W poprzednim artykule pisałam o tym, co zrealizowałam w 2015 roku ze swoich planów ustanowionych w 2014 roku. I choć bilans nie wynosił 100%, wcale mnie to nie martwi.

Dzisiaj na praktycznym przykładzie chciałam Ci pokazać, jak podchodzę do planowania celów długoterminowych. Pokażę Ci, jak wyglądają moje plany na 2016 rok oraz w jaki sposób i gdzie je rozpisuję.

Najpierw moje cele dosyć ogólnie.

– czytać co najmniej jedną książkę tygodniowo (nie będzie to zbyt ambitny cel, bo książki pochłaniam nałogowo, ale przecież można mieć też takie zamierzenia, prawda?);

– zrealizować kurs online „Zorganizuj się w 21 dni” (którego sprzedaż w tym roku będzie nieco inaczej prowadzona – w dwóch wariantach cenowych – i celem między innymi jest po prostu przetestowanie, jak zadziała taka opcja);

– zrealizować kurs „Zarządzanie czasem dla mam” – wiosna 2016 (celem jest zabranie się w końcu za temat, na który tak wiele z Was czeka, oraz przetestowanie swoich umiejętności współpracy, ponieważ kurs realizuję we współpracy z Asią Baranowską, coachem mam, która na mamach zna się jak nikt);

– stworzyć zupełnie nowy program online do zarządzania czasem – jesień/zima 2016 (jeszcze nie podjęłam decyzji, czy będzie kursem dla kobiet prowadzących swój biznes, czy też programem uczącym konsekwencji i samodyscypliny; może mi coś podpowiecie?);

– rozwinąć serię produktów Pani Swojego Czasu (w grę na pewno wchodzi notes oraz produkty ułatwiające planowanie długoterminowe; sama obecnie z takich korzystam, ale nie podobają mi się wizualnie, zamierzam więc sama je stworzyć. Myślę też o elektronicznej aplikacji, aczkolwiek na liście zadań z nią związanych jak na razie mam tylko takie czynności, jak: „sprawdzić, dowiedzieć się, zapytać, poznać”, bo zwyczajnie jeszcze zbyt dużo nie wiem);

– prowadzić max 1 szkolenie dla biznesu w miesiącu (już tylko i wyłącznie pod swoją marką);

– napisać książkę o zarządzaniu czasem dla Kobiet. W zasadzie już ją piszę, więc wypadałoby napisać: „skończyć pisanie książki”;

– założyć Klub Pań Swojego Czasu ;

– zacząć tworzyć podcasty PSC (dla których mam już nawet nazwę i grupę docelową).

Z premedytacją napisałam Wam tylko i wyłącznie o swoich planach zawodowych związanych z PSC. O swoich zamierzeniach prywatnych nie napiszę nic.

No dobrze, i co teraz? Taka lista przecież niczym nie różni się od tysiąca innych list z celami noworocznymi, na które patrzymy 31 grudnia, gdy z westchnięciem uznajemy, że znów nic nie zrobiłyśmy. Na dodatek lista posiada pewne znamiona nieosiągalności, ponieważ – mówiąc wprost – jest dosyć rozbudowana (sama jestem świadoma tego, że zawarłam na niej sporo celów).

Ale… Jedną z moich podstawowych zasad jest „Miej swoje cele, ale nie wykuwaj ich w betonie”. Pewne cele są ustawione na sztywno i zostaną zrealizowane, choćby się paliło i waliło, na przykład dlatego, że sporo pracy w ich kierunku już zostało wykonanej. Takim przykładem jest druga edycja kursu „Zorganizuj się w 21 dni”, którego premiera miała miejsce w czerwcu 2015 roku. Teraz jego formuła zostanie nieco zmieniona – dodałam kilka filmów, opracowałam dwa warianty kursu, poddałam edycji filmy i podcasty i wprowadziłam małe zmiany merytoryczne (tak na marginesie zwróć uwagę, że kupując jakikolwiek mój kurs, otrzymujesz go na wieczność wraz z dostępem do kolejnych aktualizacji). Tak więc to, co zostało do zrobienia, to kampania promocyjna i sprzedaż – i ich dokładne zaplanowanie, co tak naprawdę zostało opracowane już jakiś czas temu, bo w listopadzie.

Inny przykład: „Założyć Klub Pań Swojego Czasu”. Nie wystarczy w swoim planie napisać czegoś takiego, bo to oznacza nałożenie sobie na bary wielkiego słonia, z którym nie bardzo wiadomo, co można zrobić. Jak więc taki cel rozłożyć na działania? Zacząć pytać samą siebie: „Co musi się wydarzyć, żebym to miała?”.

Co musi się wydarzyć, żebym miała taki Klub?

– Muszę mieć Panie Swojego Czasu.

Czy je mam?

– Tak (mam grupę Pań Swojego Czasu na FB oraz czytelniczki mojego bloga i moje Klientki).

Czy są zainteresowane takim przedsięwzięciem?

– Nie wiem.

Jak się mogę dowiedzieć?

– Trzeba je zapytać

Działanie: dowiedzieć się, gdzie się tylko da (FB, newsletter i grupa PSC), czy jest zainteresowanie powstaniem klubu. Jeśli jest, to co dalej? O jakich miastach mówimy?

Działanie: dowiedzieć się, jakie miasta cieszą się największą popularnością. Odpowiedź, niestety, niczego nie daje i niczego nie rozwiązuje – zapotrzebowanie jest w zasadzie na każde miasto w Polsce, i duże, i małe.

Działanie: zrobić plan spotkań z mapą Polski w ręku, żeby mniej więcej było sprawiedliwie, jeśli chodzi o dojazd do danego miejsca. Wybrać konkretne miasta.

Działanie: zastanowić się nad odpłatnością spotkań, bo – uwaga – spotkania będą płatne. Symbolicznie, ale jednak.

Dlaczego? Z dwóch przyczyn. Po pierwsze, dojazd i nocleg na drugim końcu Polski kosztują (od razu z góry bardzo dziękuję za wiele, wiele propozycji przespania się to tu, to tam u moich czytelniczek. Mam pewne zasady, dlatego z tego typu ofert nie skorzystam. Po cudownym spotkaniu z Wami udam się na swoje miejsce odpoczynku i tyle mnie zobaczycie).

Drugą przyczyną jest pewne zobowiązanie. Opłata za spotkanie (nawet jeśli symboliczna) powoduje, że wiele osób nie rozmyśli się w ostatniej chwili, tylko pojawi się i fantastycznie spędzi czas.

Gdzie będziemy się spotykać?

Działanie: zebrać od czytelniczek wszelkie propozycje miejsc na spotkania (dostałyśmy sporo takich propozycji, a moja asystentka Justyna zrobiła z tego elegancki plik w excelu).

Działanie: zlecić Ani, która specjalizuje się w organizowaniu spotkań i eventów, znalezienie odpowiednich miejsc we wszystkich wcześniej ustalonych miastach, w których mogłybyśmy odbyć spotkania. Ustalić kryteria, jakie powinny spełniać miejsca, i wyznaczyć czas spotkań.

Działanie: ustalić kalendarz spotkań na cały rok – dzięki temu wszyscy będą wszystko wiedzieć z dużym wyprzedzeniem.

Jak uczestniczki dowiedzą się o spotkaniach? W jaki sposób będą odbywać się zapisy?

Działanie: ustalić sposób zapisu na spotkania i przesyłania uczestniczkom powiadomień o spotkaniach. Ustalić sposób płatności (technikalia).

Dlaczego uczestniczki miałyby pojawić się spotkaniach?

Działanie: ustalić temat i program spotkań, ustalić sensownie ich długość. Ustalić zasady dla części merytorycznej i tej luźniejszej, z plotkami i kawą. Ustalić, co uczestniczki otrzymają podczas spotkania (oprócz wiedzy, wymiany doświadczeń i dobrej zabawy).

Czy widzisz teraz, o co chodzi w planowaniu?

Jeśli ustalasz sobie jakiś cel, nie wystarczy napisać go drukowanymi literami na ścianie. Trzeba rozpisać go na działania. Trzeba określić go jakoś w czasie (choćby bardzo wstępnie, typu: jesienią, ale przy okazji zaznaczając moment, w którym zajmiesz się zadaniem, żeby mogło zostać zrealizowane jesienią).

ALE

Tak naprawdę nawet jeśli wypiszesz wszystkie cele i podzielisz je szczegółowo na działania, nic Ci to nie pomoże, jeśli celów określisz za dużo. Nasza doba – bez względu na stosowane techniki i metody – nie rozciągnie się i nawet przy 100% efektywności nie zmieści więcej, niż jest w stanie zmieścić.

Ja na przykład, patrząc na swoje cele, na pierwszy rzut oka widzę, że jest ich potencjalnie zbyt dużo. Co mi o tym mówi? Głównie doświadczenie – wiem przecież, ile zrobiłam w tym roku, i pamiętam, jak zmęczona jestem po intensywnych okresach i jaki dół energetyczny zaliczam po nich.

Co w takim razie zrobić, jeśli celów mamy za dużo, a nie do końca wiemy, z których można zrezygnować?

Na początek test: czy jest ich za dużo?

Zakładam, że Twoje cele roczne na 2016 rok nie są celami, które zrealizujesz w ciągu jednego dnia, lecz większymi projektami. Proponuję zatem podejść całościowo i spojrzeć na projekty z lotu ptaka. Bardzo przydatny okaże się kalendarz na cały 2016 rok – nie książkowy, w którym miejsca jest tyle, co kot napłakał, lecz taki wielki, w którym będziesz w stanie wszystko zapisać i wszystko zobaczysz od razu. Uwierz mi – gdy tylko zrobisz to, o co Cię proszę, od razu będziesz wiedzieć, czy jest tego za dużo czy nie.

Jeśli wypisałaś wszystkie swoje projekty, działaj w następującej kolejności:

– zaznacz w kalendarzu każdy wolny czas, który chciałabyś mieć w tym roku: wakacje letnie, zimowe, ferie dzieci, wyjazdy świąteczne, długie weekendy itp. Wykreśl je w widoczny sposób;

– zaznacz wszystkie daty, które wiążą się już z jakimiś zobowiązaniami (ja na przykład mam już prelekcję umówioną na wrzesień 2016);

– teraz weź na tapetę swoje projekty i postaraj się rozłożyć je w czasie. Określ mniej więcej , ile czasu potrzebujesz na dane przedsięwzięcie, pod uwagę biorąc nie tylko faktyczną realizację, ale także przygotowanie do niego. Do tego wszystkiego dodaj co najmniej 1/5 czasu trwania projektu na wszystkie nieprzewidziane sytuacje (tak naprawdę powinna być 1/3, ale nie chcę Cię straszyć na tym etapie). Zaznacz w kalendarzu wszystkie tego rodzaju projekty. Jeśli na razie nie masz zielonego pojęcia, czy projekt powinien być realizowany w marcu czy wrześniu – wylosuj miesiąc. Na tym etapie i tak nie ma to większego znaczenia.

A teraz wszystko skrupulatnie zanotuj w kalendarzu i zobacz, jak wygląda całość. Mój kalendarz wygląda tak.

SONY DSC

SONY DSC

To nie jest dobry widok. To jest beznadziejny widok. Projekt goni projekt i nie ma między nimi żadnych przerw. Znam siebie i wiem, że przerwy są mi potrzebne do życia, kreatywności i efektywności! Dzięki przerwom ładuję swoje baterie! A przecież na razie są tu tylko sprawy zawodowe związane z PSC. A gdzie miejsce na prywatne plany związane z rodziną? A jeszcze chcę się rozwinąć w określonym, wybranym już kierunku – na to też będę potrzebowała czasu.

W związku z tym – nie ma rady! Z tego zestawu trzeba coś wyrzucić albo (mniej bolesne, choć bardziej zamydlające rzeczywistość rozwiązanie) ustawić jako drugą kategorię priorytetów.

Jak w takim razie do tego podchodzę? Bo żeby było jasne – wszystkie pomysły mnie cieszą i wszystkie chciałabym zrealizować, ale nie ma takiej możliwości.

Patrząc na nie, odpowiadam sobie na takie pytania:

Czy ten projekt ma znaczenie w perspektywie mojego życia?

Czy ten projekt ma znaczenie w perspektywie najbliższych 5, 2 lat?

Odpowiedzi nieco pomagają. Ale znacznie bardziej pomaga przypominanie sobie zasady 20:80. 20% działań przynosi 80% rezultatów. Który projekt będzie miał największy wpływ na realizację moich celów związanych z istnieniem Pani Swojego Czasu, ten będzie oznaczony numerem 1. Być może 2-3 będą ex aequo, ale reszta musi mieć niższe priorytety.

I w ten sposób z mojej listy żelaznych celów na 2016 rok wypadają:

– podcast (fajnie by było, gdyby był, ale nie jest obowiązkowy)

– książka (fajnie by było, gdyby była, ale nie musi być napisana do końca roku)

– seria produktów PSC – będzie jeśli znajdę kogoś kto mnie nauczy jak to wszystko ma wyglądać od strony logistycznej tak by działo się to automatycznie, bez mojego udziału.

A jak Twoje cele? Masz już swoją żelazną listę oraz „listę fajnie by było”

Pani Swojego Czasu

Pani Swojego Czasu