http://paniswojegoczasu.wistia.com/medias/12kkg2cm5j?embedType=popover&popoverHeight=338&popoverWidth=600&videoWidth=640

Tak tak moje Drogie nadszedł ten moment, w którym Pani Swojego Czasu będzie mówiła o porządkach! Ania Niebałaganka i Magda dobrze Zorganizowana uprzedzały, że ten moment nadejdzie i nawet ja włączę się w szał porządków!

Dzisiaj będę Was chciała namówić do tego, żebyście uporządkowały swój komputer. Bez względu na to czy służy on Ci tylko do pracy, czy też tylko do przyjemności warto mieć jego zawartość uporządkowaną w taki sposób, żeby szukając czegokolwiek nie tracić niepotrzebnie czasu.

Jeśli czasem zaglądam do cudzego komputera (i przyznaję, że nie zawsze właścicielką jest Kobieta) to zgrzytam zębami gdy:

  • Pulpit wygląda tak jakby jakieś dzikie zwierzę narobiło tam ze strachu. Wszędzie pełno wszystkiego, wszystko ze wszystkim się miesza i generalnie jest tam jeden wielki bajzel. Na pulpicie ma być porządek! Na pulpicie umieszczamy skróty do tych programów, które w zasadzie codziennie, z poziomu pulpitu uruchamiamy. Kropka
  • Na moją grzeczną prośbę: „znajdź mi proszę X, Y, Z” słyszę „eeee czekaj gdzieś to miałam…” i zaczynają się gorączkowe poszukiwania totalnie bez ładu i składu – czyli raz w dokumentach zapisanych, a raz pobranych, raz w archiwum, a raz w koszu. Raz w 2015 roku a raz w 2010, no bo a nuż się źle zapisało.
  • Widzę, że ta osoba jest maniaczką różnych systemów archiwizowania informacji i miesza je wszystkie ze sobą. Czyli ma i rocznikowo, i merytorycznie. Pliki zapisuje i datami, i tematycznie. A potem już sama nie wie jak i koniec końców szuka poprzez wyszukiwanie
  • Wyszukiwarka jest używana nie dlatego, że ktoś ma taki system (bo owszem to czasem jest zaplanowane działanie), lecz dlatego, że brak systemu powoduje, że ktoś zapisuje byle gdzie i byle jak.
  • Poczta mejlowa jest składowiskiem śmieci i archiwizacja mejli polega na tym, że są wiecznie trzymane w jednym folderze – skrzynce odbiorczej.

W porządkowaniu komputera, jak w każdym innym temacie, nie jestem zwolenniczką ustalania jednego uniwersalnego dla wszystkich systemu, ale jestem zwolenniczką posiadania jakiegokolwiek systemu, który działa. Co mam na myśli? Na przykład podejście GTD (getting things done) proponuje, by swoje dokumenty porządkować według tego, co jest bieżące i tego, co już jest nieaktualne, czyli wrzucać je do archiwum. Ten system kompletnie mi się nie sprawdza, bo ja wolę uporządkowanie tematyczne, a nie takie, które jest związane z datą. Poza tym nigdy nie wiem kiedy jest już TEN moment, żeby wrzucić dokumenty do archiwum, bo później okazuje się, że i tak ich potrzebuję!

W związku z tym, w ramach wiosennych porządków, chcę Cię zachęcić żebyś:

  • Uporządkowała swoje dokumenty według obszarów tematycznych, w których się poruszasz. U mnie te obszary to nazwy projektów, które realizuję i w związku z tym mam takie foldery jak:

NM/Pani Swojego czasu/Mama Cukiereczka/ Governess Lane/Faktury/Prywatne

Oczywiście w każdym folderów mam kolejne kategorie i są one również tematyczne, wyjąwszy Faktury, które są ustawione latami i datami. W kategorii Pani Swojego Czasu mam również kategorię Blog, który następnie również jest podzielony według dat. Aha – nie wiem czy wiecie, ale takie umieszczanie folderów w folderze jest nazywane „zagnieżdżaniem”. Według mnie mało elegancka nazwa

  • Nie tworzyła pliku „różne” w żadnej z powyższych kategorii. Ten plik jest pożeraczem wszystkiego i prowokuje nas do nieprzemyślanych zachowań. Po pewnym czasie jego objętość zaczyna przerastać wszystkie inne i tak czy siak musimy go porządkować. Nie polecam!
  • Zdjęcia, filmy, muzykę trzymaj w zupełnie osobnych miejscach i twórz na nie zupełnie osobne foldery, a dopiero w nich twórz kategorie do czego się one odnoszą. Ja na przykład swoich zdjęć (czy to prywatnych, czy tych wykorzystywanych do blogów) w ogóle nie trzymam na dysku twardym, lecz w chmurze gdzie mam plik „Zdjęcia” i dopiero w nim kategorie: NM/Pani Swojego Czasu/ Mama Cukiereczka/Prywatne itp.
  • Nazywała pliki i dokumenty w taki sposób, w jaki ich szukasz, czyli jak najbardziej intuicyjnie dla Ciebie. Nie ma sensu robić skrótów w nazwach jeśli nie myślisz właśnie takimi nazwami. Dzisiaj dokumenty i pliki mogą mieć naprawdę długie tytuły więc to Cię nie musi ograniczać.
  • Umieszczała daty tam gdzie tego potrzebujesz i tam gdzie to oszczędza czas. Nie każdy plik lub dokument musi mieć datę. Ale czasem jest wygodniej, żeby miał. Co do zasady tworząc oferty, artykuły, propozycje itp. to zapisuje nowe wersje z nową datą, a nie nadpisuję nowej wersji na starszej. Dlaczego? Bo czasem jednak okazuje się, że starsza wersja była lepsza i chcę mieć do niej dostęp. Zapisanie jej z nową datą pozwoli mi na sprawdzenie tego. Oczywiście jeśli zapisujemy różne wersje jednego dnia to sama data nie wystarczy i wtedy dodaję v1, v2 (wersja 1 i 2) Nie ma nic gorszego niż kilka plików o tej samej nazwie przy czym każdy ma inny dopisek. O tym, że tak się dzieje wiem na przykład z rekrutacji, które prowadzę bo CV, które dostaję bardzo często mają takie tytuły jak: „CV nowe”,CV najnowsze”,CV aktualne”,CV z dzisiaj”. No bardzo Was przepraszam, ale dokumenty to nie mięso – nie muszą być świeże i aktualne, wystarczy, że będą dobrze zapisane 🙂
  • Wszelkie zapisy, które stosujesz w komputerze powinny być przez Ciebie stosowane konsekwentnie bo inaczej pogubisz się w nadmiarze bodźców. Czyli możesz mieć i wersję 17 marca 2015, i opcję 17.03.2015 oraz 2015.03.17, a nawet 20150317 pod warunkiem, że wybierzesz jedną z nich i będziesz się jej trzymać!

A jakie są Twoje sposoby na ogarnięcie chaosu w komputerze?

Pani Swojego Czasu