Dziś będzie o tym jak nie utonąć w zalewie.

Ale nie będę Was uczyć pływać. Umiem pływać, ale nie jest to moja ulubiona czynność na świecie.

Wiec będzie o tym jak nie utonąć w zalewie mejli. Z pomocą, jak widzicie, znów przyszła Matka po godzinach, która w międzyczasie stała się dobrą znajomą Pani Swojego Czasu i specjalnie dla Was przygotowała ten rysunek.

Co zrobić, by nie stał się on Twoją codziennością?

Zacznijmy od tego, że nie wiem czym jest dla Ciebie zalew mejli. Kilkanaście, kilkadziesiąt, kilkaset? Dla mnie zalew zaczyna się od tego ostatniego. Przeciętnie w ciągu zwykłego dnia, gdy nic się nie dzieje, nic się nie pali i nikogo nie trzeba na gwałtu rety ratować, dostaję do 200 mejli. Gdy prowadzę rekrutację do Agencji Guwernantek (tak jak na przykład teraz) to dochodzi do tego jeszcze około 100 mejli z samymi aplikacjami dziennie!

Chciałabym się wiec z Tobą podzielić wiedza na temat tego, jak to ogarnąć, opanować i nie wyzionąć ducha.

ZASADA NR 1

ZNAJDŹ CZAS NA MEJLE

Przeglądanie mejli, czytanie mejli i odpowiadanie na mejle jest pracą jak każda inna. A jak wiecie nigdy nie namawiam was do wielozadaniowości. Zatem, jeśli pracujesz, to wszelkie skrzynki z mejlami masz zamknięte. Koniec kropka. Pomyśl sobie, że otwarta skrzynka to otwarte drzwi do twojego domu i byle kto może przez nie wejść. A ty nie chcesz, żeby byle kto wchodził i przerywał Ci ważną pracę!

Ustal sobie godziny otwierania mejli, czytania i odpowiadania na nie. Ty zdecyduj czy chcesz, żeby działo się to raz, dwa czy trzy razy dziennie. Ale już nie częściej! Ja sprawdzam swoją pocztę około 9.00 rano, potem w okolicach 14.00 a potem dopiero późnym wieczorem. Wyjątkiem są dni, w których szkolę, wtedy robię to tylko po szkoleniu.

Musisz zdiagnozować, czy faktycznie sprawdzasz mejle, bo jest ku temu obiektywna potrzeba, czy też stało się to Twoją swoistą nerwicą natręctw. Jeśli patrzysz na pustą skrzynkę odbiorczą i z nadzieją naciskasz wyślij/odbierz, to możesz być pewna, że to jest to drugie.

Jeśli jesteś na początku drogi pracy z mejlami, to ograniczenie korzystania z nich może Ci się wydać drastyczne, jednak uwierz mi – czas pokaże ze NIC strasznego się nie dzieje, jeśli odbiorca poczeka 4 godziny na odpowiedź (oczywiście będą tacy natręci, którzy jak się nie dostaną do Ciebie mejlem, to będą próbowali fejsem, dlatego też wszędzie zachęcam, żeby z fejsa również nie korzystać podczas pracy!

Na otwartą skrzynkę pocztową pozwalam tym z Was, które słysząc i widząc, ze nadszedł mejl nie tylko nie zrywają się z krzesła, by podskoczyć z radości, ale nawet nie mrugną powieką, nie piknie im serce i w ogóle pracują dalej jak gdyby nigdy nic. Osobiście jeszcze takiego indywiduum nie spotkałam 🙂

ZASADA NR 2

SYSTEM

Warto zbudować sobie jakiś system korzystania z poczty.

Ja na przykład jestem zwolenniczką posiadania kilku kont pocztowych.

Posiadam osobne konto do Pani Swojego Czasu, osobne do Mamy Cukiereczka, osobne ma Szkoła i Agencja Guwernantek. Jeszcze inne posiadam jako trenerka prowadząca szkolenia, dla firmy, z którą współpracuję. Mam też oczywiście konto prywatne, do którego tylko nieliczni maja dostęp i posiadam jeszcze tak zwane konto spamowe 🙂

Czemu takie kombinacje i w czym mi to pomaga? Jest to dla mnie pewien sposób podtrzymywania własnej dyscypliny i skupienia się. Nie jest bowiem tak, że te dwie cechy płyną w mojej krwi – również muszę o nie świadomie dbać dokładnie tak jak Wy. Miałam kiedyś wszystkie konta mejlowe w jednym programie pocztowym i korzystanie z nich wyglądało mniej więcej tak: otwierałam pocztę, żeby zobaczyć czy nie przyszła odpowiedź na temat współpracy, na która bardzo czekałam. Odpowiedź nie przyszła, ale za to przyszły: nowe newslettery, na które zapisuję się jako blogerka (a w nich fajne i ciekawe artykuły, które musiałam natychmiast przeczytać), nowa informacja od klienta, że jednak wcześniej zaplanowany termin nie jest ok i trzeba go zmienić, co oznacza telefony do wszystkich trenerów zaangażowanych w projekt, by sprawdzić czy im ten termin pasuje. Przyszedł też mejl od czytelniczki zainteresowanej współpracą ze mną i prowadzeniem warsztatów przeze mnie, ale we Wrocławiu. Pisze też moja mama kiedy się w końcu pojawimy u nich bo już dawno wnuków nie widzieli. A mój tata wysyła linka żeby koniecznie go sprawdzić bo znalazł genialną miejscówkę na wakacje dla całej naszej rodziny. No a poza tym przyszło mnóstwo mejli i spamu – ubezpieczenia, pożyczki, leasingi, jakieś dziwne mejle które boję się nawet dotknąć, a nawet oferta przedłużenia członka (dziękuję – nie posiadam – nie skorzystam zatem:))

Przegląd tych wszystkich mejli zabierał mi dużo więcej czasu niż początkowo planowałam i przede wszystkim przerywał moje skupienie na pracy, która aktualnie wykonywałam. Teraz więc mam wszystkie mejle elegancko posegregowane i otwierając jeden program, nie wpadam w sidła innego.

ZASADA NR 3

KONTO DO SPAMU

Większość z nas ogromną część czasu spędzą w sieci. Gadamy z przyjaciółmi, czytamy blogi, bierzemy udział w rożnego rodzaju webinarach, spotkaniach on-line no i przede wszystkim robimy zakupy w sieci. W zasadzie wszędzie już musimy podawać swój adres e-mail. Jeśli jesteś w przypadkowym miejscu w sieci i prawdopodobieństwo, że tam wrócisz jest nikłe (bo kupujesz na przykład majtki z trąbą słonia na wieczór panieński, czy też inną równie okropną rzecz) to nie podawaj tam swojego standardowego adres e-mail. Stwórz sobie adres e-mail, który będzie przeznaczony do tego typu celów.

Ja to nazywam konto do spamu bo rzeczywiście przychodzi tam mnóstwo spamu, którego nie chcesz, nie potrzebujesz i który zabiera Ci czas.

ZASADA NR 4

PORZĄDKI

Doskonale wiecie, że nie jestem zwolenniczką jakichś szczególnych porządków. Chyba że bałagan zaczyna zabierać ci czas! Wtedy ewidentnie czas na porządki!

Nie wiem na jakim etapie zaangażowania jesteś, jeśli chodzi o porządki w Twojej skrzynce pocztowej. Widziałam takie skrzynki, nad którymi wypadałoby się już tylko przeżegnać, ale znam też takie Kobitki, które dbają o porządek w swoim koncie e-mail, jak o porządek w samochodzie swojego męża.

Najgorsze co może być to jeden folder – inbox. I do niego wpada wszystko jak leci. Błagam Was – powiedzcie, że żadna z Was tak nie ma???

To, jakie masz foldery w swojej poczcie zależy od różnych rzeczy – niektóre z Was mają segregację według dat, inne według nazw Klientów, jeszcze inne według swoich nazw, których pozostała część ludzkości nie rozumie. Najważniejsze jest, żebyś Ty wiedziała co to za foldery i co jest w nich przechowywane, bo nie sztuka zrobić foldery, tylko sztuka zrobić je tak, byś potem umiała odnajdywać odpowiednie treści w odpowiednich miejscach.

I jeszcze co do porządków – stare mejle bezwzględnie usuwaj! Gdy dostaniesz jakiegoś mejla i nie wiesz co z nim zrobić stosuj taką zasadę, jaką ja stosuję przy pakowaniu się na wakacje (a często jeździmy w góry gdzie każdy kilogram ma znaczenie) – wszystkie „przyda się” bezlitośnie wyrzucam. Zostawiam tylko konieczne. Jeśli więc patrzysz na jakiegoś mejla i myślisz „przyda się”, to zastosuj – usuń!

Robiąc porządki zrób sobie folder „Newsletter” i ustaw swoją skrzynkę tak, by wszystkie newslettery spływały do tamtego foldera.

I pamiętaj – w wielu domach porządki robi się raz na tydzień, ale porządnie. W mejlach ta zasada również się sprawdza. Raz na tydzień porządkuj swoją skrzynkę – usuwaj niepotrzebne rzeczy, likwiduj spamy, wypisuj się z niepotrzebnych newsletterów!

ZASADA NR 5

ZACZYNAJ OD KOŃCA

Załóżmy, że udało Ci się wytrwać cały dzień i nie sprawdzałaś mejli. Otwierasz skrzynkę, a one płyną szerokim strumieniem i faktycznie jest ich już kilkaset. Od czego zacząć?

Od końca!

Czyli od tych, które wpłynęły do Twojej skrzynki jako ostatnie. Uchroni Cię to przed załatwianiem spraw, które już są załatwione! I też doskonale pokazuje, że jeśli było coś do roboty, a Ty się nie zabrałaś za to od razu, to jest bardzo prawdopodobne, że zrobił to już ktoś inny.

ZASADA NR 6

TWOJE SKRZYNKI POCZTOWE NIE LUBIĄ FEJSBOOKA

I tak ma pozostać! Jeśli masz tak ustawione powiadomienia na Fejsie, że za każdym razem, gdy Ktoś coś kliknął, nacisnął, napisał, zalajkował, to Ty dostajesz mejla z informacją o tym, to NATYCHMIAST TO ZMIEŃ! I zapomnijmy o sprawie ok? Nie musisz się do tego przyznawać – po prostu udajemy, że tego było.

Jeśli z jakichś przyczyn nie chcesz tego zmienić, to oznacza tylko jedno – albo masz tylko jednego przyjaciela na fejsie i usuwanie powiadomień od niego nie zabiera Ci za dużo czasu, albo nie masz żadnych problemów z zarządzaniem czasem (skoro masz czas na usuwanie tych mejli) i w związku z tym nie wiem po co czytasz ten artykuł 🙂

Na koniec chciałam się też z Tobą podzielić linkiem do podcastu Michała Szafrańskiego, który opisał to, jak on radzi sobie z zalewem mejli. Informacje te będą bardzo przydatne dla tych z Was, które kilkaset mejli, dostają jak nic nie robią, a często dużo dużo więcej. Jest tam bardzo dużo bardzo fajnych informacji na temat tego jakie stosować praktyki, a jakie nie. Posłuchajcie i stosujcie. Podcast znajdziecie TUTAJ

Koniecznie napisz jak u Ciebie wygląda ochrona przed zalewem mejli? Masz jakieś sprawdzone sposoby? Podzielisz się z nami?

 

Ola (Pani Swojego Czasu)

11