w garsonce. Ania Lichota – trzecia Polka, która zdobyła koronę Ziemi, przygotowywała się do zdobywania szczytów podczas pracy w korporacji w wypasionym londyńskim City, do której codziennie chodziła pieszo, taszcząc 30-kilogramowy plecak. Da się? Da się!

Możesz, oczywiście, pomyśleć: „a co to za oszczędność czasu, skoro zamiast 15 minut samochodem, będę szła przez 45 minut?” Już tłumaczę, choć jestem przekonana, że nie muszę i pewnie to wiesz. W zarządzaniu czasem nie chodzi o minuty. Dobre zarządzanie czasem to nie kolekcjonowanie minut, lecz zarządzanie swoją energią. Jeżeli nigdy się nie ruszasz, po pewnym czasie odczuwasz wyrzuty sumienia, bo masz świadomość, że powinnaś; bo wiesz, że to dla Ciebie dobre. Ale nie robisz tego, bo to przecież zajmuje tyyyle czasu. I – paradoksalnie – myślenie o konieczności ruszania się czy katowanie się wyrzutami sumienia zabiera Ci mniej więcej tyle czasu, ile mogłabyś przeznaczyć na spacer!

Jedz zdrowo

Kolejny truizm, teoretycznie niewiele mający wspólnego z czasem. A przecież ma bardzo dużo! Nie jesz śniadania, siadając do pracy z kawą i czymś słodkim. No, ale jak z kawą i czymś słodkim zająć się bardzo ważną sprawą? Nie da się, prawda? Dlatego zaczynasz dzień od mejli, fejsa i innych pierdół, które dobrze wykonuje się przy kawie. A gdybyś zaczęła dzień od dobrego i pożywnego śniadania, pierwsze, co miałabyś z głowy do 10:30 (a może nawet wcześniej, w zależności od tego, kiedy zaczynasz dzień), to wykonanie zadania-priorytetu. I cokolwiek wydarzyłoby się tego dnia, odczuwałabyś satysfakcję z zakończenia jednej ważnej sprawy.

Nie jedząc w ciągu dnia, jedziesz na debecie energetycznym, zastanawiając się na pewno, dlaczego nie masz energii, dlaczego nie chce Ci się za to zabrać. To właśnie będąc na debecie, wpisujesz w Google bzdury typu: „Jak się zmotywować do pracy?”. Bardzo łatwo – zrób sobie przerwę i zjedz zdrowy posiłek. Najlepiej w towarzystwie. Odpocznij. Pośmiej się. Zregeneruj. Przestań myśleć ciągle o pracy! Dzięki temu znajdziesz siłę i energię na drugą część dnia!

A Ty jakie masz sposoby oszczędzające czas?

Ola (Pani Swojego Czasu)

1-Pani Swojego Czasu by Bogacka 15